‘Verbeterplan ICT bij gemeente Rotterdam ligt op koers’

Het beeld dat de Rekenkamer Rotterdam van de ict bij de gemeente Rotterdam schetst, klopt, maar is wel van een jaar oud. Daardoor ontstaat de indruk dat het opnieuw mis is gegaan. Dat is niet zo. Het verbeterprogramma levert weldegelijk zijn vruchten af. In het derde kwartaal van dit jaar volgt, zoals gepland, de eindrapportage. Dat zegt Hans Nijman, chief information officer (cio) bij de gemeente Rotterdam.

Anderhalfjaar na de publicatie van een rapport over de ict-aansturing bij de gemeente Rotterdam presenteerde de Rekenkamer Rotterdam haar tweede rapport: ‘Baat het niet dan kost het wel, onderzoek naar de kosten en baten van grote ict-projecten'. De gemeente stelde naar aanleiding van de problemen een cio aan in de persoon van Hans Nijman. Hij stelt in een reactie op koers te zitten met zijn verbeteraanpak.

Verbetertraject

Wat vindt u van dit tweede rapport van de Rekenkamer Rotterdam?
Hans Nijman: Het beeld dat de rekenkamer schetst klopt in grote lijnen. Ict is bij de gemeente Rotterdam een gevoelig onderwerp dat al jaren op de agenda staat. De Rekenkamer zet het onderwerp weer scherp op de agenda. Het college geeft in een reactie op het rapport ook aan dat het de urgentie van de verbeteraanpak waarvoor ik verantwoordelijk ben, onderstreept en ondersteunt.

Maar…
Maar ik had graag gezien dat het rapport eerder was uitgebracht. Het is gebaseerd op een rapportage die vorig jaar zomer naar de gemeenteraad is gestuurd. Centraal staan zes problematisch verlopen projecten die voor een groot deel al bekend waren uit het eerste rapport van de Rekenkamer. Nu lijkt het net alsof we al die tijd niets zijn opgeschoten, terwijl de geanalyseerde projecten inmiddels vrijwel zijn afgerond. Er is juist een verbetertraject gestart om problemen voortaan te voorkomen. Bijvoorbeeld door het inrichten van een cio-organisatie, een portfoliomanagement en een 'demand vraag'.
De Rekenkamer is ook positief over de ingezette verbeteracties. Ik kom in het derde kwartaal van dit jaar met een eindrapportage. We liggen op koers.

Indirecte kosten

De rekenkamer constateert anders wel in het tweede onderzoek dat de kosten van de concern-ict veertig miljoen euro hoger liggen dan de oorspronkelijke gebudgetteerde 54 miljoen euro. Hoe kan dat dan?
Dit heeft te maken met het niet doorberekenen van indirecte kosten vanuit de bestaande organisatie. Ook zijn er in de business cases te weinig decentrale kosten meegerekend. Het is goed dat de Rekenkamer ons hierop attendeert, maar het ligt allemaal wel genuanceerder. De Rekenkamer vindt bijvoorbeeld dat alle gemaakte kosten moeten worden doorbelast aan de gemeentelijke diensten. Dat vinden wij niet. Je kunt bijvoorbeeld niet het aanschaffen van licenties automatisch decentraal gaan doorrekenen.
Daarnaast is het niet zo dat de gemeente veertig miljoen extra heeft uitgegeven aan ict. Die indruk wordt ten onrechte gewekt. Het is ook een kwestie van definitie: wat reken je mee aan indirecte kosten wanneer een project wordt ingekocht? Maar waar het eigenlijk om draait is de boodschap dat de ict bij de gemeente meer heeft gekost en minder heeft opgeleverd. Daar moet voortaan een stevige aansturing op.

Wat zijn nu de vervolgstappen naar aanleiding van dit rapport?
In juni volgt de behandeling ervan in de gemeenteraad. Er zullen ongetwijfeld afspraken worden gemaakt over hoe er om moet worden gegaan met de aanbevelingen van de Rekenkamer. Het college heeft in zijn reactie, die ook in het rapport staat, aangegeven dat aanbevelingen wel in lijn zijn met acties die al plaatsvinden.

Een van de aanbevelingen van de rekenkamer is om de cio lid te maken van de concerndirectie. Daardoor wordt de positie van de cio sterk genoeg om de ict-belangen op adequate wijze te behartigen. Wat vindt u hiervan?
Momenteel rapporteer ik aan de gemeentesecretaris, wethouder Kriens van Organistie en aan de concerndirectie. Daarbij ben ik de afgelopen twee maanden twee keer bij de directie langsgeweest en heb ik met de directie deelgenomen aan een besloten cio-congres. Ik heb daar voldoende aan. Ik kan mijn boodschap kwijt. Een van mijn eindproducten is straks een advies over de definitieve inrichting van de ict-organisatie. Ik heb nog geen aanleiding gezien om de positie van de cio daarin te veranderen. Wel vind ik dat de post van cio een structurele oplossing moet zijn. Ik ben voor een periode van vier jaar aangesteld. Wat mij betreft blijft daarna de cio-post bestaan. We mogen niet verslappen.

Samenwerking

Anderhalfjaar geleden vertelde u aan Computable dat u voorstander bent van samenwerking tussen de vier grote steden. Is dat gelukt?
Ik ben groot voorstander van samenwerking, maar het is een wel een kwestie van een lange adem. Ik heb regelmatig overleg met mijn collega's van de andere grote steden. In de praktijk blijkt wel dat we eerst onze eigen problemen moeten oplossen, voordat je echt goed met elkaar kunt samenwerken.
Overigens hoeft die samenwerking zich niet te beperken tot Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht. Dat kan ook met andere steden of met de rijksoverheid. Ik volg bijvoorbeeld met grote belangstelling de plannen van Rijks-cio Maarten Hillenaar om de datacentra van het Rijk te consolideren tot een paar grote locaties. Dat kan ook iets voor Rotterdam zijn. Of de DWR, de Digitale Werkomgeving Rijksdienst. Waarom zouden gemeenten hun werkplek niet gezamenlijk kunnen standaardiseren? Bij een ambtenaar van de gemeente Rotterdam gaat het in de basis om dezelfde werkzaamheden als zijn collega in Amsterdam, Eindhoven of op een ministerie.
Waar het mij om gaat is dat het wiel niet steeds opnieuw wordt uitgevonden. Dat klinkt als een open deur, maar het gebeurt nog te vaak. Daarom moeten we samenwerken. Niet zozeer volgens allerlei vaste modellen maar door met elkaar te praten en dingen die goed lopen van elkaar over te nemen. Ik kijk bijvoorbeeld ook naar het bedrijfsleven en ben actief in het cio-platform. Ook daar zijn 'best practices' die we bij de overheid kunnen gebruiken.

Doc.Loods

Een symbolisch project in het rapport van de Rekenkamer Rotterdam is het documentmanagentsysteem (dms) Doc.Loods: nooit afgerond en veel duurder dan begroot. Hoe heeft dit zo fout kunnen gaan?
Ook bij dit voorbeeld vind ik dat het in de praktijk genuanceerd ligt. Het systeem is weldegelijk ingevoerd bij een aantal diensten, de archiveringsfunctionaliteit in dit Hummingbird-product wordt gebruikt en er is een dossiermodule gerealiseerd voor de digitale omgevingsvergunning in het kader van de Wabo. Alleen de gemeentebrede uitrol van de interface van het Hummingbird-product is mislukt. Dat leverde te veel maatwerk op in relatie tot het postvoortgangsproces.
Het grote struikelblok, en dat is een bekend probleem bij een dms, is dat er bij zo'n systeem om te ingewikkelde metadata wordt gevraagd waardoor het voor gebruikers onwerkbaar wordt. Dat was hier ook het probleem. Ik heb op een gegeven moment ingegrepen toen het nog duurder dreigde te worden en heb het stopgezet. We hebben nog gekeken of we Logica, de leverancier ervan, aansprakelijk konden stellen, maar dat zijn lastige trajecten. De eindverantwoordelijkheid ligt immers bij de opdrachtgever. Voor de Rekenkamer is Doc.Loods een goed voorbeeld van een project dat de volle aandacht van de top van een organisatie verdient. Zonder sturing is het risico groot dat het misloopt.

Komt er nog een nieuw dms?
Ik heb in maart 2010 een stuurgroep ingesteld waarin de directeuren uit de lijnorganisaties zijn vertegenwoordigd. Er wordt nagedacht over een nieuw project met minder maatwerk en een veel eenvoudigere gebruikersmodule om documenten op te slaan en op te roepen. Het dms is ook veranderd. Waar het traditioneel was gericht op archivering en een postvoortgangsfunctie is het steeds meer een kennissysteem aan het worden. Het hoeft ook niet per se één systeem te worden. Je kunt ook kiezen voor een archiveringsfunctionaliteit die vanuit andere systemen oproepbaar is. We kijken ook rond of er werkbare oplossingen beschikbaar zijn om tegen beperkte kosten tot een vereenvoudiging van de interface te komen. Ik ben pleitbezorger van open source, zoals Alfresco, én hergebruik.