Dat de invoering van het gemeentebrede documentmanagementsysteem (dms) Doc.Loods in Rotterdam is mislukt, komt door de ingewikkelde metadata. Dat is een bekend probleem in de dms-wereld. De gemeente onderzoekt nu de mogelijkheid of er open source oplossingen beschikbaar zijn om tot een vereenvoudiging van de interface te komen. Dat zegt Hans Nijman, chief information officer (cio) van de gemeente Rotterdam.
Bij de gemeente Rotterdam is vanaf 2004 tevergeefs geprobeerd een nieuw dms in te voeren. De kosten bedroegen ruim tien miljoen euro. Nadat de in 2009 aangetreden cio Hans Nijman merkte dat er een nieuwe budgetoverschrijding dreigde, legde hij het project vorig jaar stil. Doc.Loods is een op Hummingbird-gebaseerd systeem dat door leverancier Logica op maat moest worden gemaakt voor de gemeente Rotterdam.
Cio Nijman wil de nuance aanbrengen dat er weldegelijk functionaliteit is opgeleverd. Zo is Doc.Loods bij een aantal diensten in gebruik, wordt de archiveringsfunctionaliteit gebruikt en er is een dossiermodule gerealiseerd voor de digitale omgevingsvergunning in het kader van de Wabo. Maar de gemeentebrede uitrol van de interface van het Hummingbird-product is mislukt. Dat leverde te veel maatwerk op in relatie tot het postvoortgangsproces
Struikelblok
Nijman: 'Het grote struikelblok, en dat is een bekend probleem bij een dms, is dat er bij zo'n systeem om te ingewikkelde metadata wordt gevraagd waardoor het voor gebruikers onwerkbaar wordt. Dat was hier ook het probleem.' De cio vertelt dat een stuurgroep momenteel op de markt rondkijkt of er werkbare oplossingen beschikbaar zijn om tegen beperkte kosten tot een vereenvoudiging van de interface te komen. 'Ik ben pleitbezorger van open source, zoals Alfresco, én hergebruik.'
Interview
Lees ook het uitgebreide interview met cio Hans Nijman: Verbeterplan ict bij gemeente Rotterdam ligt op koers.
Ik snap niet zo goed hoe een functioneel probleem (teveel metadata, teveel en wildgroei van maatwerk) opgelost kan worden door een ander pakket naar binnen te schuiven. Dan heb je toch weer heel snel hetzelfde probleem?
@xmlfreak: zelfs al zou Logica hebben gewaarschuwd en er niet naar zijn geluisterd blijven ze verantwoordelijk. Althans, in een ver verleden heb ik onderwijs in ICT-recht gehad en daar werd aangegeven dat bij ICT wordt uitgegaan van de ondeskundigheid van de opdrachtgever en de deskundigheid van zich als zodanig opwerpende leveranciers en adviseurs. Daaraan werd verbonden dat een leverancier of adviseur daadwerkelijk zijn medewerking aan een project moet opzeggen om mede-aansprakelijkheid bij een eventueel debâcle te ontlopen. Dit was in de 80’er jaren en is weliswaar allang geen staande praktijk meer.
Het zou op zich allemaal niet zo spannend en bijzonder zijn ware het niet dat er met dit leerproces 10 miljoen euro belastinggeld is verbrand.
Gemeente Rotterdam roept al jaren dat ze een Oracle tenzij beleid heeft, deze software is waarschijnlijk naar binnen gesmokkeld. Hadden ze Oracle/Stellent software gebruikt was dit niet gebeurd.
@Erwin van Boven: Toevallig werk ik bij HP, en toevallig gebruiken wij zowel intern als extern heel veel Sharepoint. Denk dat de hoeveelheid informatie die daarin is opgeslagen toch wel van een heel ander orde grootte is dan Gemeente Rotterdam. Vraag me dus af hoe je bij jouw stelling komt
“e gemeente onderzoekt nu de mogelijkheid of er open source oplossingen beschikbaar zijn om tot een vereenvoudiging van de interface te komen.”
Dit slaat toch als de spreekwoordelijke tiet op een piano. Wat heeft closed of open source te maken met “een “interface vereenvoudigen”???
Ik ben heel benieuwd naar:
1- Heeft gemeente R`dam eerst rondgekeken en overlegd met andere gemeenten om te weten wat hun ervaring en oplossingen zijn,
2- waarom voor dit product is gekozen, en niet bijvoorbeeld voor een gezamenlijk product met een andere gemeente (Joint Venture)
3- heeft gemeente R`dam een haalbaarheidstoets gedaan om te kijken of dit product het juiste is,
3- Wat Logica te zeggen heeft over wat er gebeurd is! Interessant te weten waarom dit project is misgegaan, los van wat gemeente R`dam zegt.
Het in lijn houden van metadata bij een DMS is an sich geen probleem, maar het goed opzetten is lastig. Archivaris is niet zo maar een beroep geworden. Ik heb laatst een blog hierover geschreven voor de liefhebbers: http://www.invantive.com/invantive/blog/entryid/9/langdurig-rendement-van-je-documenten-dankzij-proces-referentiele-metadata-en-tijdreizen
De heer Guido Leenders heeft gelijk. Metadata bij een DMS hoeft geen probleem te zijn. Men moet alleen wel vanaf de start van het project de juiste vakmensen bij halen; zoals mensen met een archivaris/DIV-achtergrond op HBO-niveau. En die zijn bij de gemeente Rotterdam gemakkelijk te vinden. Die vakmensen kunnen met behulp van een informatieanalist de metadata zodanig beschrijven dat andere ICT-ers ook snappen hoe men digitaal moet omgaan met archieven, postvoortgang- en afdoeninggegevens, zaaknummers, et cetera. Als dat gedaan is, kan de projectgroep een product selecteren dat voldoet aan de eisen van DIV (DIM), het centrale archief en de Rotterdams ambtenaar die gedacht wordt om “zaaksgewijs” te werken.
Door een slechte start door de Bestuursdienst en commercieel geklungel van Logica is men na jaren vastgelopen en frustreert het DMS andere projecten.
Het is overigens fijn om te horen dat de heer Nijman niet meer alleen Microsoft en Oracle propageert, maar ook voor Open Source is (al zijn open standaarden belangrijker).