De ict bij de gemeente Rotterdam kost op concernniveau veertig miljoen euro meer dan de 54 miljoen euro die de raad hiervoor beschikbaar heeft gesteld. Dit stelt de Rekenkamer Rotterdam vast na nieuw onderzoek. Daaruit blijkt ook dat bijna alle onderzochte ict-projecten niet volgens planning zijn of worden opgeleverd en veel minder opleveren dan is voorzien.
De Rekenkamer Rotterdam geeft in het rapport ‘Baat het niet dan kost het wel, onderzoek naar de kosten en baten van grote ict-projecten' antwoord op de vraag van de Rotterdamse raad wat de grote ict-projecten kosten en opleveren. Ook oordeelt de rekenkamer in dit rapport over de verbeteracties die het college heeft ingezet naar aanleiding van het eerste rapport van de rekenkamer. Dat rapport ‘Foutmelding in beeld' verscheen in oktober 2009 en gaat over de aansturing van ict-projecten binnen de gemeente Rotterdam.
Kunstmatig verhogen
In de vervolgstudie heeft de Rotterdamse Rekenkamer zes concernprojecten onderzocht. Daarvan is er maar één op tijd en binnen budget gerealiseerd. Bij geen van de projecten zijn alle geplande baten gerealiseerd en bij één project zijn de baten helemaal niet gerealiseerd. Ook nadat de eisen aan de te ontwikkelen nieuwe systemen zijn verlaagd, lukt het niet om binnen budget te blijven. Het totale budget is kunstmatig verhoogd door kosten voor deels mislukte projecten niet af te schrijven maar weer aan het budget toe te voegen, aldus de rekenkamer.
Waakhond
Het zestal ict-projecten bestaat uit twee Oracle-systemen (financiën en personeelszaken), een documentmanagentsysteem, het programma Datachains (een stelsel van basis- en kernregistraties), een belastingapplicatie en het programma Columbus (een aantal exploitatietoepassingen).
Verder concludeert de gemeentelijke waakhond dat vrijwel alle projecten de planning overschrijden, meer kosten dan begroot en minder leveren dan verwacht. Slechts een deel van de beoogde baten is of wordt gerealiseerd. In totaal is er bijna honderd miljoen euro in de ontwikkeling van de systemen gestoken.
Tegenvallers
De rekenkamer constateert dat door het ontbreken van goede kostendefinities niet alle kosten worden toegerekend aan de ict-projecten. Op basis van een eigen definitie heeft de rekenkamer vastgesteld dat de concernprojecten ongeveer veertig miljoen euro meer kosten dan de 54 miljoen euro die de raad daarvoor beschikbaar heeft gesteld.
Opmerkelijk is verder dat de gemeentelijke diensten niet beseffen dat de concernprojecten worden doorbelast. Een goede communicatie hierover ontbreekt. Daardoor worden de diensten geconfronteerd met tegenvallers, wat weer gevolgen kan hebben voor de dienstverlening.
Sterke cio nodig
In 2010 is het college begonnen met het informeren van de raad over de voortgang van de grote ICT-projecten. De voortgang wordt vanaf dat moment positiever gewaardeerd dan daarvoor het geval was. Het college heeft in zijn reactie aangegeven dat dit niet de intentie was en dat het verschil in rapportering ermee samenhangt dat de raad een ander handelingsperspectief heeft dan het operationeel management. De rekenkamer begrijpt dit verschil in perspectief maar niet dat daarom de voortgang anders wordt gewogen.
Het college heeft mede naar aanleiding van het eerste rapport van de rekenkamer een cio (chief information officer) in de persoon van Hans Nijman aangesteld met de opdracht de sturing en beheersing van ict in oktober 2011 op orde te hebben. De rekenkamer vindt dat Nijman voortvarend aan de slag is gegaan om verbeteringen door te voeren, maar dat zijn inspanningen nog te weinig effect hebben gehad. Het college zal daardoor meer tijd nodig hebben om het verbetertraject af te ronden.
De waakhond adviseert het college nogmaals om voor een goede ict-governance een sterke, onafhankelijke positie voor de cio te creëren. Deze aanbeveling stond ook al in het eerste rapport, maar daar heeft het college te weinig meegedaan, besluit de Rotterdamse Rekenkamer.
Zie:
http://www.it-simplification.nl/beslissen-over-ict-valt-niet-mee/
en
http://www.it-simplification.nl/418-ict-afdelingen-van-418-gemeenten/
Jammer dat men toch weer kiest voor verdere versterking van de ICT/CIO rol. Want daar ligt het echt niet aan. Symptomen worden bestreden, oorzaken worden versterkt.
Zie mijn reacties op het artikel van 2009 op deze site:
https://www.computable.nl/artikel/ict_topics/overheid/3109119/1277202/gemeente-rotterdam-faalt-met-prince2.html
Een stukje van mijn reactie in 2009 over verkeerde symptoombestrijding:
Vooral in de rol van de CIO gaat het, zoals zo vaak, mis. De CIO is een leverancier, heeft verantwoordelijkheden voor het leveren van diensten maar zou geen macht mogen hebben voor projecten waarvan de verwachte baten niet binnen zijn domein liggen. In een project board zou de CIO de rol van Senior Supplier (bij een project met een interne leverancier) of een gedeelte van de rol van Senior User (vanuit de technisch support gedachte (SLA); bij een project met een externe leverancier) hebben. Nooit van Executive; de CIO heeft simpelweg geen direct belang bij de Business Case.
Bedrijven gaan echt de verkeerde kant. Een CIO in 2011 kan het niet meer alleen. (Misschien moet de rol van CIO wel anders). We hebben een Chief Process Officer nodig. Iemand die de juiste vragen kan stellen en keiharde afspraken kan maken, zodat we 40 miljoen besparen i.p.v. kwijt zijn. Het ontbreekt in bijna alle bedrijven aan leiderschap. Teveel management vandaag de dag en te weinig visie!
1 TIP: Stel eens de WAAROM vraag!
Langzamerhand moet het toch voor iedereen duidelijk worden dat dit soort problemen structureel zijn en vragen om een radicale oplossing. De overheid zelf is simpelweg niet meer in staat om ICT projecten te managen. Ambitieuze plannen blijken steevast te verzanden in een zompig moeras van incapabele en besluitenloze ambtenaren en leveranciers die hier weer handig hierop in spelen.
Als de overheid haar ICT ambities niet matigt, gaat zij er in de toekomst een nog hogere prijs voor betalen.
Er wordt toch een programma van eisen geschreven. Aan het eind staat dan toch “het bedrijfsvaardig opleveren binnen een gestelde datum” dan kan het toch nooit meer kosten en wordt het op tijd opgeleverd. Of zit de betreffende projectleider te slapen. Zo ja direct ontslaan.
@E.Doller
Nog een CxO functie erbij? Al die managers in staffuncties met macht maken de problemen alleen maar groter. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden in de lijn, daar gaat het om.
Wanneer je bedoelt dat er minder intern gericht moet worden en meer met processen gericht op de “klant”, dan zijn wij het eens.
Ik kan mij trouwens goed voorstellen dat het artikel achter deze link heel herkenbaar is voor Rotterdamse betrokkenen.
http://www.projectenmanagen.nl/gastcolumns/prince2-bureaucratisch
Inderdaad. Dit is weer zo voorspelbaar. En de reactie is ook weer voorspelbaar (“Sterke cio nodig”): we hebben een ‘zware’ manager nodig.
Onzin. We hebben een >capabele< manager nodig, die zorgt dat de mensen het juiste op het juiste moment doen. Het is zo bekend wat je moet doen om projecten op tijd het juiste te laten leveren. Professionals kunnen dat dan ook gewoon. Blijkbaar zijn ook hier weer amateurs aan het werk.
Falende projecten leveren toch juist geld op? Daar hebben we boeteclausules voor. Of kan de overheid alleen eisen en dwangsommen stellen aan burgers en niet aan bevriende projectleiders/software vriendjes/bevriende detacheerders die naar binnen worden gehaald? De volgende CIO (en de daaropvolgende) kunnen niks met halbakken afspraken en projecteisen. Zet nou is iemand neer met verstand van IT en niet weer de eerstvolgende manager zonder een clou van wat er moet gebeuren.
@Nico. Ik weet wel zeker dat wij het eens zijn. Uiteraard gericht op de klant. Functies doen er ook niet zo toe, het gaat hier nog steeds om gewoon “gezond verstand”. Gewoon even 5x die waaromvraag stellen. Dat kan iedereen. Weet je wat je kan doen met 95 miljoen? Ik wel, maar de Gemeente Rotterdam duidelijk niet!