HR moet leren omgaan met social media

Met de opkomst van social media krijgt de hr-afdeling er nieuwe mogelijkheden bij om nieuwe mensen te zoeken. Toch wordt hier nog niet veelvuldig gebruik van gemaakt, terwijl platformen als LinkedIn, Facebook en Twitter erg groot in Nederland zijn. Daarnaast zijn er verschillende tools die helpen bij het vergaren van informatie op sociale netwerken. Volgens onze experts van het topic eHRM ligt het dan ook niet aan de platformen of oplossingen, maar is het vooral zaak om te leren hoe als hr-afdeling om te gaan met werven via social media.

Hans Hoogendoorn, eigenaar, Hoogendoorn PeC

Voor recruitment-doeleinden is dit bij uitstek de methode voor verwerving van personeel. De zogenaamde generatie Y is namelijk op de social networks te vinden. Maar niet alleen voor de verwerving van jongeren is dit van belang. Met het schaarser worden van arbeidskrachten zijn social media ook bij uitstek geschikt voor het opzetten van alumni-netwerken. Voor de hr-organisatie is het van belang hier gestructureerd mee om te gaan. Laat het een onderdeel vormen van je mediastrategie. Blijf wel regie hierover houden, voor je het weet staat op Hyves een discussie van ontevreden werknemers. Grootste risico is het imago van de organisatie welke eenvoudig te beschadigen is.

Martine Fase, senior consultant erp/hcm, SAP Nederland

De kracht van social media ligt in het eenmalig onderhouden en bijhouden van de gegevens en de distributie van deze gegevens naar andere applicaties, natuurlijk met goedkeuring van de eigenaar. Aangezien veel medewerkers aandacht besteden aan een up-to-date LinkedIn-profiel is het gewenst om deze gegevens makkelijk te kunnen koppelen aan interne overzichten, zoals bijvoorbeeld het organogram op intranet of portal. Nakisa heeft hiervoor SocialLink beschikbaar binnen SAP Organizational Visualization. Hierdoor profiteren ook interne opdrachtgevers, zoals bijvoorbeeld projectleiders, van een bijgewerkt LinkedIn-profiel.

Peter Ambagtsheer, eigenaar/managing consultant, Mentaspex

Social media zijn voor hr een nieuwe mogelijkheid om met (potentiële) medewerkers te communiceren, maar ook om te zien wat ze communiceren. En dat geldt ook voor de voormalige medewerkers, die soms negatieve ervaringen opschrijven. Hr moet daarom beseffen dat zij in de schijnwerpers staat, door wat mensen over hun organisatie schrijven en openbaren. Het is aan te raden hier beleid voor te maken, desnoods met online tools. Ik weet zeker dat ook hr-mensen vanzelf al social media gebruiken. Om social media voor hr ‘officieel' mogelijk te maken, kan een organisatie zowel openbare ‘cloudtools' inzetten zoals LinkedIn als interne specifieke applicaties zoals instant messaging en social cast.

Door alle online profielen op social media is er nu een zeer grote openbare ‘catalogus' ontstaan van kennis en ervaring gebonden aan namen en referenten. Het heeft een keerzijde. Handig om nieuwe mensen te vinden, maar nadelig voor wie bang is eigen mensen te verliezen, omdat ook duidelijk is wie er waar werkt en wat zo iemand weet. Online is te volgen of het bij een organisatie druk is bij de uitgang of dringen bij de ingang. Goed beleid helpt om dit allemaal in goede banen te leiden. Tegelijkertijd moet elke hr-professional en -manager accepteren dat social media als openbare platformen zeer moeilijk te controleren zijn. Een veel gekozen oplossing is om daar webteams op te zetten, al is het maar om te weten wat er speelt en om de dialoog aan te gaan. Hier bestaan goede applicaties voor.

Raimond Rovers, manager Human Capital Advisory Services, Deloitte Consulting

Bij social media voor hr denkt men vaak aan recruitment, arbeidscommunicatie en employer branding. Organisaties zetten social media volop in om arbeidspotentieel te bereiken. Dit is logisch, gelet op de opkomende generatie die opgegroeid is met Facebook, Hyves, LinkedIn en Twitter. Het is van belang de betreffende doelgroep via het juiste medium en op de juiste manier te benaderen. Daarbij zijn thema's die dicht bij de doelgroep staan essentieel. Social media kan echter breder ingezet worden, zoals YouTube voor kennisdeling en communicatie. De uitdaging blijft hoe je als bedrijf omgaat met het gebruik van social media. Stel hiervoor goede richtlijnen op.

Melle Vroom, algemeen manager, Hear-IT Consultancy

Social media als tool voor hr-doeleinden, zoals voor arbeidsmarkt- en interne communicatie, training, kennis- en talentmanagement. Maar alleen als je ermee om kan gaan. Voorbeelden: de kennis die met social media wordt ontsloten, is zo veelomvattend dat een medewerker urenlang informatie online kan bestuderen alvorens een echt lesboek vast te houden. Management en hr kunnen eigen resources volgen, hebben inzage in de ontwikkeling van medewerkers en kunnen hen begeleiden. Mits het zakelijke social netwerk, wat ook gebruikt kan worden voor arbeidsmarktcommunicatie, goed wordt onderhouden. De middelen zijn er, nu nog de kennis en kunde om er optimaal gebruik van te maken.

Jasper van Bladel, senior product manager, Mobillion

Veel potentiële medewerkers oriënteren zich alleen online bij het zoeken naar een nieuwe baan. Zij vertrouwen daarbij meer op de mening van anderen en willen graag persoonlijk benaderd worden. Organisaties die hier goed op inspelen, volgen deze doelgroep en zetten daarbij steeds vaker social media in. Werving via social media richt zich vooral op sociale netwerken als LinkedIn, Facebook en Twitter. Deze kunnen op verschillende manier voor werving worden ingezet.

Employer branding versterkt het werkgeversmerk door het adverteren en delen van relevante informatie via ‘branded platforms' (Facebook-pagina, branded Hyves). Direct sourcing zoekt en matcht vacatures met potentiële kandidaten (met name op LinkedIn). Referral recruitment zet sociale netwerken van de eigen medewerkers in om vacatures te delen en het werkgeversmerk te versterken. De drempel voor medewerkers moet wel laag zijn. Tools als www.recruitr.nl helpen hierbij. Bij social media monitoring is het belangrijk om in elk geval te monitoren wat er over je bedrijf wordt verteld. Potentiële medewerkers praten ook over je bedrijf zonder dat je daar zelf het initiatief in neemt. De directe kosten van social media zijn laag. De inzet van social media is echter wel arbeidsintensief, waarbij het effect pas op langere termijn meetbaar is. Tot slot dient voor een succesvolle inzet social media te worden geïntegreerd met de bestaande wervingskanalen als de eigen ‘werken bij'-site.

Andy Verstelle, directeur, eMerus HR Solutions

Een beetje ict'er heeft een LinkedIn-account. Mijn kinderen hebben een Hyves-account, mijn VS-vrienden zitten op Facebook en alle extroverten in de hele wereld toeteren mededelingen via Twitter de wereld in, die door iedereen kunnen worden gelezen (en nagetoeterd). Recent werd een secretaresse ontslagen omdat op haar Facebook-pagina erg spannende foto's van haar zelf stonden. De mogelijkheden van social media voor hr zijn dus enorm, maar slimme werknemers weten dat ook. Dus zijn ze virtueel veel leuker en beter dan in het echt. Lijkt me een leuke opleiding voor InHolland: verbeter je social media-profiel (met diploma).

Jon Kastercum, managing consultant hr transformation, Capgemini Consulting

De kracht van social media zit in het sociale element: het deel van de samenleving dat via het netwerk met elkaar is verbonden. Vacatures worden het meeste vervuld via-via en dus met behulp van het netwerk van medewerkers van een bedrijf. Hr moet social media vanuit deze gedachte ook gebruiken als netwerk van haar medewerkers en niet als een plek om ongericht vacatures onder de aandacht te brengen. Gebruik daarom het netwerk van de eigen medewerkers om vacatures gericht onder de aandacht te brengen. Stuur ook via het netwerk vacatures aan profielen die aangeven dat ze op zoek zijn naar een baan. Gebruik tot slot groepen in social media om je ‘employer brand' neer te zetten.

Remco van der Hoek, senior hr-consultant, Giraffe Group

Zet social media in als enabler voor open hr en businesspartnership. Openheid en transparantie als hr-doelstellingen…, een weerbarstige praktijk. Ga maar na bij hoeveel organisaties het salarishuis ‘publiek' geheim is en voor onrust op de werkvloer zorgt. Al dan niet gereguleerd gebruik van social media maakt hr-beleid steeds transparanter en legt dus de pijnpunten bloot. Zorg als hr-afdeling dat je dit voor bent en creëer hr-forums via intranet, Twitter het cao-akkoord of ontvang vragen via besloten Linkedin-groepen. Gebruik hierbij vooral de optie ‘reageren'. Het zal stof doen opwaaien, maar zo kom je als hr dichter bij de werkvloer en behaal je de doelstellingen.

Zet social media ook in als meetinstrument voor medewerkertevredenheid. Je kent het wel, het medewerkertevredenheidonderzoek; een veelomvattend traject van communicatie, voorbereiding, uitvoering, evaluatie en het implementeren van verbeterpunten achteraf. Gek genoeg zijn er nog weinig organisaties welke hiervoor social media gebruiken, en hiermee snel kunnen inspelen op wat er onder medewerkers speelt. Zorg dan ook voor snelle terugkoppeling via diezelfde media. Dat draagt op zich al bij aan medewerkertevredenheid.

Sanne Welzen, managing partner, FCTB

Na recruitment doen social media nu ook hun intrede bij het leren en ontwikkelen van medewerkers. Vooral het ‘informele' leren (bijvoorbeeld werkplekleren) krijgt een grote impuls. De inzet van social media (Twitter, Yammer, maar ook geïntegreerde platforms) binnen organisaties stimuleert niet alleen kennisdeling, verbinding en samenwerking, maar ook het leerproces van medewerkers. Social media dragen bij aan user generated content en continue interactie en zijn een belangrijke kennis- en inspiratiebron voor medewerkers. Uit al deze informatie selecteren medewerkers zelf wat ze interessant vinden en sturen hierdoor meer hun eigen leerproces. Het bewust en gestructureerd inzetten van social media bij leren en ontwikkelen staat nog in de kinderschoenen, maar verrijkt het huidige leeraanbod en vergroot het leerrendement.

Jeroen Heijmans, sales consulting director, Oracle

Er valt voor hr meer uit social media te halen door het te integreren in de eHRM-processen. Gebruik bijvoorbeeld de sociale schouderklop, een zogenaamde ‘kudoz' of ‘recommedation in LinkedIn. Medewerkers kunnen elkaar sociale schouderkloppen uitdelen bij goede prestaties, die voor de manager zichtbaar zijn in de online evaluatie. Dat voegt waarde toe aan 360 graden evaluaties, en doet tevens meer recht aan de dynamiek van de moderne netwerkorganisatie, waar in lossere verbanden wordt samengewerkt.

John Cöhrs, alliance manager, Raet

Social media bieden op allerlei gebieden enorme kansen voor de hr-afdeling. Voor de hr-manager begint dat bij luisteren. Doordat iedere Nederlander tegenwoordig een profiel op een netwerksite heeft en/of via zijn smartphone berichten plaats, is het relatief eenvoudig om te weten wat de medewerker beweegt, wat hem bezighoudt en waar zijn (verborgen?) talenten liggen.

Social media zijn ook een uitstekend middel voor interne kennisdeling. Gratis programma's als Yammer zijn afgeschermd, eenvoudig in gebruik en daarom bij uitstek geschikt om informatie uit te wisselen. Deze kennis kan je via social media eenvoudig met de buitenwereld delen. Stel medewerkers in de gelegenheid om op de bedrijfsblog te spreken over ontwikkelingen in de markt. Hiermee word je zichtbaar en creëer je betrokken ambassadeurs.

Dan kan het natuurlijk gebeuren dat een medewerker, vaak onbewust, iets plaatst over het bedrijf wat je liever intern had gehouden. Controle over alle berichtgeving is echter een illusie; medewerkers posten, tweeten en krabbelen toch wel. Houd daarom in de gaten wat er over jouw organisatie wordt geschreven en stel, samen met de medewerkers (!), spelregels voor het gebruik van social media op. Dit alles natuurlijk op basis van ‘common sense'.

Tot slot bieden social media grote kansen op het gebied van recruitment. Netwerksites als LinkedIn, Facebook en Hyves zijn de grootste talentpool die je kunt bedenken; een droom voor iedere werkgever en recruiter in het bijzonder. Wees hierin ook proactief: plaats je vacatures (in gewone-mensen-taal) op je Twitter-bedrijfsaccount of presenteer je organisatie via een Facebook-fanpage. De moderne hr-manager faciliteert de medewerker, die gewend is alles online te doen, en zet social media zelf in. Hiermee help je het hele bedrijf verder.

Roel-Jan Mouw, vice president EMEA marketing, SuccessFactors

Steeds meer bedrijven zetten social media in om in contact te komen met nieuwe medewerkers. Vooral de jonge generatie werknemers, de zogeheten ‘digital natives', kunnen worden bereikt door middel van platforms en web 2.0. Om deze doelgroep te bereiken, is het belangrijk om inventief om te gaan met social media. Veel werknemers zijn immers niet actief op zoek naar nieuwe uitdagingen. Tegelijkertijd zit de generatie van digital natives bovengemiddeld vaak in online communities en leest minder in de traditionele media. Om deze doelgroepen te bereiken, is de integratie van LinkedIn, Facebook en Twitter cruciaal.

Hoewel duidelijk is dat sociale netwerken veel voordelen bieden bij recruitment, is er ook een aantal valkuilen bij het gebruik van sociale netwerken om kandidaten te vinden. Zo bevatten veel profielen foto's, en dat kan het moeilijker maken de kwalificaties van kandidaten objectief te kunnen beoordelen. Daarom is het belangrijk om interne richtlijnen voor te schrijven voor het gebruik van social media in recruitment. Bovendien geven bedrijven een deel van de controle op hun recruitment uit handen als ze gaan vertrouwen op externe netwerken. Als Google, LinkedIn, Facebook of Twitter opeens besluiten om de regels te veranderen en geen of minder toegang meer verlenen aan headhunters en recruiters, dan is dat een zware tegenvaller voor werkgevers die op deze sociale netwerken zijn gaan vertrouwen.