Door middel van het meten of schatten van de omvang van de applicaties binnen het applicatielandschap en het toewijzen van de it-kosten aan deze applicaties, kunnen inzichten worden verkregen die het mogelijk maken om het applicatielandschap op een effectieve manier te besturen.
Op dit moment zijn veel organisaties bezig met het ‘rationaliseren van het applicatielandschap’. Men heeft namelijk vaak het gevoel dat er teveel applicaties in gebruik zijn en dat het onderhoud ervan teveel geld kost. Niet zelden is het applicatielandschap door de jaren heen vertroebeld en uitgedijd door overnames en/of fusies. Het gevolg hiervan is vaak dat niemand meer weet wat alle applicaties precies doen en dat de kosten van het onderhoud en beheer, soms onbewust, enorm zijn toegenomen.
Het rationaliseren van het applicatielandschap kan in verschillende gradaties, van het volledig uitbesteden van het landschap naar andere partijen tot het uitfaseren of herbouwen van een enkele applicatie. Een belangrijke voorwaarde voor het maken van gerichte en onderbouwde beslissingen is echter dat men eerst inzicht krijgt in het kostenniveau van de applicaties binnen het landschap en de functionaliteit die wordt geboden aan de klant of gebruiker. Een belangrijke vraag die hierbij gesteld moet worden is hoe dit kostenniveau zich verhoudt tot wat gebruikelijk is bij branchegenoten. Benchmarken van de prestaties is een cruciale activiteit om het verbeterpotentieel in kaart te brengen en op basis daarvan te gaan besturen. Het verkrijgen van dit inzicht en het besturen op basis van dit inzicht, wordt ‘Applicatie Portfolio Control’ genoemd. Het vergelijken op basis van een objectieve maatstaf is hierbij een belangrijk onderscheidend aspect.
Kostenvoordelen bepalen
Een zeer belangrijke vraag voor een it- bestuurder is: ‘Is het mogelijk kostenvoordelen te halen door middel van het op een andere manier inrichten van de IT functie?'
Bij het beantwoorden van deze globale vraag gaat het erom alle relevante kostenbepalende factoren in beeld te brengen die leiden tot het gevraagde inzicht. Deze vraag kan bijvoorbeeld verder worden onderverdeeld in vragen als:
• Uit welke verzameling applicaties bestaat het applicatielandschap?
• Wat is de functionele omvang per applicatie?
• Welke applicatiegerelateerde diensten worden geleverd door de it-organisatie?
• Welke (toekomstige) kosten kunnen worden toegewezen aan deze diensten en/of applicaties? En welke direct of indirect?
• Hoe verhoudt de kostenstructuur van het gaande houden van de operatie zich tot de kostenstructuur van vernieuwing van de operatie?
• Welk deel van de kosten is daadwerkelijk direct beïnvloedbaar?
• Hoe effectief is de mensbezetting in relatie tot de functionele omvang en overige kenmerken van het applicatielandschap?
Deze lijst met vragen ten behoeve van de analyse is niet limitatief en/of volledig, maar ondersteunend aan de beeldvorming.
Basis voor analyse
De basis voor de analyse is het meten of schatten van de functionele omvang van de applicatieportfolio. Dit kan voor een specifiek domein worden uitgevoerd, of voor de gehele portfolio. Veelal wordt de functionele omvang geschat waarbij onnauwkeurigheden in de individuele schattingen door het grote aantal applicaties worden geëlimineerd. Het schatten kan (indien beschikbaar) op basis van bijvoorbeeld lines of code worden gedaan en worden omgerekend naar de gewenste ‘unit of measure', zoals bijvoorbeeld functiepunten. Er zijn voldoende middelen om deze exercitie uit te voeren in relatief kort tijdsbestek. Kosten direct gerelateerd aan de applicatie, worden direct aan die applicatie toegewezen. Denk aan licentiekosten, specifieke hardware en onderhoud.
Kosten die geen directe relatie hebben met één of een groep applicaties worden toegewezen aan het gehele applicatielandschap. Dit wordt vervolgens verdeeld naar rato van de functionele omvang.
Op deze wijze kunnen diverse doorsneden worden gemaakt waarbij de eenheid per functiepunt inzicht biedt in de absolute kosten en de relatieve verdeling per functiepunt. Schematisch is een nevenstaande indeling (met fictieve getallen) mogelijk.
Analyse van portfolio
Na het in kaart brengen van de applicatieomvang en de kosten per functiepunt per applicatie, kunnen de analyses van de portfolio plaatsvinden. Een mogelijke analyse is bijvoorbeeld de kosten per functiepunt af te wegen tegen het belang van de applicatie, wat kan leiden tot een figuur als hiernaast.
Uit de figuur wordt duidelijk dat applicatie E een grote functionele omvang en een laag belang kent, maar dat er wel hoge kosten aan het beheer van deze applicatie verbonden zijn, die ook nog eens duidelijk boven het marktgemiddelde liggen. Op basis van deze analyse zou kunnen worden onderzocht of deze applicatie kan worden uitgefaseerd. Als de functionaliteit toch nodig blijkt te zijn, dan kan een herbouwtraject of een pakketoplossing wellicht leiden tot lagere kosten per functiepunt. Een business case hiervoor is relatief eenvoudig te maken. Applicatie A kent ook hoge kosten per functiepunt. Dit is echter een kleine applicatie die van groter belang is voor deze organisatie. Misschien zou het uitvoeren van perfectief onderhoud de kosten per functiepunt omlaag kunnen brengen, maar dit gaat absoluut gezien weinig opbrengen vanwege de kleine omvang. Het is goed te zien dat applicaties B, C en D qua kosten per functiepunt onder het marktgemiddelde liggen. Hierdoor is de verwachting dat voor deze applicaties geen substantiële kostenreductie realiseerbaar is.
Op een vergelijkbare manier kunnen vele andere analyses worden uitgevoerd, waarbij de it-bestuurder op basis van kwantitatieve data, gerichte en onderbouwde beslissingen kan nemen om zodoende het totale kostenniveau van het beheren van het applicatielandschap te verlagen.
