Bij de gemeente Rotterdam is vanaf 2004 tevergeefs geprobeerd een nieuw documentmanagentsysteem (dms) in te voeren. De uitrol van dit project Doc.Loods is in 2010 stopgezet en blijkt nu op de lange baan te zijn geschoven. Kosten: ruim tien miljoen euro. Dit komt naar voren uit het rapport van de Rotterdamse Rekenkamer.
De Rekenkamer Rotterdam heeft het rapport ‘Baat het niet dan kost het wel, onderzoek naar de kosten en baten van grote ict-projecten' uitgebracht. Daarin staan zes gemeentebrede ict-projecten waarvan er slechts één op tijd en binnen budget is gerealiseerd. Bij geen van de projecten zijn alle geplande baten gerealiseerd en bij één project zijn de baten helemaal niet gerealiseerd. Dit laatste project blijkt het dms-project Doc.Loods te zijn.
In 2004 koos de bestuursdienst van de gemeente ervoor om met een dms te gaan werken. In eerste instantie zou het alleen gaan om de postregistratie en het archiefbeheer. Gekozen werd voor een oplossing van Hummingbird (Open Text Corporation). Uiterlijk medio 2009 moest Doc.Loods (werknaam Rosetta) uitgroeien tot een volwaardig dms voor alle diensten en deelgemeenten van Rotterdam.
Wildgroei
Uit het rapport van de Rotterdamse Rekenkamer blijkt dat op 1 juni 2010 Doc.Loods nog bij geen enkele dienst was ingevoerd. Slechte opleverkwaliteit door de leverancier en inadequaat projectmanagement bij zowel de bestuursdienst (opdrachtgever) als servicedienst (opdrachtnemer) veroorzaakten een forse vertraging.
De technische en functionele problemen bleven echter bestaan: volgens een ict-kwartaalrapportage was een wildgroei aan functionaliteit ontstaan en de geboden functionaliteit werd in het algemeen beschouwd als moeilijk en bewerkelijk. De Rekenkamer toont zich hierbij verbaasd dat gemeentelijke diensten de vrijheid hebben om zelf te bepalen zich al dan niet aan te sluiten op het dms.
Aanloopverliezen
In de loop van 2010 is de uitrol stopgezet. De Rekenkamer schrijft dat het project ook hoogstwaarschijnlijk niet meer wordt afgerond. Doc.Loods is binnen de gemeente nergens als dms in gebruik. Wel is een aantal archieffuncties uitgerold. Van het totale budget van 7,8 miljoen euro, dat tussentijds een aantal keren werd verhoogd, is 6,14 miljoen euro uitgegeven, exclusief de aanloopverliezen van vier miljoen euro die voor de ontwikkeling van Doc.Loods zijn gemaakt. Het project werd stopgezet omdat uit een nadere analyse bleek dat er nog meer geld nodig was om de oorspronkelijk doelstelling van een gemeentebreed dms te kunnen halen. De stuurgroep ECM (enterprise content management) stelde bovendien vast dat 'er sprake is van voortschrijdend inzicht over het delen van documentatie via andere kanalen'.
De Rekenkamer vraagt zich nog wel af of het stopzetten van Doc.Loods gevolgen heeft voor de invoering van de digitale omgevingsvergunning in het kader van de Wabo (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht) in Rotterdam.
Het lijkt erop dat er een hele industrie is ontstaan die zich heeft toegelegd op het zoveel mogelijk laten betalen voor geen resultaat, bij de gemeenten, bij ministeries, andere overheden en niet te vergeten Rijkswaterstaat.
Kom ik nu onder een auto?
Grote gemeenten, politieorganisaties, ministeries en de meeste grote bedrijven denken allemaal dat zij uniek zijn en laten zich vertillen door de blauwe brigades zakkenvullers applicaties te laten bouwen. Zoals eerder opgemerkt zijn deze externe consultants niet gebaat om snel op te leveren en is het maximaliseren van uren en dito tarieven hun voornaamste targets. De kleine aanbieders die wel kennis van zaken hebben worden niet serieus genomen of worden met EU aanbestedingsregels selectief weggefilterd… Inderdaad, wij mogen voor die megalomane onzin van de CTO’s met onze belastingcenten bekostigen.
Zielig, het klopt dat bijvoorbeeld het Directie Team, de Hoofden van Dienst en de OR over projecten vaak steeds weer gekleurde rapportages voorgeschoteld krijgt; meestal te rooskleurige. En als men vanuit Organisatie- en Informatiemanagement toch een negatief resultaat moet meedelen, dan wordt de conclusie omgebogen tot iets positiefs. Dan is er bijvoorbeeld voortschrijdend inzicht ontstaan dat het ambitieniveau hoger moet worden. En dat betekent al gauw een meer uitgebreid systeem tegen hogere kosten dat later opgeleverd mag worden en uitstel voor de projectleider en voor de opdrachtgever. De gebruiker wordt wel steeds negatiever en de afstemming tussen oplevering en implementatie steeds problematischer.
Het zijn nog lang geen Amsterdamse toestanden, maar het gaat er wel meer op lijken.
Het merk SAP lijkt me hierbij niet relevant. Als er falen is bij partijen die SAP toepassen [vnl. bij overheden!!, bijv. NoordHolland] dan komt dat niet door SAP, maar door exotische business regel(-geving) en slecht project management!
Een reactie die ik al eerder plaatste op LinkedIn in de BPM nieuwsgroep n.a.v. de vraag hoe Rotterdam dit had kunnen voorkomen (alle ICT ellende).
Laat ik het proberen met een paar vragen waarop ik het antwoord (van Rotterdam) niet weet maar die ik gemakshalve steeds met een ‘nee’ zal beantwoorden (m.u.v. de laatste).
Is de kloof tussen business en IT gedicht of in ieder geval overbrugd (alignment)? Nee
Bestaan er ondanks dat (geen alignment) toch processen voor IT (Cobit, ValIT, Bisl, ASL, ITIL)? Nee
Is Rotterdam procesgericht (i.p.v. afdelingsgericht) georganiseerd? Nee
Is het dan wel duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is? Nee
Wordt er onder architectuur ontwikkeld, ontworpen, geïmplementeerd? Nee
Weet men wel wat architectuur is? Nee
Maakt Rotterdam een bewuste keuze voor ERP of Best of Breed? Nee
Ziet Rotterdam een DMS implementatie als een organisatieverandering? Nee
Werkt Rotterdam bedrijfsmatig en resultaatgericht en past ze de cultuur daarop aan? Nee
Heeft Rotterdam een externe (i.p.v. interne) focus? Nee
Is de burger dan wel belangrijker dan de (interne) politiek? Nee
Gaat Rotterdam zorgvuldig om met onze belastingcenten? Nee
Voelen bestuurders zich verantwoordelijk voor ICT (zoals dat veelal wel het geval is voor andere PIOFAH zaken)? Nee
Hebben ze daar in Rotterdam wel eens van BPM gehoord? Nee
Zijn alle voorgaande vragen door mij ten onrechte met ‘nee’ beantwoord, ja? Ben ik nog vragen vergeten? Ja, de vraag of er een businesscase is voor elk project (denk het niet of toch ook een ‘ja’)?
Alle vragen toch een ‘ja’, dan heb ik geen flauw idee wat er dan mis is gegaan en hoe dat voorkomen had kunnen worden, maar hoog tijd voor mij om deze dure stad te ontvluchten!