Delfzijl, Appingedam en Loppersum zijn in 2004 intensief gaan samenwerken op ict-gebied. Ze hebben toen de dienstverlening samengevoegd in het Gemeenschappelijk Computercentrum. De kosten van deze dienstverlening worden sinds kort op een nieuwe manier doorberekend, met een methode ontwikkeld door Getronics Consulting. De gemeenten krijgen dankzij dit nieuwe rekenmodel duidelijk inzicht in de kosten en effecten van van hun ict-beslissingen
Lokale overheden kunnen er niet meer omheen: er moet flink worden bezuinigd. Dat kan bijvoorbeeld door samen te werken met andere organisaties. Delfzijl, Appingedam en Loppersum zijn in 2004 intensief gaan samenwerken op ict-gebied. Ze hebben toen de ict-dienstverlening samengevoegd in het Gemeenschappelijk Computercentrum (GemCC). De kosten van deze dienstverlening worden sinds kort op een nieuwe, efficiëntere manier doorberekend, met een methode die is ontwikkeld door Getronics Consulting. De gemeenten krijgen dankzij dit nieuwe rekenmodel duidelijk inzicht in de kosten en effecten van hun ict-beslissingen.
Professionaliseringsslag
De dienstverlening van GemCC ging in eerste instantie ‘tot het stopcontact'. Het centrum beheerde bijvoorbeeld servers en applicaties voor de aangesloten gemeenten. Tegenwoordig doet GemCC echter veel meer, zoals werkplekdienstverlening (inclusief telefonie) en de inkoop van ict-middelen. Daar komt bij dat ict steeds belangrijker wordt voor gemeenten, onder meer doordat ze diensten aan burgers aanbieden via internet. Door deze ontwikkelingen ontstond bij GemCC behoefte aan een professionaliseringsslag, waarbij een transparante kostenstructuur essentieel is.
De kosten van het beheer door GemCC werden altijd berekend op basis van een procentuele verdeelsleutel voor de drie gemeenten, waarbij het aantal inwoners en medewerkers het uitgangspunt vormde. Het maakte dus niet uit of dertig of driehonderd mensen gebruikmaakten van een applicatie. Of dat het om thin clients of laptops ging. En als de ene gemeente een duur softwarepakket uitkoos, betaalden de andere gemeenten daar ongevraagd aan mee.
Servicelevels
Bij de uitbreiding van de ict-taken van GemCC bleek dit kostenmodel niet meer adequaat te zijn. Er was geen directe relatie tussen de afgenomen diensten en de betaalde bedragen. De gemeenten konden daardoor niet op kosten sturen: waarom een keuze maken tussen een desktop en een laptop als het financieel toch niets uitmaakt? Met andere woorden: de afweging tussen andere servicelevels en kosten kon op grond van het huidige financieringmodel niet worden gemaakt.
'Wat wij wilden, was een kostenstructuur waarbij je betaalt voor wat je krijgt', aldus Karina Uil, hoofd van GemCC. 'Een transparante dienstverlening voor de gemeenten, met een goed onderbouwde doorbelasting. Ook voor een verdere ontwikkeling en uitbreiding van onze service aan andere afnemers was een nieuwe basis voor afspraken en financiering noodzakelijk. We hebben daarom Getronics Consulting Noord Oost benaderd om een nieuwe model voor de doorbelasting van ict-kosten te ontwikkelen en te implementeren.'
Portfolio uitbreiden
'Fusies en samenwerkingsverbanden zoals het GemCC zijn pas echt kostenbesparend als alle processen efficiënt verlopen', aldus Julius Duijts, principal consultant bij Getronics. 'Dat vereist heldere afspraken en nauwgezette werkomschrijvingen, met een heldere kostenberekening. We hebben voor GemCC een onderbouwde doorbelasting ontwikkeld, gebaseerd op afgenomen
werkzaamheden en op zowel kwaliteit als kwantiteit. Daarmee wordt het voor GemCC beter mogelijk om diensten aan potentiële afnemers aan te bieden en het portfolio uit te breiden zonder draagvlak te verliezen.'
Het kostenmodel van Getronics Consulting is inmiddels goedgekeurd door de participerende gemeenten. 'We wilden het eigenlijk al in 2010 invoeren', aldus Karina Uil. 'Maar het is ook belangrijk om de tijd te nemen en intern draagvlak te creëren. Dit is niet iets wat je snel even doordrukt. Iedereen moet erachter staan, ook de partijen die meer gaan betalen. Getronics Noord Oost heeft ons door dit proces geleid. We hebben onder meer workshops georganiseerd voor de ict-coördinatoren van Delfzijl, Appingedam en Loppersum om de voordelen uit te leggen. Zij beseffen nu dat ze met het nieuwe model kostengedreven kunnen sturen. We hebben helder gemaakt dat ze een duidelijk inzicht in de kosten en effecten van ict-beslissingen krijgen.'
Beleidsbepalers
Uil: 'En dat ze keuzes kunnen maken op basis van de omvang en kwaliteit van de dienstverlening. De gemeenten zien nu bijvoorbeeld in dat het nuttig is na te denken over het aantal licenties dat ze afnemen. GemCC wordt daarbij via met name de ict-coördinatoren binnen de gemeenten de inhoudelijke gesprekspartner voor de beleidsbepalers.'
In het eerste kwartaal van 2011 voert GemCC voor de doorberekening op basis van het
Getronics-model voor het eerst uit. Karina Uil: 'Dat is best spannend. Ik verwacht nog wel enige discussies dit jaar, maar daar komen we wel uit, zeker omdat alle gemeenten positief tegenover het nieuwe model staan.'
Aanscherpen
De nieuwe rekenmethode is niet het eindpunt van de efficiencyslag bij GemCC. 'Dit jaar gaan we onze dienstverlening verder optimaliseren. We nemen bijvoorbeeld de SLA's onder handen', aldus Karina Uil. 'Er zijn natuurlijk wettelijke eisen waaraan we al voldoen, maar er zijn ook zaken die we nog kunnen verbeteren, zoals het eenduidig vastleggen van afspraken over de oplossing van storingen. Ook gaan we in het kader van continuïteitsmanagement strikte afspraken maken met onze klanten, bijvoorbeeld over hoe snel een applicatiestoring moet zijn opgelost. Dit jaar gaan we bovendien voor het eerst een klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren, zodat we op basis van de uitkomsten onze service verder kunnen aanscherpen.'
GemCC wil in 2011 zijn blik nog meer naar buiten richten en nieuwe klanten aan zich binden. 'We gaan graag aan de slag voor nog meer overheden en overheidsdiensten', aldus Karina Uil. 'Zeker met de komende bezuinigingsrondes in zicht kan onze ict-dienstverlening, met een inzichtelijke doorberekening en heldere afspraken, een goede oplossing zijn. Wij zijn er met het nieuwe kostenmodel van Getronics Consulting in ieder geval helemaal klaar voor.'
