Bolidt Kunststoftoepassing bereidt zich voor op een plaatsonafhankelijke manier van werken. Om dit doel te bereiken moest de ict op de schop en volledig nieuw worden ingericht. Bestaande applicaties moesten wel bruikbaar blijven. De oplossing werd gevonden in desktop virtualisatie met Vmware View.
'De generatie na mij vindt digitaal communiceren de normaalste zaak van de wereld. Sterker nog, die weet niet beter dan zich digitaal te oriënteren voorafgaand aan een investering. Het is belangrijk om met je stakeholders te communiceren en door de techniek is het nu mogelijk om individuen te bereiken. Daarnaast zullen onze medewerkers niet gebonden hoeven te zijn aan een locatie.' Dit is de visie op werken van Rientz Bol, directeur van Bolidt Kunststoftoepassing. Techniek verandert de bedrijfsvoering: de manier van werken en de wijze van communiceren. Cruciaal voor het succes van dit veranderingsproces is goede ondersteuning door automatisering.
Bolidt maakt al 45 jaar kunststofvloer- en deksystemen voor de industrie, foodsector, openbare gebouwen, scheepsbouw, civil rail-infra en sport. Deze systemen moeten zowel technisch als esthetisch van hoge kwaliteit zijn. Het bedrijf bekijkt hoe traditionele materialen als hout, steen, cement en staal te vervangen en bedenkt daarvoor een technisch hoogwaardige oplossing van kunststof. Zo is het wegdek van de Erasmusbrug gemaakt van producten van Bolidt en zijn dekken van cruiseschepen van de grootste internationale rederijen uitgerust met een kunststoflaag van Bolidt. Ook stalen pijpen van energiecentrales zijn bewerkt met producten van Bolidt. En de bielzen van de spoorrails zijn vervangen door het embedded rail principe waarin Bolidt-producten zijn verwerkt om de levensduur te verlengen en stevigheid te vergroten.
Kosten
Het bedrijf telt honderdtachtig werknemers (omzet circa zestig miljoen euro) en heeft de hoofdvestiging in Hendrik Ido Ambacht. Daarnaast heeft het enkele dochterondernemingen in Europa. Om juist de dochters te ontlasten en de kosten te drukken, zet Bolidt in op flexibiliteit. Rientz Bol: 'Door de moderne technieken kunnen we van elke medewerker een dochteronderneming maken. Daarvoor zijn die aparte kantoren niet noodzakelijk. Medewerkers kunnen straks overal werken als ze zijn uitgerust met de laptop en een smartphone waarop ze kunnen inloggen op ons netwerk. We gaan medewerkers straks uitrusten met een iPad zodat snelle en toegankelijke informatie-uitwisseling mogelijk is. We werken veel met architecten overal ter wereld. Het is zaak dat zij letterlijk in no-time kunnen beschikken over de gewenste informatie om het werk te kunnen doen.'
Aankoopbeslissingen
Rientz Bol heeft een technisch bedrijfskundige achtergrond en wil voorop lopen in die gebieden die hem interesseren: kunststoftoepassingen, moderne communicatiemiddelen en efficiency. In zijn filosofie verlopen straks de echte aankoopbeslissingen via digitale communicatiekanalen omdat je mensen via social media kan leren kennen. Fysieke ontmoetingen zijn er om de banden echt aan te halen en de persoon achter het gedrag te ontmoeten. De directeur van Bolidt bestudeert hoe hij social media als Facebook, Hyves, Youtube en Twitter kan inzetten voor zijn business. 'Dit kan enkel succesvol worden als je echt begrijpt wat het is en wat je ermee kunt. Traditioneel bereiken we opdrachtgevers met advertenties, maar de effectiviteit neemt hard af. Door inzet van social media kunnen we individuen bereiken, bijvoorbeeld leerlingen en leraren als het gaat om vloeren in scholen of universiteiten.
'We denken na na over hoe we het individu kunnen bereiken, maar ik heb een idee om een virtuele stad te bouwen, die vol zit met gebouwen, bruggen, wegen en andere objecten waarin onze producten zijn verwerkt. Een gebouw kan je dan helemaal afpellen, waardoor je een uitleg krijgt van de (duurzame) materialen waaruit het bestaat. Zo kunnen we onze producten een boost geven wat betreft bekendheid. Daarnaast wil ik een Experience Center bouwen in ons kantoor. Van te voren verzamelen we via social media allerlei gegevens van een bezoeker. Als hij in ons Experience Center arriveert, krijgt hij precies dat te zien waarin hij geïnteresseerd is, zodat hij positief overdonderd raakt. Op deze manier willen we zijn investeringsbereidheid een zetje geven.'
Op de schop
Om deze plannen tot wasdom te laten komen, moest de ict-infrastructuur van Bolidt op de schop. Uitgangspunt was dat bestaande applicaties in gebruik konden blijven, eventueel wel met een update naar een nieuwe versie. Het ging vooral om de connectivity te vergroten en waar nodig werkstations te vervangen. De infrastructuur is voorbereid op de implementatie van een nieuwe versie van het erp-systeem dat Bolidt gebruikt. De uitrol moest zo eenvoudig mogelijk gaan omdat continuïteit cruciaal is. 'We wilden daarom een ict-omgeving die ‘hufterproof' is', zegt Rientz Bol.
Bolidt heeft gekozen voor desktop virtualisatie met Vmware View. Met behulp van Vmware ThinApp zijn applicaties te gebruiken zonder dat installatie noodzakelijk is. De pc blijft altijd schoon omdat het niet mogelijk is om programma's erop te installeren. 'Ander voordeel is dat de pc binnen een minuut is opgestart in plaats van vijf tot tien minuten in de oude situatie', schetst consultant Martijn van Loenhout van UNIT4. 'Dit is deels te danken aan VMware en deels aan de nieuwe pc's die in gebruik zijn genomen.' Laptopgebruikers kunnen de VMWare View desktop offline benaderen. Zodra de gebruiker verbinding heeft met het netwerk, zal de offline desktop gesynchroniseerd worden met de server.
Flexibele werkplek
VMware heeft als belangrijk kenmerk dat het eenvoudig is uit te breiden, ook naar mobiele apparaten. Hierdoor ontstaat een zeer flexibele werkplek die medewerkers altijd en overal kunnen benaderen op kantoor, thuis en onderweg via internet. Behalve een nieuw netwerk heeft Bolidt de werkstations laten voorzien van Windows 7 en Office 2010, glasvezelkabels zijn aangelegd en de site is op SQL gaan draaien. Hierdoor wordt de productiviteit van de medewerkers verhoogd en samenwerking op afstand verbeterd.
UNIT4 is gevraagd om de implementatie te verzorgen en de nodige soft- en hardware te leveren. Over de motivatie van de keuze, zegt Rientz Bol: 'Er was direct een click met de consultants. Ze snappen hoe wij het willen hebben en zijn proactief. Binnen Bolidt houden we van mensen met eigen initiatief en ideeën. Die eigenschappen zag ik terug in de mensen van UNIT4.'
Minimale downtime
De implementatie is in twee fasen opgesplitst: een inventarisatie en ontwerp en de feitelijke implementatie. Daarbij is de downtime tot een minimum beperkt en duidelijk gecommuniceerd over de werkzaamheden. De systeembeheerder van Bolidt heeft de installatie van de pc's (Windows 7 en Office 2010) verzorgd en kon daarbij terugvallen op ondersteuning van UNIT4. De grootste verandering voor gebruikers is de overgang van Office 2003 naar Office 2010 omdat die er compleet anders uitziet. Door tips en trucs vanuit UNIT4 en een site waar een heldere uitleg staat, is het gewenningsproces vlot verlopen. Het resultaat? Rientz Bol: 'We hebben de beschikking over een netwerk dat klaar is voor de toekomst.'
'Het is erg fijn werken met mensen van Bolidt', evalueert Martijn van Loenhout. 'Het succes van deze implementatie is te danken aan een goede samenwerking tussen Bolidt en UNIT4.'
