Van Meijel Automatisering, specialist in ict voor de bouw, zocht en vond een telefonieoplossing als integraal onderdeel van het gehele communicatieplatform bij Xelion. Xelion is een leverancier van VoIP-oplossingen en ontwikkelaar van software voor de zakelijke markt. De bewuste telefonieoplossing biedt flexibiliteit: integratie van vaste en mobiele telefonie. Hierdoor verlopen de communicatie en telefonie bij Van Meijel nu aanzienlijk soepeler.
Van Meijel Automatisering voerde in het verleden met een aantal leveranciers gesprekken over de aanschaf van een nieuwe telefoonoplossing. Al snel bleek echter dat deze leveranciers eigenlijk een VoIP-oplossing bieden, oftewel telefonie over internet, verpakt als conventionele telefoons. Een onbevredigend voorstel, vindt Frans van Meijel, oprichter en algemeen directeur van Van Meijel. Het bedrijf is op zoek naar een telefonieoplossing als integraal onderdeel van het gehele communicatieplatform. Van Meijel wil flexibiliteit: integratie van vaste en mobiele telefonie. Andere wensen zijn dat het bedrijf altijd bereikbaar is en dat het de beschikking heeft over telefoniefuncties die op klassieke toestellen niet of nauwelijks bestaan, zoals direct kunnen zien of iemand bereikbaar is en het opbouwen van belhistorie. Bij Van Meijel Automatisering is e-mail en chat vanaf de pc gemeengoed en het bedrijf wil daar telefonie vanaf de pc aan toevoegen.
Via Amnez, partner van Xelion, komt Van Meijel bij Xelion terecht. De beslissing wordt snel genomen, deze leverancier biedt écht een softwareoplossing. En dat is precies wat Van Meijel zoekt: een softwarematige oplossing die zich heel eenvoudig laat inpassen in andere oplossingen. De openheid van het systeem spreekt tot de verbeelding. Van Meijel: ‘Wij zijn een dienstverlenend bedrijf. We hebben een servicedesk die telefonisch support biedt aan klanten. Bellen vanaf de pc en direct op je beeldscherm zien wie er belt, is daarbij handig. Daarnaast is bereikbaarheid voor ons belangrijk en de mogelijkheid om de softwarematige oplossing van Xelion verder uit te bouwen. Voor ons is dit een organisatorische overweging. Bovendien willen we ons dienstverleningsniveau op een hoger plan brengen. Dát zijn onze drijfveren.’
Vast en mobiel
Het bedrijf wil eerst de vaste telefonie op orde hebben. In mei 2010 wordt met de operatie gestart en in september 2010 is de gehele organisatie operationeel met Xelion Phone System. De ict-specialist heeft negentig vaste werkplekken, waaronder tien voor medewerkers die op de servicedesk werken. Voor deze afdeling, maar ook voor de afdeling verkoop, waar aan de lopende band wordt getelefoneerd, is het nieuwe systeem een grote vooruitgang. Medewerkers kunnen natuurlijk niet van de ene op de andere dag overstappen op deze nieuwe vorm van telefonie. Daarom krijgen zij een kleine introductie en op het intranet staan aanvullende instructies. ‘Nu hebben we een softwareoplossing op de pc met alle extra faciliteiten van dien. Dat is even wennen om mee te werken, maar onze medewerkers hebben het snel opgepakt. Ze krijgen er daadwerkelijk wat voor terug en dat moedigt aan om ermee te werken.'
In november 2010 gaat ook de mobiele telefonie over op het Xelion Phone System. Het bedrijf heeft een aanzienlijk deel van zijn personeel in de buitendienst. Het gaat om vijftig medewerkers die her en der in het land werkzaam zijn. In januari 2011 is ook de mobiele telefonie gereed. De implementatie van zowel vast als mobiel verloopt vlekkeloos. De telefonie heeft er geen dag uitgelegen.
Nu de implementatie van de vaste en mobiele telefonie is voltooid, is de ict-specialist bezig met de integratie van beide. De vijftig mensen in de buitendienst maken wel onderdeel uit van het systeem, maar als een van hen bellend met zijn mobiele telefoon het kantoor in- of uitloopt, wordt er momenteel nog niet gelijktijdig overgeschakeld van mobiel naar vast of andersom. Dit zou voor de buitendienstmedewerkers een prettige koppeling zijn. Van Meijel streeft ernaar nog dit jaar mobiel en vast naadloos in elkaar te laten overvloeien, maar dan moeten andere partijen wel meewerken. ‘De vast-mobielintegratie is voor Xelion geen probleem, we wachten alleen nog op de providers. Voor hen is dit best complex. Blijkbaar lopen zij hierin nog een beetje achter.'
Stappenplan
Intussen overweegt Van Meijel al de volgende stappen. Hij wil het systeem in fases integraal maken en denkt na over de integratiepunten met andere oplossingen, zoals met het crm- en het supportsysteem. Wanneer deze zijn aangesloten op het telefoniesysteem, ontstaat een totaalsysteem. Dit is evenwel een meerjarenplan, want het bedrijf verkeert in een transitiefase naar een nieuw supportsysteem. Zodra dit is geïmplementeerd, wordt de integratie van het telefoonsysteem direct gerealiseerd. Zo maakt het bedrijf iedere keer een nieuwe stap, afhankelijk van waar het zich in de organisatorische ontwikkeling bevindt. Xelion speelt hierop in met de openheid van zijn systeem. Van Meijel: ‘Een systeem waarmee je in een klap voor vijf jaar klaar bent, is niets voor ons. Wij nemen telkens kleine stappen en zo groeien we gestaag. Dat is beter beheersbaar. Xelion gaat gelijk met ons op. Dat is veel natuurlijker dan in een keer een big bang.'
Het Xelion Phone System heeft Van Meijel Automatisering al veel opgeleverd. Van Meijel: ‘De flexibiliteit en bereikbaarheid van onze organisatie is met deze softwareoplossing buitengewoon toegenomen. Het maakt niet meer uit waar een medewerker zich bevindt: in de buitendienst, thuis of op een van onze twee vestigingen. Je krijgt degene die je zoekt altijd te pakken, zonder ingewikkeld gedoe met doorverbinden en receptionistes.'
Niets anders willen
Voor de medewerkers zelf is de communicatie ook makkelijker te beheren. Zij zijn zeer positief over de extra functionaliteiten. Nu kunnen ze bijvoorbeeld zien wanneer iemand weer bereikbaar is en er wordt automatisch een belhistorie opgebouwd. ‘Onze medewerkers zien deze voordelen ook in en willen niets anders meer.'
Bereikbaarheid is voor Van Meijel Automatisering cruciaal, omdat het een dienstverlenend bedrijf is. Voorheen waren hierover weleens klachten, maar die behoren nu tot het verleden. Bijkomend voordeel is dat de gesprekskosten ook een stuk gedaald zijn met VoIP.
Als ict-specialist had Van Meijel Automatisering hooggespannen verwachtingen en aan die verwachtingen is al grotendeels voldaan. Dit is moeilijk in cijfers uit te drukken volgens de algemeen directeur, maar de communicatie en telefonie verlopen aanzienlijk soepeler en het algehele niveau is gestegen. De toekomst ziet hij dan ook zonnig in. De organisatorische ontwikkeling van het bedrijf gaat gestaag door en matcht goed met het sofwarematige systeem van Xelion.
