Bij Fernandes, producent van frisdranken in het Caraibisch gebied, was financieel directeur Coen Valk al zo’n twee jaar op zoek naar een soort enterprise content managementsysteem voor de financiële discipline. De onderneming wil iedere verslagperiode een goed balansdossier opleveren en zocht daarvoor naar een beter systeem. Gekozen werd uiteindelijk voor Financial Suite van Smart SharePoint Solutions.
In het maatschappelijk verkeer heeft Fernandes rekening te houden met diverse belangen, onder meer die van aandeelhouders maar ook van andere belangrijke stakeholders zoals leveranciers (waarvan The Coca-Cola Company één van de belangrijkste is), afnemers en medewerkers. Het concern hanteert ook op het gebied van financieel management ‘best practice’ als norm. De boekhouding wordt opgesteld op basis van algemeen aanvaarde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Het hele proces van financiële planning en control voldoet aan dezelfde objectieve normen als die door andere grote gediversificeerde concerns worden gehanteerd. Voor het monitoren van de financiële gang van zaken en het opstellen van de periodieke rapportages moeten de tien rapporterende eenheden binnen het concern op ieder gewenst moment specifieke informatie aan de concern-holding kunnen aanreiken. De circa veertig financieel-administratieve medewerkers van de groep, waaronder zo’n acht managers in de financiële kolom, gebruiken hiervoor al jaren professionele boekhoudsoftware.
Track op documenten
Veel opstellingen, overzichten (zoals specificaties van tussenrekeningen, vastleggingen van controles, prognoseberekeningen, budgetopstellingen) en analyses worden daarnaast bijgehouden in tal van spreadsheets en andere documenten. Meer dan 80 procent van deze documenten wordt opgeslagen in gedeelde netwerkmappen, waar ze door meerdere collega’s kunnen worden geraadpleegd en kunnen worden bijgewerkt. Van de overige 20 procent houden financiële medewerkers kopieën aan in eigen beheer die elders op het netwerk of op de harde schijf van het eigen werkstation worden opgeslagen en al dan niet worden gesynchroniseerd met het netwerk.
Het nieuwe werken
Zoals bij de meeste organisaties was ook bij Fernandes dus sprake van een grote spreiding van financiële documenten binnen het bedrijf. Vaak bevinden die zich in systemen die voor meerdere gebruikers toegankelijk zijn, maar zeer vaak ook niet. De continue aanmaak van weer een nieuwe generatie documenten voor een volgende rapportage zorgt bovendien voor een aanhoudende groei van het aantal documenten. Vindbaarheid en versiebeheer worden hierdoor steeds moeilijker te organiseren zonder gestandaardiseerd systeem. Ondertussen is ook bij Fernandes de opmars van draagbare en mobiele computerapparatuur niet te stuiten. Het gewenste systeem moet dan ook probleemloos te gebruiken zijn op laptops en andere devices.
Balans als framework
De keuze voor de SharePoint-toepassing Financial Suite werd in de eerste plaats ingegeven door de flexibiliteit van het platform; documenten in willekeurig bestandsformaat kunnen in het systeem worden geplaatst. De doorslag gaf het feit dat dit product standaardisatie van het financiële rapportage en controleproces op een natuurlijke manier faciliteert. Dossiers worden aangemaakt op basis van de rapporterende eenheden en rapportageperiodes, waarbij ieder document standaard wordt gekoppeld aan een specifieke balanspost, een P&L item, of een IFRS requirement. De metadatastructuur is volledig gebaseerd op de gestandaardiseerde internationale accounting standards, waardoor financiële medewerkers en managers intuïtief de actuele documenten op de juiste plek aantreffen.
Dag Excel-lijstjes
Het geautomatiseerde versiebeheer gaat mede door het koppelen van autorisaties eveneens bijna vanzelf, waardoor Fernandes de kwaliteitsborging realiseert die het bedrijf graag wil hebben. Maar het voornaamste extra winstpunt is volgens het bedrijf gelegen in de mogelijkheid om taken te koppelen aan specifieke functionarissen, waardoor hele worklflows in het rapportage en controleproces eenvoudig kunnen worden gestroomlijnd en men af is van Excel als 'takenmanager'. Bovendien voorziet het product in de mogelijkheid om informatie via beveiligde Internetverbindingen beschikbaar te maken voor externe accountants, of informatie te ontsluiten richting aandeelhouders en RvC. En ofschoon Fernandes nog niet verplicht is om IFRS en SOx compliant te zijn, wordt het wel als een voordeel beschouwd dat Financial Suite deze de processen en rapportages die samenhangen met deze regelgeving ondersteunt.
Koppelen
Dat Fernandes gekozen heeft voor deze ‘customizable out-of-the-box’ oplossing, heeft ook te maken met een beleidskeuze aangaande it-investeringen. Het management was van mening dat een maatwerksysteem te duur zou worden, terwijl de uitkomst onvoorspelbaar is. Overigens is wel als eis gesteld dat ook toekomstige aansluiting van andere bedrijfsprocessen op corporate gebied mogelijk moet zijn binnen hetzelfde platform. Zo zou bijvoorbeeld de juridische administratie (contractregister, interne ‘handelsregistergegevens’, documentatie met betrekking tot claims etc.) gekoppeld moeten kunnen worden. Gegevens uit die discipline zijn immers vaak direct gekoppeld aan de financiële rapportages, risk management en de controltaken.
SharePoint-ervaring
Fernandes Concern Beheer werkt met standaard servers (Micosoft Server 2008) en virtuele servers. Windows XP is het standaard operating system dat in gebruik is voor werkplekapplicaties. Ten behoeve van de ingebruikname van Financial Suite moest Microsoft SharePoint worden geïnstalleerd. Hier is gekozen voor een vituele server. Medewerkers moesten zonder eerdere ervaring met dit pakket leren hoe zij bestaande documenten in Financial Suite kunnen gebruiken, om later zelf de oudere documenten te migreren. En ook moesten zij leren hoe zij vervolgens binnen het platform optimaal gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van het systeem. Essentieel binnen de financiële discipline is dat de juistheid, volledigheid en tijdigheid zijn gewaardborgd van de gerapporteerde gegevens. In belang van de kwaliteitsborging moet het hele proces auditable zijn. Omdat in theorie het gevaar bestond dat de invoering van het nieuwe systeem zou leiden tot verstoring van lopende processen, is eerst een test uitgevoerd met een administrateur van één van de werkmaatschappijen.
Beveiliging
Voor de it-manager was het installeren van SharePoint op een virtuele server geen probleem. Wel een issue dat aandacht vereiste was de beveiliging. Het aanmaken van SharePointgroepen en het instellen van gebruikersgebonden rechten autorisaties moest worden ingepland. Achteraf vergde dit proces slechts minimale begeleiding. Het installeren was binnen een uurtje gebeurd. Het customizen – het aanpassen van de apparatuur en de omgeving – heeft nog een halve dag gekost. Het werk werd uitgevoerd door mensen die van te voren geen kennis hadden van SharePoint. Een consultant van Smart SharePoint Solutions heeft het proces begeleid en daarna nog enkele dagen besteed aan demo’s en instructie van gebruikers.
De relatief snelle installatie en soepele ingebruikname van Financial Suite heeft Fernandes in positieve zin verrast. Gebruikers variërend van financieel administratieve medewerkers tot aan de cfo hebben snel hun weg weten te vinden op het nieuwe platform. De ervaringen in de eerste maanden na de implementatie zijn positief. Fernandes is vol vertrouwen dat het stroomlijnen van de financieel administratieve processen en het borgen van de kwaliteit van balandossiers inderdaad gerealiseerd zal worden. Deze eerste implementatie bij een overzeese klant markeert voor Smart SharePoint solutions een belangrijke mijlpaal.
