ICT-infrastructuur gemeente De Ronde Venen schaalt mee met samenvoeging

De gemeente De Ronde Venen heeft na een fusie weer een soepel draaiende virtuele ict-omgeving dankzij i3 groep consultancy en HP-oplossingen.

In 2010 valt het besluit voor een gemeentelijke herindeling van de gemeenten De Ronde Venen en Abcoude. De ict-afdeling van beide gemeenten weet wat hun te doen staat: twee ict-omgevingen die worden samengevoegd. Voor 2011 moest de ict-omgeving van beide gemeentes zowel functioneel als technisch één zijn. En met het oog op ‘het nieuwe werken’, waarbij ambtenaren tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken en ook buiten kantoortijden diensten aan burgers kunnen leveren, was de roep om een geavanceerde ict-omgeving groot. ‘Sterker nog, ‘we hebben een zodanige inrichting van systemen dat je zou kunnen spreken van ‘het nieuwe beheren’, zegt Richard van Valderen, adviseur techniek bij de gemeente.
De samenwerking met de gemeente De Ronde Venen heeft voor i³ groep een voorbeeldfunctie. De storage- en serverpartner heeft sinds 2006 met de gemeente een relatie opgebouwd die beide partijen als uniek en plezierig ervaren. Sinds die tijd wordt tot ieders tevredenheid met HP-techniek gewerkt, omdat beide partijen deze apparatuur betrouwbaar vinden.

Samen

De infrastructuur bij de gemeente De Ronde Venen was zodanig dat bij de fusie de data van de gemeente Abcoude konden worden ingevoegd. Met de HP EVA en bladeservers was al een basisstructuur neergezet. Er zijn twee identieke datacenters ingericht, zodat de gemeente voorbereid is op welke belasting of calamiteit dan ook. De data zijn geborgd en mensen kunnen gewoon doorwerken. De platformen zijn schaalbaar, zowel in performance als in omvang.
‘Je zou kunnen zeggen dat de eerste stap van de samenvoeging wat de ict betreft goed is gelukt', vindt Frans Walet, accountmanager voor de gemeente bij i³ groep. ‘De platformen zijn geschikt om alle data en processen van de twee fusiegemeenten als een nieuw geheel aan de medewerkers aan te bieden, zonder vervanging of complete vernieuwing. De fusie hoeft niet vertraagd te worden omdat een ict-voorziening niet kan meegroeien.' Van Valderen: ‘Wij hebben een systeem met virtuele servers. Het opschalen is hierdoor vereenvoudigd.'

Aanwijsbaar

'Met behulp van de virtuele omgeving is de fusie op ict -vlak snel verlopen', vervolgt Van Valderen. ‘De twee omgevingen smelten samen. Het is niet meer zo dat je kunt aanwijzen waar de data precies staan opgeslagen. We hebben een redundante datacentrumoplossing gemaakt, waar je rustig allerlei oude bestanden naar toe kunt wegschrijven. We gooien niets weg, we verplaatsen alleen maar.'

Walet: ‘Door dit virtueel servergebruik zorg je ervoor dat de continuïteit in je dienstverlening is gewaarborgd. Bovendien kan de gemeente zo aan de verplichtingen voldoen om bepaalde diensten in een vereist tijdsbestek aan te bieden. Dat vereist vertrouwen in de techniek.'  Van Valderen: ‘Het levert de gemeente veel op: continuïteit, beschikbaarheid, veiligheid. Stel dat het gemeentehuis afbrandt. Alle gegevens zijn online beschikbaar en bereikbaar, dus je kunt snel schakelen.'

Verrassing

Om de ict-infrastructuur op deze manier in te richten heb je visie nodig op wat je in de toekomst allemaal nodig zal hebben. Voorafgaand aan de fusie hebben de business consultants van i3 groep gezamenlijk met de gemeente een dataclassificatie onderzoek uitgevoerd. In dit onderzoek zijn de applicaties van verschillende fusiegemeenten (er waren meerdere opties) onderzocht en in kaart gebracht. De data-eigenschappen, -omvang en groeicijfers waren hiermee bekend. Toen de Tweede Kamer eenmaal het besluit tot samenvoeging genomen had, wisten de ict-afdelingen dus wat hen te doen stond. Dat de huidige omgeving van De Ronde Venen voldoende ruimte had om op te schalen was al bekend. Nu was het met de juiste aantallen van applicaties en data een kwestie van uitvoeren.

De business consultancy van i³ groep heeft aangetoond dat er geen vervanging nodig was, maar een overzichtelijke uitbreiding. De hele manier van de ict-omgeving beheren, is daarmee veranderd. Men kan meer gaan plannen en vooruitdenken. Door van te voren te organiseren en slimme inzet van technieken kon veel ruimte worden gecreëerd en toch geld worden bespaard. Als met een traditionele gedachte was gewerkt, hadden grote delen moeten worden vervangen, met een desinvestering op de koop toe. Eigenlijk is voor de gemeente een ‘private cloud' gerealiseerd, met een aanpak waarmee de gemeente op de toekomst is voorbereid.

Toekomstplannen

De Ronde Venen is één van de eerste gemeenten die op deze manier werkt. In 2006 koos men voor HP omdat na onderzoek bleek dat HP de beste technische oplossing bood. Walet: ‘Wij vonden de prijs-kwaliteitverhouding het aantrekkelijkst voor de situatie en het groeiscenario van de gemeente. Het eerste HP EVA-systeem was toen zijn tijd ver vooruit en bij de gemeente was men al gewend aan het beheer van HP-oplossingen.'

Van Valderen: ‘In de nabije toekomst gaat een inwoner niet meer naar het gemeentehuis maar bedient zich aan het digitale loket. Heb je een bouwvergunning nodig, dan kun je een digitale route volgen waarbij de ambtenaar alleen nog een akkoord hoeft te geven. Dat scheelt enorm veel tijd. We staan nu aan de start om het nieuwe werken te introduceren voor de gemeente. Wij vertrouwen er op dat het concept van virtualiseren van de infrastructuur zo flexibel is dat wij ook deze aanpassing kunnen faciliteren voor onze gebruikers en daarmee ook onze bewoners.'