Wat is de overeenkomst tussen spreadsheets en fileservers? Ze kunnen allebei gevaarlijk zijn voor het bedrijfsresultaat. Zie bijvoorbeeld spreadsheets die uitgroeien tot bedrijfskritische applicaties zonder het daarbij horende beheer. Daaraan zijn organisaties failliet gegaan.
Fileservers kunnen zeker zo gevaarlijk zijn. Wat begint als een eenvoudig middel om wat bestanden van gebruikers op te slaan in hun ‘home' directories kan maar zo uitgroeien tot een gemeenschappelijke opslagplaats van digitale derrie.
De hoeveelheid gegevens die we opslaan groeit enorm hard. Fileservers bieden geen enkel houvast voor het vastleggen en handhaven van regels over hoe lang iets bewaard moet worden, of juist wanneer het kan worden weggegooid. En met de hand opschonen van een fileserver is tegenwoordig ondoenlijk.
Van fileservers wordt regelmatig een backup gemaakt, als het goed is. Maar die backup wordt ook misbruikt als ‘time machine' om oude versies terug te halen. Dat dwingt de systeembeheerders om veel meer backups bij te houden dan nodig is voor ‘disaster recovery´.
Op een fileserver wordt het beheer van toegangsrechten op bestanden en mappen door systeembeheerders gedaan. Maar zijn dat werkelijk de mensen aan wie we de controle over de informatiehuishouding van een bedrijf willen toevertrouwen? Dat is net zo verstandig als je archiefbeheer toevertrouwen aan de verwarmingsmonteur, louter omdat dat archief in het ketelhok staat.
Voor het serieus beheren van grote hoeveelheden bedrijfskritische informatie zijn toch echt betere tools nodig. Maar met betere software alleen komen we er niet. Berucht zijn de intranetten, al dan niet met SharePoint gemaakt. Jan en alleman pleurt er zijn oude projectarchieven in, zodat men weer binnen zijn opslagquota blijft. Geen wonder dat die intranetten niet gebruikt worden, de lucht van beschimmelde oude bestanden is niet te harden!
Goed beheer gaat uit van het bedrijfsbelang van de gegevens, niet van het gemak voor gebruikers en systeembeheerders, anders maken we alleen maar nieuwe en grotere digitale afvoerputjes.
@PaVaKe: Ik ben het absoluut met je eens dat op ieder type document lifecycle management toegepast moet kunnen worden. Maar ik denk dat source code nog een reeks extra eisen stelt die bij andere documenttypen niet van toepassing is.
Dit riekt naar een probleem aanmaken, dan dat er echt een probleem is. Quota op persoonlijke, groeps- en sharepointdirectories daar begint het mee. Mailarchieven op goedkopere servers laten landen. Standaard PDF opslaan-opties aanbieden ipv dure/grote Office-bestanden. Beperken grafische bestanden (JPG ipv screendumps in BMP bijlages).
Begin bij het einde: men slaat zoveel op omdat het kan. Geef je een goed doch redelijk quotum dan gaat men vanzelf opschonen. Altijd uit noodzaak, niet omdat men het zo graag wil 😉