Sociaal projectmanagement: 5 populaire trends

De Britse wetenschapsjournalist Matt Ridley beweert: ‘Innovatie komt tot stand wanneer ideeën seks met elkaar hebben'. Denk maar aan walkietalkies die aan telefoons werden gekoppeld, waaruit de mobiele telefonie werd geboren. Projectmanagement ondergaat op dit moment een soortgelijke transformatie. Door haar aanpassing aan sociale mediatoepassingen wordt de samenwerking bevordert en verbeteren projectresultaten. In deze whitepaper wordt uiteengezet wat sociaal projectmanagement is en hoe het de levens van projectdeelnemers verbetert.

Een project is een tijdelijk sociaal systeem, waarin mensen samenkomen om aan een gemeenschappelijk doel te werken. Dit kan de lancering van een satelliet in de ruimte zijn, de herkiezing van een politieke partij of het op de markt brengen van een baanbrekend nieuw product voordat de concurrentie dit doet. De sleutel tot succesvol projectmanagement is daarom inzicht in hoe je een tijdelijk sociaal systeem beter laat presteren: de kernvraag voor elke projectmanager.

Sociale media danken hun bekendheid aan en zijn enigszins toegeëigend door toepassingen als Twitter en Facebook. Dit heeft tot een algemene misvatting geleid dat sociale media zich hoofdzakelijk richten op privégesprekken en tijdverspillend zijn. Dat klopt helemaal niet. Sociale media zijn een revolutie op het gebied van media en communicatie. De wereld was ooit zoals in de televisieserie ‘Mad Men', toen communicatie nog éénrichtingsverkeer was. Je luisterde naar de radio, keek televisie, las de krant, luisterde naar de directeur, etc.

Sociale media hebben van deze infrastructuur tweerichtingsverkeer met heel veel rijbanen gemaakt, waar werkelijk iedereen in staat is met wie dan ook te communiceren. Snel, doeltreffend en gratis. Daarom wekken sociale media de verwachting een bevrijder van projecten te kunnen zijn. Maar zoals projectmanagers overal ter wereld kunnen beamen, zijn verkeerde informatie en miscommunicatie de belangrijkste redenen dat projecten mislukken. Of zoals de Ierse toneelschrijver George Bernard Shaw ooit beweerde: ‘Het allergrootste probleem met communicatie is de illusie dat het heeft plaatsgevonden.'

Het eerste inzicht: Projectmotivatie is vaak ver te zoeken
Verbazingwekkend genoeg besteden projectmanagers aanzienlijk veel tijd aan het plannen van resources zoals tijd en geld, maar laten de sociale dynamiek van het team buiten beschouwing. Hebben mensen het naar hun zin? Communiceren ze met elkaar? Vinden ze de uit te voeren taak zinvol? In zijn boek Drive: The Surprising Truth About What Motivates US schrijft auteur Dan Pink werkmotivatie aan drie factoren toe: zelfstandigheid, vakbeheersing en nut. Dat zijn de drie belangrijkste bestanddelen van projecten. Geven we mensen genoeg ruimte om problemen creatief op te lossen? Vertrouwen we mensen om zich te ontplooien door hun taken? Is het zinvol wat we doen?

Sociale mediatoepassingen, uiteenlopend van realtime chatfuncties tot Facebook-achtige nieuwtjes van teamleden, kunnen deze vragen niet direct beantwoorden. Ze kunnen er wel voor zorgen dat teamleden niet langer fysiek bij elkaar hoeven te zitten.

Ze kunnen conversaties en dialogen op gang brengen en gezamenlijk kwesties en problemen bespreekbaar maken, die in de oude wereld onaangeroerd zouden zijn gebleven, omdat communicatie toen zeldzaam en eendimensionaal was. Kortom, sociale toepassingen laten mensen praten en delen.

Het tweede inzicht: Innovatie is een sociale inspanning
Creativiteit en vindingrijkheid worden van oudsher als een individuele activiteit beschouwd. Een eenzame geest komt met een nieuw idee en verandert in zijn eentje de hele wereld. Uit onderzoek naar innovatie is onlangs gebleken dat dit beeld niet klopt. Een nieuw idee is een netwerk. Een netwerk van synapsen dat een nieuwe weg baant in de hersenen. De slagingskans van nieuwe ideeën hangt van sociale ontmoetingen af. Een nieuwe impuls laat de neuronen van de hersenen op nieuwe manieren synapsen vuren. Door het idee te delen, worden de nieuwe inzichten toegevoegd en willen meer mensen dat het idee realiteit wordt.

In het boek Where Good Ideas Come From vertelt Steven Johnson over de uitvinding van GPS. In 1957 maken twee Amerikaanse wetenschappers een apparaat dat luistert naar de signalen die worden uitgezonden door de Russische Spoetniksatelliet. Vol van hun prestatie nodigden ze collega's uit om mee te luisteren naar de signalen, waarna iemand opmerkte dat ze de exacte locatie van de satelliet zouden kunnen bepalen met het Doppler-effect. De bekendheid rondom hun machine groeide en enkele maanden later vroeg hun baas of ze de meting ook konden omdraaien. Met andere woorden, zouden ze in plaats van een bewegende satelliet vanaf een vast punt op aarde ook onbekende punten op aarde kunnen vinden als de locatie van de satelliet bekend was. gps is ontstaan uit ideeën van verschillende mensen. Bovendien is gps een platform voor ideeën geworden. Denk aan alle verschillende manieren waarop gps op dit moment wordt gebruikt: van auto's, vliegtuigen, logistiek van containers tot mobiele telefoons. Ideeën worden verrijkt doordat verschillende mensen erover nadenken en, zoals Steven Johnson het al verwoordde, samenwerking aan één project leidt tot succes.

Het derde inzicht: Werk samen met je vrouw of wie dan ook
De kennis en vaardigheden van een bedrijf bleven vroeger altijd binnen de muren. Als je een probleem of vraag had, vroeg je advies aan iemand binnen het bedrijf. Vaak iemand die dicht bij jou in de buurt zat. Tegenwoordig ben je een paar muisklikken verwijderd van deskundig advies op wereldniveau, of het nu gaat om het programmeren van software of het pokerspel Texas Hold'Em. Dit zijn zogenaamde ‘communities of practice' van mensen verspreid over de hele wereld, die toch verbonden zijn door een gemeenschappelijk(e) interesse, waarde of doel. Als je nagaat dat de helft van de mensen online zich heeft aangemeld bij een ‘brand community', zie je pas de mogelijkheden die worden gecreëerd nu geografische beperkingen wegvallen. Projecten worden plotseling transparant en zijn niet alleen toegankelijk voor projectleden, maar ook voor meekijkende CFO's of nieuwsgierige toeschouwers. Daarnaast brengt elk teamlid een netwerk van vrienden, familieleden en kennissen uit het vak mee naar een project.

Deze mensen waren vroeger voor anderen onzichtbaar, maar kunnen nu worden betrokken wanneer andere leden hun kennis willen benutten voor een bepaalde fase van het project (‘Hé, jij kent toch Jane van Toyota Motors. Laten we eens vragen wat zij van dit idee vindt!') Misschien kom je uiteindelijk zelfs uit bij je eigen man of vrouw, maar we laten het aan jou over om te beslissen of dat iets goeds of slechts is.

Het vierde inzicht: Volg de discussie overal
Een belangrijk aspect van innovatieve bedrijven is iets dat ‘lekken van informatie' heet. Dit zijn firma's die hun informatie niet achter gesloten deuren houden, maar in plaats daarvan een omgeving creëren, waarin het delen van ideeën en informatie als een belangrijke succesfactor wordt gezien. Dit kan wel eens de belangrijkste factor zijn om een project te laten slagen. Als mensen zielloze robots waren, zouden we alleen maar een blauwdruk hoeven hebben voor projectmanagement: wat moet er gebeuren en wanneer?

Maar mensen, vooral de getalenteerde personen die we als teamleden willen hebben, zijn vaak vindingrijke wezens die het gezag uitdagen en en passent nieuwe obstakels en uitdagingen tegenkomen. Mensen moeten deze ideeën en inzichten delen om een project levensvatbaar te maken. Sociale mediatoepassingen stellen alle leden in staat de uitwisseling van informatie te volgen als ze een dag niet werken, een week of langer vakantie nemen of, zoals veel mensen tegenwoordig graag doen, van huis uit werken. Deze werkwijze zal voor de komende generaties beslissendzijn bij het kiezen van een werkgever.

Het vier en halve inzicht: Facebook is veel leuker dan Excel
Er is een reden dat sociale media door veel leidinggevenden als tijdrovend worden gezien: het is leuk. Sommigen beweren zelfs verslaafd te zijn geraakt aan het kijken wat vrienden op dat moment doen. Het is net als het lezen van een tijdschrift dat speciaal voor jou is geschreven over de dingen die jij het allerbelangrijkste vindt. Sociaal projectmanagement draait om het halen van inspiratie uit de sociale eigenschappen die Facebook, Twitter en andere toepassingen zo succesvol maken. Van hun gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit tot de gebruikersinterface die mensen herkennen, de nieuwtjes, het live chatten, de discussiefora. Het is dus duidelijk geworden dat teamsamenwerking met gebruiksvriendelijke toepassingen veel meer inspiratie oplevert dan het plannen van het project in een statisch Excel-werkblad.

Het vijfde en laatste inzicht: Welkom bij de realtime economie!
Het belangrijkste woord voor bedrijven in het komende decennium zal ‘Nu!' zijn. Op dit moment kunnen we à la minute de ideeën van consumenten, tactieken van concurrenten en marktbewegingen achterhalen. We leven in een uitdagende wereld, waarin we strategisch moeten denken. Een strategie is per slot van rekening gebaseerd op het concept van vooruitplannen, terwijl de kracht van nu ons dwingt direct actie te ondernemen. Bedrijven kunnen niet kiezen tussen strategisch plannen en realtime activiteiten. Ze zullen beiden moeten doen. Projecten kunnen makkelijk ergens halverwege vastlopen, omdat ze van oudsher tot dagelijkse activiteiten behoren.

In een wereld die nooit stopt, constant online is en waar de mobiele telefoon het belangrijkste gemeenschappelijke apparaat is geworden om toegang te krijgen tot het net, moeten projectmanagers hun activiteiten updaten naar een realtime wereld. Er zijn uiteenlopende manieren om dit te doen, maar een van de eerste stappen is de toepassingen gebruiken die online worden geboden. Dit is een technologische verschuiving, maar kan ook fungeren als een vormgever van de bedrijfscultuur. In plaats van een organisatie als een gebouw met ruimtes te zien, wordt het een symbool voor non-stop communicatie tussen mensen. Een statisch projectplan wordt vervangen door een smeltkroes van inzichten, ideeën en perspectieven. Dit belooft niet alleen projectmanagement te veranderen, maar ook de manier waarop complete bedrijven en organisaties in de 21ste eeuw werken. De vraag luidt: kun je het je veroorloven om hieraan niet mee te doen?

Magnus Lindkvist
Trendspotter, futuroloog en auteur
Projectplace