‘ICT-dashboard zegt burger helemaal niks’

Het ict-dashboard van de Rijksoverheid is niet open en eerlijk over grootschalige ict-projecten die binnen de overheid spelen. Dat denken vier Computable-experts die zich specialiseren in projecten. Minister Donner van Binnenlandse Zaken is het daar niet mee eens. De Computable-experts bekeken het dashboard en vinden de informatie te oppervlakkig. Er moet met name meer duidelijk worden over de toekomst van projecten. Bovendien moet de overheid meer duiding geven, want enorme aantallen zeggen de burger weinig volgens projectleider Reza Sarshar van Inter Access.

Frion-manager Bernhard van der Feen legt uit wat hij verstaat onder een dashboard. 'Een dashboard is net zoals in een auto een representatie van wat de sensoren en de communicatoren jou willen laten zien. In de ict is dat een interne rapportage die na een projectmeeting is samengevoegd tot een projectverslag. Na correctie door verschillende mensen, verwerking in de planning, budgetten en dergelijke wordt er informatie in spreadsheets gezet en daar komt dan het dashboard uit.'

Objectiviteit is daardoor binnen een dashboard ver te zoeken, zegt Van der Feen. 'Bewust of onbewust zal het gemetene niet zijn wat de kijker verwacht dat gemeten is. Zeker als het dashboard openbaar is en de resultaten effect zullen hebben op het projectteam. Zo'n team denkt dan wel twee keer na over wat ze rapporteren, omdat ze extra rekening houden met de consequenties. Logisch, want iedereen in een project heeft belangen. Als een projectmedewerker een risico ziet en de rode vlag hijst, kan ik als projectmanager om allerlei goede redenen ervoor zorgen dat die vlag niet op het dashboard komt. Daar heb ik als leider de mogelijkheden voor.'

Informatie achter cijfers

Van der Feen: 'Het resultaat van het dashboard is dat de kijker het idee moet krijgen dat hij/zij naar een objectieve weergave kijkt van de werkelijkheid. Op basis daarvan worden er acties ondernomen. Uit eigen ervaring bij een groot bedrijf weet ik dat er nog maar weinigen zijn die op zoek willen gaan naar de informatie achter de cijfers, laat staan achter de metertjes. Dat kost veel tijd, veroorzaakt rumoer in de organisatie en werkt verwarring in de hand. Zeker als je er met dashboardkijkers over gaat praten. 'Hij staat toch op groen?', zeggen ze dan.' 

Reza Sarshar vindt het rijks-ictd-ashboard een samenvatting van waar we nu staan. 'Waar we naartoe gaan is niet te zien, terwijl dat juist zo belangrijk is. Ik wil weten wat het nog ongeveer zal gaan kosten en wat eruit gaat komen. Het is me niet duidelijk wat het ministerie denkt te bereiken met het dashboard. Een burger zegt zoveel miljoenen niet zo veel, want die wil weten waar hij het verschil aan kan merken in zijn dagelijks leven.'

Sarshar is ook niet te spreken over de kleuren. 'Wat betekent groen, geel of rood? Heeft in het geval van rood de projectleider iets verkeerd gedaan of was het geld op? En wat is er dan niet goed gegaan en hoe gaan ze dat oplossen?'

In een oogopslag

Leendert Hinds vindt het dashboard een snel en makkelijk overzicht. 'De vraag is of mensen die geen verstand van projecten of ict hebben, deze website in een oogopslag zouden begrijpen. De getallen zijn moeilijk interpreteerbaar zonder achtergrondinformatie.' Leendert Hinds is ict-architect bij Hints Company. 'Teveel openheid kan schadelijk zijn als het verkeerd geïnterpreteerd wordt, maar in dit geval lijkt mij zoveel mogelijk openheid wel wenselijk naar de burger toe.'

Hinds zou het liefst zien dat er meer informatie achter het dashboard komt en meer concrete ijkpunten. 'Bovendien zullen de regels van information-economics van te voren gehanteerd moeten worden. Er moet steeds opnieuw bepaald worden wat de gemeenschap aan dit project heeft en wat het verlies zal zijn als men het project niet uitvoert. Datzelfde geldt voor wanneer het 'point of no return' bereikt zal worden, voor het geval men zou moeten besluiten een project af te blazen.'

Meer dan geld en doorlooptijd

Ramon Zanders, managing director bij Yonder, vindt ook dat het dashboard niet voldoet zoals het nu online staat. 'Met deze informatie kun je je niet verantwoorden. De scores op budgetten en doorlooptijden met de opsomming aan activiteiten geeft onvoldoende sturingsinformatie. Met name in de overheid lijkt verantwoording op realisatie ten opzichte van oorspronkelijke doelstellingen relevant. Gedurende het project zou dit een combinatie moeten zijn van product, budget, doorlooptijd en kwaliteit. Vooral na beëindiging van het project is rapportage over het daadwerkelijk opgeleverde resultaat ten opzichte van de oorspronkelijke uitgangspunten noodzakelijk.'

De overheid moet naar meer aspecten kijken dan alleen geld en doorlooptijd, vinden de experts. Zanders: 'Er moeten uitgangspunten worden vastgesteld en aan de hand daarvan kan worden gemeten of het project op de goede weg is. Ook resultaten op basis van kwaliteitsmetingen zijn essentieel. Daarom wordt het belangrijk dat gedurende een project breder gekeken wordt dan alleen geld en doorlooptijd. In mijn ogen creëert de overheid met het huidige dashboard een schijntransparantie, waarmee ict-projecten niet in de pas gehouden kunnen worden.'