'Consolidatie Datacenters, de kunst van het loslaten' had zo maar de uitnodigingstekst van het onlangs gehouden CIO café ‘Consolidatie Datacenters; de dilemma's kunnen zijn. Het CIO Café is de opvolger van het ‘onmoetingsplein’, een initiatief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en ICT~Office. Zij organiseren gezamenlijk informele ontmoetingen om ervaringen te delen tussen CIO’s en (andere) bestuurders, tussen overheid, wetenschap en bedrijfsleven, tussen vraag en aanbod en tussen beleid en uitvoering.
De middag werd geopend door Rijks-CIO Maarten Hillenaar die melding maakte van drie onlangs behaalde mijlpalen: Ten eerste het vorig jaar aangekondigde Rijks ICT-dashboard is inmiddels een feit (zie ook http://www.rijksictdashboard.nl/). Het bevat online informatie uit de Jaarrapportage Bedrijfsvoering over grote en hoogrisico projecten bij de departementen en zbo's. Het Rijk benadrukt op deze wijze haar transparantie om, digitaal, verantwoording af te leggen over haar ICT projecten. Ten tweede de uitrol en implementatie van de Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR) verloopt voorspoedig. Was er op 31 januari jl. nog gestandaardiseerd op de eerste 7.500 werkplekken. Inmiddels zijn er meer dan 12.000 werkplekken geïmplementeerd en ligt de doelstelling voor 21.000 werkplekken, eind dit jaar, op koers. Ten derde, 'last but not least', maakte Hillenaar melding van het feit dat het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, als vierde departement op rij, live is gegaan met het Rijksportaal.
Dilemma’s
Programmamanager Consolidatie Datacenters Rijk, Edgar Heijmans, nam ons aansluitend mee in de dilemma’s waarmee hij en zijn collegae worstelen. Hij noemde daarbij expliciet het vraagstuk om hoe te komen van ruim zestig locaties naar één logische datacentervoorziening zonder daarbij de bestuurlijke verankering te verliezen, ofwel hoe houd je partijen bij elkaar? Een ander dilemma had betrekking op techniek, verwoord met de vraag ‘wat was er eerder, de cloud of het datacenter?’ Zijn derde dilemma betrof de factoren tijd (het moet snel), geld (het Rijk wil besparen en hoe kan ik dan investeren in nieuwe ontwikkelingen?) en kwaliteit (waar een nadrukkelijke focus, door Edgar, op werd gelegd). Heijmans noemde als laatste, en vierde dilemma, de samenwerking met de markt (hoe kan die worden betrokken?), vooral ook omdat deze veelal uit een haat-liefde relatie bestaat.
Hoe kan de markt worden betrokken?
Heijmans had duidelijker kunnen zijn. Het kabinet-Rutte is dat immers ook. Het zet in op een transparante overheid en het vergroten van de doelmatigheid. Ofwel maak duidelijk wat je wel wilt en niet zelf blijft doen en voer dat wat je doet doelmatiger uit. Door in te zetten op transparantie en doelmatigheid speel je juist in op de daarmee samenhangende resultaatgebieden ‘kosten omlaag’ en ‘kwaliteit omhoog’. Als voorbeeld noem ik in deze het dilemma voor wat betreft de ontwikkeling van de techniek, bijvoorbeeld hoe als Rijk aan te haken bij de ontwikkelingen van de cloud. Het ict bedrijfsleven kent vele specialisten die zich toeleggen op nieuwe, technische (ict)ontwikkelingen, zoals de cloud. De markt is uitstekend in staat Edgar en zijn ‘achterban’ hierover, op tijd – en daarmee wordt ook deze voorwaarde ingewilligd -, gericht te adviseren en ondersteuning te bieden bij de inrichting daarvan. Dan groeit de ‘liefde’, Heijmans vierde dilemma, vanzelf.
Samenwerking vanuit gemeenschappelijkheid
Perry van der Weyden, directeur van het KA-bedrijf dat het Rijk aan het vormen is, hield zijn toehoorders voor dat het datacenter geen doel op zich is. Het gaat vooral, zo vervolgde hij, om een belangrijk element van de I-Strategie, de informatiehuishouding van de kerndepartementen. Waar dat voor kort individueel werd aangepakt, wordt nu expliciet gericht op samenwerking vanuit gemeenschappelijkheid. Efficiency is daarbij het adagium, ofwel van ‘middelen per departement naar gemeenschappelijke voorzieningen’. De overheid moet eerst haar ‘huis op orde hebben’ en een geüniformeerde, gestandaardiseerde omgeving realiseren alvorens naar de markt te gaan. Doe je dit niet, dan leidt dat, zo concludeerde hij, tot gefragmenteerde dienstverlening.
Focus op primaire processen
Eén van de resultaatgebieden bij succesvolle ‘sourcing’ trajecten is er voor te zorgen dat het Rijk zich volledig kan toeleggen op haar primaire processen. Onderwijl richt de markt zich op de niet-primaire processen, bijvoorbeeld de noodzakelijke onderdelen van een ict-infrastructuur. Dat stelt het Rijk in staat doelmatiger te werken en haar dienstverlening aan eindgebruikers transparanter en efficiënter te maken. Met andere woorden géén gefragmenteerde dienstverlening, doch dienstverlening met een gedeelde verantwoordelijkheid. Dringend advies aan het Rijk: 'doe niet alles zelf', maar gebruik de markt waarvoor deze is ingericht en weet dat diezelfde markt staat opgelijnd om de helpende hand te bieden.
Markt of zelfdoen? Loslaten dus, maar wel onder de juiste condities
Het vraagstuk zelf doen of uitbesteden werd van een stevige impuls, ten gunste van uitbesteden en daarmee loslaten, voorzien door de inbreng en presentatie van Maarten Groothuis, coördinator publiek private investeringen bij het ministerie van Financiën. Groothuis schetste de pps-ervaringen met gebouwen en infrastructuur waarbij het voor de hand lijkt te liggen een parallel te trekken met uitbesteden.
Meetcriteria daarbij zijn:
1. Output, moet worden gespecificeerd conform Design, Build, Finance, Maintain en Operate (DBFMO)’
2. Er dient integraal te worden uitbesteed, waarbij (gedeelde) risico’s bij de marktpartij moeten kunnen worden gelegd;
3. Er wordt gewerkt met financiële prestatie prikkels (bonus en boete);
4. Er dient ‘value for money’ te worden geleverd op de vlakken van doelmatigheid, kwaliteit, duurzaamheid, kostenbesparing bij aanbestedingen, innovatie en ‘binnen budget’.
Criteria die, in aangepaste vorm, ook goed bruikbaar lijken voor een uitbestedingscontract. Al met al kan er worden geconcludeerd dat er veel opties zijn c.q. manieren van aanpak. Heel pragmatische, waarbij de markt vooral haar werk moet doen; zeer behoudende waarbij het Rijk veel bij zich en onder zich houdt; en risicovolle, waarbij het geheel aan één partij wordt gegeven. Ook hier zal gelden dat een gezonde mix van verantwoorde regievorming en het laten presteren van marktpartijen met gebruikmaking van elkaars krachten en sterke punten, medebepalend zal zijn voor het succes van de ‘kunst van het loslaten’.
