De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een onderzoeksgedreven en ontwerpgerichte technologie-universiteit, die zich tot doel stelt jonge mensen een academische opleiding te geven binnen het domein 'engineering science & technology'. Om klaar te zijn voor de toekomst is de TU/e voor haar informatievoorziening een samenwerking met Valid aangegaan.
De Dienst ICT van de TU/e heeft Valid gevraagd om samen met het Onderwijs en Studenten Service Centrum (STU) de huidige informatievoorziening uit te faseren en een toekomstvaste, flexibele en robuuste oplossing te realiseren. Valid heeft daartoe eerst onderzoek gedaan naar de verwachtingen en randvoorwaarden van de te kiezen oplossing.
Gefaseerde aanpak
Uiteindelijk heeft Valid voor dit project haar business intelligence (BI) development framework ingezet. Met dit framework kon snel, beheerst en gecontroleerd worden opgeleverd door de gefaseerde aanpak binnen een iteratief proces. Eventuele afwijkingen ten opzichte van de verwachting konden daardoor snel worden opgemerkt en eenvoudig worden bijgesteld. Zowel Dienst ICT als STU werden hierbij betrokken.
Allereerst ontwikkelde Valid een 'proof of concept' (PoC)-rapportageomgeving voor het STU. Hiermee werd inzicht verkregen in de instroom van eerstejaarsstudenten aan de TU/e. Deze PoC werd ontwikkeld met behulp van Microsoft-technologie. De oplossing bestond enerzijds uit een rapportageomgeving met een datawarehouse (DW) en anderzijds uit een datamart (DM) waarbij het kengetal instroom eerstejaarsstudenten opvraagbaar werd via een web browser en Excel.
Opleidingsrendement
De PoC toonde aan dat zowel de functionele als de technische opzet werkt. Na deze geslaagde PoC werden de functionele bedrijfsregels aangepast om te komen tot meerdere kengetallen, zoals het studieverloop, het eerstejaars opleidingsrendement en het aantal studiepunten.
Vervolgens zijn ook de nieuwste functionaliteiten toegevoegd aan het ontwikkelde data warehouse. De rapportages worden gebruikt op verschillende niveaus van STU en bij de faculteiten. STU is uitermate tevreden over de tijd die nodig is voor de opbouw van de rapporten. Daar waar men in het verleden enkele dagen nodig had voor oplevering, is het gewenste rapport nu direct opvraagbaar en toonbaar. Een enorme tijdswinst dus. Marcel Visschers, coördinator studentenadministratie en Onderwijsinformatievoorziening van STU: 'Er komt heel wat bij kijken bij een dergelijk project. Het eindresultaat is slechts het topje van de ijsberg.'
Uithuilen en opnieuw beginnen
Valid heeft met deze oplossing veel ervaring toe kunnen voegen bij de TU/e. Visschers zegt hierover: 'Je moet niet bang zijn om fouten te maken. Soms is uithuilen en opnieuw beginnen het meest verstandige. Het testen mag niet worden onderschat. De acceptatie van de rapportages valt of staat met de betrouwbaarheid. De communicatie met de Valid-projectmedewerkers loopt goed, ze weten waarover ze praten, ongeacht of het techniek of functionaliteit betreft.'
