Het ministerie van Defensie laat een haalbaarheidstoets uitvoeren naar de uitbesteding van ict-taken. Branchevereniging ICT~Office organiseert hiervoor een workshop waarin vertegenwoordigers van marktpartijen en Defensie bediscussiëren welke sourcingsscenario's haalbaar zijn. Vorig jaar peilde het ministerie al via marktverkenningen of uitbesteding als haalbaar werd gezien. Een paar jaar terug was het afstoten van grote delen van de ict nog onbespreekbaar.
In 2002 wilde Defensie zijn gehele ict-tak DTO afstoten. Dat leidde tot veel protest en onrust, waarna dit plan in 2005 werd ingetrokken. Inmiddels is uitbesteding weer bespreekbaar, ingegeven door de forse bezuinigingen die krijgsmacht te wachten staat. Op woensdag 20 april organiseert ICT~Office voor Defensie een ict-haalbaarheidstoets waarin met marktpartijen wordt besproken of het zinvol is ict-activiteiten uit te besteden.
De toets is een product van ICT~Office en is in samenwerking met de overheid opgezet om de uitvoering van ict-projecten beter te laten verlopen door leveranciers vooraf al te raadplegen over de haalbaaarheid ervan. De toets levert een advies op over of en hoe een project een succes kan worden. In de toets die nu voor Defensie wordt georganiseerd zal er extra aandacht zijn voor de enorme bezuinigingsplannen die het ministerie eerdaags bekendmaakt. Daarin kunnen al vergaande beslissingen voor de ict-huishouding van Defensie zijn opgenomen.
Vorig jaar zette het ministerie van Defensie het onderwerp al op de agenda. Het organiseerde marktverkenningen om te bepalen op welke manier ict-taken het beste kunnen worden belegd: bij de eigen ict-organisatie Ivent, marktpartijen of een combinatie ervan.
Ivent
Ivent (drieduizend man) beheert bij Defensie bijna zestigduizend werkplekken, de onderliggende ict-infrastructuur, componenten en applicaties. Ook ondersteunt de bedrijfsgroep de operationele informatievoorziening van de land-, lucht- en zeestrijdkrachten en Marechaussee bij militaire operaties, oefeningen en commandovoeringondersteuning. Ivent coördineert regelmatig aanbestedingsprojecten, zoals Speer, de opslagtender en recent een grote aanbesteding voor ict-inhuur.
Ik kan blijkbaar niet groot denken.. Maar hoe kan uitbesteden bij zo’n groot bedrijf nou besparing opleveren? Alles gaat toch al in mega-hoeveelheden.. Je hebt dan toch overal fulltime consultants nodig, en die zijn toch goedkoper in eigen dienst dan ingehuurd?
Waar zit de kneep dat het uitbesteed goedkoper is
York, daar gaat het niet om. Het gaat erom dat er geroepen is dat er bezuinigd moet worden, en dus is er een of andere hoge ICT pipo die roept dat hij dat wel voor elkaar krijgt. Wat gebeurt is dat er een ondersoek plaatsvindt en een rapport wordt opgesteld waarvan de strekking vooraf al bekend is, zodat ze “iets” kunnen doen. Het maakt niet uit of het echt geld oplevert, als ergens maar in een of ander rapport staat dat het geld heeft opgeleverd.
Over een paar jaar als er weer bezuinigd moet worden, wordt weer alles geinsourced. Want dan zit er weer een andere hoge ICT pipo die op zijn beurt weer op dezelfde manier goede sier wil maken met een op nepotisme gebaseerd rapport, maar waarmee hij wel kan zwaaien om zogenaamd aan te tonen dat zijn acties effect hebben gehad.
En zo is de lucratieve baantjesmolen en het geld doorschuiven onder bevriende onderzoeksbureau’s weer rond.
Uitbesteden de oplossing??
De kosten moeten lager. Dat is helaas bij uitbesteden geen opgelegd pandoer. Je zult veel energie moeten steken in het managen van de externe partij. Daarbij vraagt het ook veel van de opdrachtgevers. Ze zullen heel goede requirements en acceptatie voorwaarden moeten beschrijven. Je zult krijgen wat je vraagt en wijzigingen moeten betaald worden. Zo komen wel alle nu verborgen kosten boven water en je zult over elke wijziging een afgewogen beslissing moeten maken.
Deze beheer afdeling moet relatief goed opgeleide mensen hebben dus kostbaar. Veel tijd zal in het contractmanagement gestoken moeten worden. Daar waar de ene partij dacht dat het onderdeel van het contract was zal de ander het tegendeel beweren. Veel vechten dus. En voor d eopdrachtgever valt het altijd tegen : er is vaak extra budget nodig.
Beter lijkt het om de bestaande systemen uit te laten sterven en zolang het duurt zelf te onderhouden. 3000 man lijkt me een behoorlijk kritische massa die zelf veel know how heeft. Ga voor het aanschaffen van nieuwe systemen over op standaardsoftware en laat die door een externe partij onderhouden. Dan kan je via natuurlijk verloop je bezetting op laten lossen.
Geen bezuiniging op korte termijn maar wel blijvend.
Het geeft de ruimte voor een geleidelijke cultuuromslag en ruimte voor anders denken. Hier bedoel ik mee het leren denken over de juiste requirements zodanig dat er geen customized software gebouwd hoeft te worden. Dat laatste is nl. altijd weer een reden om het “zelf maar te gaan doen” waarna je na enkele jaren weer een grote automatiseringsafdeling hebt.
In het kader van budgetten verlagen is deze aanpak niet zo’n beste route je kan niet snel al je kosten extern brengen.
Ai ai, als het onbeheersbaar dreigt te geraken wordt het geoutsourced. Als later blijkt dat het niet helpt wordt het weer geinsourced….
De opmerkingen hierboven verbazen mij. Het zijn algemeenheden die gelden onder normale omstandigheden. Er blijkt geen kennis van de situatie bij Defensie uit. Juist die lokale situatie maakt uitbesteden zo urgent.
Enkele jaren terug zat ik in een project bij Defensie. Zodoende had ik te maken met DTO, de Defensie telematica-organisatie. Mijn waarnemingen zijn gedateerd, maar ik meen dat een bedrijfscultuur niet snel verandert en dat ik nog wel uitspraken kan doen die grotendeels geldig zijn.
DTO (nu dus Ivent) werkte in een bedroevend laag tempo en leverde beroerde kwaliteit.
Coördinatie van werkzaamheden met DTO verliep uiterst moeizaam. In een stuurgroepvergadering van het betreffende project zei de baas van DTO letterlijk: “DTO laat zich niet aansturen.”
DTO had toen net voorkomen dat defensie-onderdelen voor ICT-opdrachten de markt opgingen. Gedwongen winkelnering noemen we dat. Diezelfde DTO-baas vierde dat door in diezelfde stuurgroepvergadering te zeggen: “Jullie kunnen toch niet om ons heen.”
Het is hoog tijd dat concurrerende partijen toegang krijgen tot de budgetten die Defensie denkt te gaan besteden aan ICT. Elke onderneming is dienstbaarder, goedkoper en beter dan DTO.
En als over een paar jaar het stof is neergedaald en er enigszins normale verhoudingen zijn ontstaan, dan pas kunnen we gaan nadenken over insourcen.
Het gaat bij de Overheid niet om geld. Poen zat. Er is nog geen ambtenaar geweest, die naar ROI kijkt. Er moeten gewoon ambtenaren weg van de politiek. Maakt niet uit, wat dat kost. Daarom breng alle ICT binnen de Overheid naar de Markt en voer met een paar ambtenaren wat regie.
Uitbesteden is natuurlijk de manier om als overheid toch mensen te kunnen ontslaan. Ik vrees dat dit het belangrijkste verkoop argument is van veel IT dienstverleners. Overigens is mijn ervaring dat bij IVENT goede mensen rondlopen. Een aanwinst voor menig bedrijf.
@Jan. Misschien mogen de goede mensen een lange tijd op de payroll van de Insourcer.
Als je een simpele rekensom maakt dan zie je dat er op dit moment al een hoop kan worden bezuinigd zonder eerst naar outsourcing te kijken.
Defensie heeft een kleine 70.000 werknemers (2010)daarvan zijn een ca. een kwart burgers.
Als ze 60.000 werkplekken beheren dan zitten er wel heel veel mensen op kantoor? daar kunnen er vast zo’n 10% vanaf…
Daarnaast is het wel een zeer ruime IT organisatie met 1 IT’er op 20 werkplekken.
Dan zou je denken dat ze alles wel zelf kunnen, maar er wordt door Defensie ook nog fors ingehuurd voor diverse projecten… weer een plek waar behoorlijk kan worden bezuinigd.
En dan als laatste opmerking, we zijn onder andere uit Afganistan vertrokken omdat de 1200 man die daar zaten een grote belasting op de hoeveelheid personeel was. Als je 4 lichtingen afwisselt heb je 4.800 man nodig met bijv. nog een 1000 man in NL voor ondersteuning. Waar zitten die andere ca. 45.000 !! soldaten dan ???
Als je moet bezuinigen zou ik als allereerste er de politiek van moeten overtuigen dat dit wat wat gebieden niet noodzakelijk is en dus alleen maar belastinggeld kost. Door te roepen “We gaan bezuinigen” moet je als politieke organisatie ook de valkuilen in beeld brengen. De meeste kamerleden denken door deze kreet te slaken dat ze het goed doen. De consequenties kunnen geheel averechts uitpakken. O.a. Defensie is een speelbal van de politiek. Bij elke andere regering moet er zonodig weer iets, en het liefst iets anders, geroepen worden. Het klinkt leuk, outsourcen maar als je een eigen ICT organisatie hebt van 3000 man/vrouw, moet je investeren in je eigen personeel. Er is zoveel specifieke ICT kennis benodigd bij Defensie, dat inhuur misschien een oplossing kan zijn (en dit gebeurd al op vrij grootte schaal). Om als organisatie er ook beter van te worden moet je vervolgens de ingehuurde expertise “exploiteren” zodat je ook je eigen personeel kan opleiden en daardoor minder expertise hoeft in te huren. Let ook op valkuilen van b.v. de standaard software (SW)en hardware (HW)aanschaffen. Een groot nadeel is dat een ciciele SW en HW leverancier meerdere malen aan een product geld moet verdienen. Dit geschied meestal, door na een upgrade van een product, vervolgens te stellen dat het “oude” product door de leverancier niet meer ondersteund wordt. Je bent dan bijna verplicht een upgrade uit te voeren. Als je dan b.v. in het geval van een operating systeem, daarna ook nog verplicht bent om je HW te vervangen omdat de nieuwe SW niet de verouderde HW ondersteunt, is de cirkel rond. Heb je dan expertise binnen je eigen organisatie kan je langer van een product (HW en SW) gebruik maken en hoef je niet periodiek (elke 3 jaar) het geheel te vervangen. Een mogelijke besparing dus. Je houd dan als bedrijf de controle in eigen hand en je hoeft niet met elke nieuwe versie mee.
Ik kan me ook niet voorstellen dat als je als externe organisatie in zee gaat met Defensie, dat je de boete clausules leuk gaat vinden, tenzij je wel heel sterk in je schoenen staat. Defensie is en blijft een “niet standaard” bedrijf.
Ik wens een ieder veel wijsheid toe bij het nemen van zulke beslissingen.