Wanneer is het tijd voor nieuw ERP-systeem?

Het overgrote deel van de in Europa in gebruik zijnde erp-systemen is meer dan vijf jaar oud. Eén op de vijftien systemen is zelfs ouder dan vijftien jaar en voldoet volgens de gebruikers niet meer aan de vraag van deze tijd. Maar wanneer is het precies het juiste moment om een nieuw erp-systeem aan te schaffen. Verderop in dit artikel volgen tien vragen die misschien enige soelaas bieden.

De enige constante in het leven is verandering. Neem als voorbeeld de verwerkende industrie. De globalisering heeft deze sector gedwongen te veranderen aangezien het moet concurreren met jongere modellen voor een plek op het wereldpodium.

Operational excellence is een vereiste om te concurreren met wereldwijde markten. Volgens een recent onderzoek, dat is uitgevoerd door IDC Manufacturing Insights in opdracht van Infor en IBM, blijkt dat fabrikanten hun organisaties significant complexer vinden dan vijf jaar geleden, waardoor het lastig is deze opgave te vervullen.

De rol van technologie wordt in het onderzoek gezien als een belangrijk instrument om complexiteit aan te pakken en de prestaties te verbeteren, maar het lijkt erop dat er scheuren beginnen te verschijnen in de mogelijkheden die verouderde erp-systemen kunnen bieden.

Volgens het onderzoek is 62,3 procent van de erp-systemen in West-Europa tenminste vijf jaar oud, 18,7 procent tussen de 10-15 jaar oud en 7 procent zelfs ouder dan vijftien jaar. Gezien het feit dat de levensduur van de meeste erp-systemen tussen de vijf en zeven jaar ligt, is het niet verwonderlijk dat erp uit zijn jasje groeit.

Zelfs vijf jaar geleden werden systemen geïmplementeerd om een reeks functies en processen te ondersteunen die zich sindsdien ontwikkeld hebben. Nieuwe prioriteiten zijn naar de voorgrond geschoven die de functionaliteiten uitdagen en waardoor fabrikanten zich afvragen hoe lang ze het nog met hun systemen kunnen volhouden. Kortom, de vraag rijst: Wat is het juiste moment om erp te vervangen?

De volgende tien vragen kunnen hierbij helpen:
1) Stel je de juiste vragen? Als bedrijven naar winstgevendheid kijken en zichzelf de vraag stellen 'kan ik het mij veroorloven mijn bestaande erp-systeem te vervangen?' kan die enkel en alleen beantwoord worden door gelijktijdig de vraag te stellen 'hoe lang kan ik het mij nog veroorloven om mijn bestaande erp-systeem niet te vervangen?'.
2) Wat is er veranderd? Het kan zijn dat uw bedrijf tien jaar geleden slechts beschikte over een locatie en een fabriek. En dat als het gevolg van diverse overnames het bedrijf nu wereldwijd operatief kan zijn vanuit een aantal fabrieken met een uitgebreid productaanbod. Indien veranderingen op deze schaal hebben plaatsgevonden, is het hoogstwaarschijnlijk dat het erp-systeem zijn grenzen bereikt of er al overheen zit.
3) Beperkt een sterk op maatgemaakte legacy-omgeving operationele excellence? Een legacy systeem is wellicht niet in staat toenemende complexiteit aan te pakken die inherent is aan Bills of Material (BOMs), technische veranderingen, inkoop, productieplanning en traceerbaarheid – die allemaal weer met de winstgevendheid samenhangen.
4) Gaat je downtime – waarin de productie wordt onderbroken – omhoog? Indien op maat gemaakte systemen niet langer ondersteund kunnen worden en een downtime veroorzaken, hoeveel productiviteit gaat dan verloren?
5) Probeer je een vierkant voorwerp in een rond gat te stoppen? Indien je tracht businessprocessen te adopteren die passen bij het erp-systeem, in plaats van andersom, is het misschien tijd dat te herzien.
6) Kun je altijd voldoen aan de voorwaarden van klanten en leveranciers? Als het erp-systeem je in de steek laat voor wat betreft het delen van informatie en samenwerken, is dit een onwaarschijnlijk houdbare situatie in een tijdperk waarin, volgens onderzoek van IDC, klanttevredenheid de belangrijkste prioriteit is.
7) Spreken je systemen dezelfde taal? Indien ongelijksoortige legacy systemen niet direct kunnen communiceren, en een handmatig middel vereisen om informatie te integreren, riskeert men door deze onnodige stap fouten.
8) Is je organisatie afhankelijk van spreadsheets? Indien spreadsheets heer en meester blijven binnen je organisatie, is het wellicht tijd om naar een systeem te kijken dat de rapportagetijd kan verminderen en waardevolle bronnen kan vrijmaken zodat men zich kan richten op strategische besluitvorming.
9) Kun je bids en projecten winstgevend beheren? Uit het onderzoek blijkt dat bid- en projectmanagement worden gezien als een prioriteit voor de komende twee jaar, maar dat respondenten merken dat hun erp-systeem tekortschiet om dit te ondersteunen. Indien een erp-systeem bid- en projectmanagement niet kan stroomlijnen, wordt het tijd om dit struikelblok te verwijderen.
10) Schrik je van het vooruitzicht van nieuwe wetgeving? In een tijdperk met veel regelgeving is het vanzelfsprekend dat systemen uitgerust worden met voldoende flexibiliteit om te voldoen aan de voorwaarden. Als de gedachte aan de implementatie van nieuwe voorschriften je slapeloze nachten bezorgt, is het waarschijnlijk tijd voor heroverweging.