DKC Totaaltechniek wilde de handmatige administratie effienter laten verlopen en is daarom op zoek gegaan naar een leverancier die de rittenregistratie kon koppelen aan de urenregistratie met als belangrijkste voordelen: een actueel inzicht in de uren en een versnelling van het facturatieproces.
DKC Totaaltechniek is een installatiegroep die installatietechniek, koudetechniek en elektrotechniek op innovatieve wijze bundelt en bestaat sinds 1962. Het bedrijf ging van meet af aan zeer actief en vooruitstrevend om met de beschikbare techniek en groeide voortvarend. Inmiddels is DKC uitgegroeid tot (inter)nationale specialist op het gebied van onder andere centrale verwarming, airconditioning, luchtbehandeling, sanitaire installaties, energiebesparingstechnieken en gebouwbeheerssystemen. Installaties waarbij duurzaamheid, rendement en energiebesparing zonder uitzondering belangrijk zijn. Daarnaast ontzorgt DKC de opdrachtgever, onder andere door preventief onderhoud en beheer op afstand.
Bij DKC werken tachtig monteurs die veel op locatie werken. Hun werk- en reistijd hielden zij bij via urenbriefjes, die door de administratie handmatig werden verwerkt. Omdat DKC dit proces efficiënter wilde laten verlopen, is men op zoek gegaan naar een leverancier die de rittenregistratie kon koppelen aan de urenregistratie met als belangrijkste voordelen: een actueel inzicht in de uren en een versnelling van het facturatieproces.
Optimalisatie
Martien Peeters werd als stafmedewerker speciale projecten bij DKC verantwoordelijk gemaakt voor het inventariseren van de knelpunten in het handmatig uitgevoerde proces van urenverwerking en het implementatietraject van de gekozen oplossing. Martien Peeters: 'Na een uitvoerige evaluatie van leveranciers van rittenregistratiesystemen koos DKC voor Track-and-Trace van RAM Mobile Data, dat precies het maatwerk kon leveren om de gewenste koppelingen naar onze back-office te realiseren. RAM had inmiddels al ervaring met Syntess, ons huidige erp-systeem. Bovendien ontwikkelt en optimaliseert RAM het systeem verder op basis van onze specifieke wensen. Hiermee faciliteren zij de verdere professionalisering en groei van DKC.'
Verandering
Aanvankelijk moesten de monteurs van DKC, in leeftijd variërend van 17 tot 60 jaar, nog een beetje wennen aan de nieuwe manier van urenregistratie. Om er zeker van te zijn dat alles correct geregistreerd werd en om vertrouwd te raken met het nieuwe proces, werden in de overgangsperiode het urenbriefje en Track-and-Trace naast elkaar gebruikt. In de nieuwe situatie ontvangt het secretariaat een totaaloverzicht met daarin de registraties van alle monteurs.
Met simpele ‘muisklikken' wordt deze totaallijst verdeeld in individuele urenoverzichten en automatisch per e-mail verstuurd naar de betreffende monteur. De monteur vult het projectnummer in en stuurt het digitale urenoverzicht terug. Vervolgens worden alle lijsten met een simpele ‘muisklik' samengevoegd. De monteurs hoeven nu behalve het projectnummer zelf niets meer in te vullen, en hun urenbriefjes niet meer naar kantoor te brengen of op te sturen.
Tijdwinst
'Het in gebruik nemen van de Track-and-Trace oplossing gekoppeld aan het ERP systeem levert DKC een tijdwinst op van maar liefst 84 procent ten opzichte van de ‘oude' situatie, waarin wel werd gewerkt met de ritten- en tijdsregistratie, maar nog steeds zaken handmatig werden verwerkt. Per medewerker werd een lijst opgesteld en verstuurd, ingelezen en vervolgens gecontroleerd. Dit handmatige proces nam wekelijks 10,50 uur in beslag. DKC vond het proces te omslachtig en kwam met concrete ideeën en wensen om stappen in het proces te automatiseren waardoor veel efficiënter gewerkt kon worden. RAM Mobile Data vertaalde de wensen van DKC naar werkende functionaliteit. "Met Track-and-Trace van RAM gekoppeld aan onsSyntess erp-systeem kost de urenadministratie ons nog maar anderhalf uur per week', schetst Frank Dekkers, directeur van DKC Totaaltechniek.
Efficiency
Sinds het rittenregistratie systeem in de voertuigen de werkuren en reisuren registreert en doorstuurt naar het erp-systeem, ziet DKC verdere mogelijkheden voor het verbeteren van de efficiency. Zo zal in de toekomst naast de wekelijkse urenlijst, ook een maandelijkse urenspecificatie worden opgeleverd die een overzicht geeft van het aantal arbeidsuren, reisuren en overuren per monteur per maand. Op deze wijze kunnen monteurs in één oogopslag het aantal gewerkte uren zien van die betreffende maand. Door reisuren en overuren kan het aantal uren maandelijks wijzigen. Een andere wens van DKC was om gebruik te kunnen maken van coderingen in de urenlijsten, om bijvoorbeeld de reistijd voor woon-werkverkeer te verrekenen. Hierdoor is het niet langer nodig om bepaalde gegevens ‘handmatig' te berekenen. De gecodeerde lijsten met daarin de uren worden vervolgens eens per week in het ERP systeem van DKC ingelezen. Hierdoor zijn de uren altijd up-to-date.
Besparing
Peeters verwacht in samenwerking met RAM Mobile Data een verdere besparing op de urenverwerking te realiseren. 'Een ander voorbeeld van maatwerk door RAM Mobile Data dat specifiek zal worden toegesneden op gebruik door DKC, is inloggen in het pand. Niet alleen via de voertuigen worden dan de uren geregistreerd, maar ook de monteurs die vanuit ons magazijn werk voorbereiden, of monteurs die zelf geen voertuig hebben waarin een unit van RAM aanwezig is om in te loggen, kunnen binnenkort ook ‘inbatchen' via een inlogunit in het pand. Zo kunnen we de uren van alle monteurs die aan projecten moeten worden toegerekend op dezelfde manier registreren', legt Peeters uit. Een volgende stap is het automatiseren van de verwerking van de uren van het kantoorpersoneel van DKC. Nu worden alle urenbriefjes van onder andere projectleiders, werkvoorbereiders en staffuncties handmatig ingevoerd in het erp-systeem. Dit is een tijdrovende taak. Dezelfde techniek van RAM Mobile Data die wordt gebruikt om de lijsten van monteurs in te lezen zal worden gebruikt voor het inlezen van de uren van het kantoorpersoneel. DKC verwacht dat deze verdere koppeling van de urenregistratie hen een tijdwinst van 60-80 procent zal opleveren.
Peeters is te spreken over de samenwerking met RAM Mobile Data. 'De voordelen voor DKC zijn:
1) Besparing op ureninvoer- en verwerking
2) Actueel inzicht in onze uren, daardoor een strakkere projectbewaking
3) Snellere facturatie doordat de uren eerder in het systeem staan
4) Gemak voor onze medewerkers.'
Peeters concludeert 'Wij zijn tevreden met de business case die aan duidelijkheid niets te wensen over laat, de voordelen zijn tastbaar. RAM Mobile Data is een innovatieve partij die goed is in het leveren van maatwerk. Daarin zijn zij voor ons een goede sparring partner. Zij toetsen onze visie op haalbaarheid en vertalen deze in werkende oplossingen. Zo groeien zij mee met onze organisatie en onze veranderende behoeften.'
