Denk aan dataportabiliteit bij cloud computing

Cloud computing is een recente ontwikkeling die het mogelijk maakt om complexe ict-functionaliteit als dienst via het internet af te nemen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de leerlingenadministratie of een roosterapplicatie, of om voorzieningen voor elektronisch samenwerken zoals email en agenda. Als je overstapt van een softwareprogramma dat op je pc of netwerk staat naar een cloud service, gaan de gegevens waar je mee werkt meestal mee. Het kunnen verplaatsen van gegevens wordt dataportabiliteit genoemd.

Het voordeel van cloud computing is dat zowel de software als de gegevens overal en altijd beschikbaar zijn, zolang je maar toegang hebt tot het Internet. Een ander voordeel is dat je niet meer zelf verantwoordelijk bent voor het up-to-date houden van de software; dat doet de cloud-leverancier. Ook zorgt hij vaak voor de techniek en voor professionele backupfaciliteiten. Er is echter een sluimerend risico: als gebruiker of eigenaar dreig je een deel van de zeggenschap over je gegevens te verliezen. Het is bijvoorbeeld lang niet altijd zo dat je de data die ‘in de cloud' zijn opgeslagen, gemakkelijk ergens anders kunt plaatsen, bijvoorbeeld toch weer op de eigen apparatuur of bij een concurrerende aanbieder. Dit betekent dat je voor het behoud van je data vastzit aan die ene aanbieder. En dat kan een probleem zijn als je niet meer tevreden bent over de aanbieder of als de aanbieder stopt met zijn dienstverlening. Dan wil je je gegevens op kunnen pakken en er ergens anders mee verder werken, zonder verlies van functionaliteit of van gegevens.

Noodzaak van dataportabiliteit

Aan het plaatsen van gegevens in de cloud zijn risico's verbonden. Deze risico's hebben te maken met het feit dat je de primaire controle over de data uit handen geeft. Het is vaak onduidelijk op welke manier de gegevens die in de cloud gestopt zijn, terug te halen zijn naar de eigen computer. Naadloos gegevens van de ene cloudaanbieder naar de andere kunnen verplaatsen, is helemaal zeldzaam. Het niet of niet effectief kunnen porteren van gegevens betekent in de praktijk dat eindgebruikers, als ze eenmaal begonnen zijn, vastzitten aan een cloudaanbieder. Alleen door bestaande data als verloren te beschouwen, is het mogelijk om terug te gaan naar een niet-cloudgebonden oplossing of over te stappen op een andere aanbieder.

De belangrijkste voorwaarde om data te kunnen uitwisselen tussen twee cloudapplicaties, is dat beide applicaties dezelfde 'taal' kunnen spreken. Ze moeten hun gegevens beschikbaar kunnen stellen op een manier waar andere applicaties mee kunnen werken. Als er een formaat is waar meerdere toepassingen mee overweg kunnen, spreken we vaak van een standaard. Vaak zijn standaarden vastgelegd door een onafhankelijke partij. Sommige van deze standaarden zijn vrij beschikbaar (zogeheten open standaarden); andere kunnen met voorwaarden (zoals een financiële vergoeding) belast zijn.

Meer spelers

In de praktijk geldt dat de mogelijkheden voor dataportabiliteit beïnvloed worden door een aantal factoren. Naarmate er meer spelers op dezelfde markt zijn, is de hoeveelheid opties om te schakelen meestal ook groter. Voor aanbieders is het namelijk aantrekkelijk om mensen over te kunnen laten stappen vanaf de concurrent, dus dat moet dan wel zo makkelijk mogelijk zijn. Naarmate de markt van clouddiensten volwassener wordt en de gebruikers beter gewend raken aan het nieuwe model, zal functionaliteit om eventueel te kunnen switchen ook steeds meer een verkoopargument worden. De mogelijkheden voor portabiliteit zullen uitgebreider zijn bij toepassingen die al langer offline bestonden en pas recent als cloud service beschikbaar zijn. Denk daarbij aan spreadsheets en agenda's. Voor toepassingen die inherent online zijn, zoals wiki's en sociale netwerken, geldt meestal dat elke aanbieder daarvan een eigen, intern te gebruiken formaat gebruikt en dat portabiliteit pas in een later stadium of zelfs (nog) helemaal niet aan bod komt.

Elektronische leeromgevingen

 Voor onderwijsspecifieke toepassingen zijn de mogelijkheden beperkter. Vaak zijn er maar enkele aanbieders van zeer specifieke toepassingen. Zij zullen hun beperkte resources eerder inzetten om nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen en zich daarmee te onderscheiden van de concurrent. Pas als dataportabiliteit een eis wordt vanuit de klant, zullen de aanbieders hieraan gaan werken. Een belangrijke toepassing in het onderwijs is de elektronische leeromgeving (ELO). Hiermee beheren veel onderwijsinstellingen informatie over vakken en de opleiding en kunnen studenten en docenten met elkaar communiceren. Omdat een ELO specifiek gericht is op het onderwijs, zijn allerlei onderwijstoepassingen standaard inbegrepen: het maken van roosters, het inleveren van opdrachten, het aanbieden van cursusmateriaal, enzovoort. Omdat de markt voor ELO's – vergeleken met die van bijvoorbeeld kantoorapplicaties of financiële pakketten – relatief klein is, zijn ook de aanbieders ervan vaak klein en werken ze kleinschalig. Hierdoor zijn er minder afspraken op het gebied van standaarden, maar zijn er over het algemeen meer mogelijkheden tot maatwerkondersteuning door de leveranciers bij migratie. Om toch zekerheid over je gegevens te hebben en financiële verrassingen te voorkomen, is het belangrijk goede en expliciete afspraken te maken met de leverancier over de mogelijkheid om gegevens ‘terug' te kunnen halen.

Voor een onderwijsinstelling is de administratie van inschrijvingen, vorderingen, medewerkers, vakken en meer zaken van groot belang. Hier zijn vaak al vele jaren systemen voor in gebruik en ook hier komen steeds meer oplossingen voor beschikbaar in de cloud, ook van aanbieders die op deze markt begonnen zijn met offline oplossingen. Weinig van deze systemen voldoen aan standaarden, maar het voordeel van dergelijke systemen is dat de informatie in hoge mate gestructureerd is en dat er vaak mogelijkheden zijn om gegevens naar grote tabelbestanden te exporteren. Deze bestanden zijn vaak relatief gemakkelijk weer in een ander systeem in te voeren. Ook dan blijft het belangrijk om hier al in de contractfase goede afspraken over te maken met de leverancier.

Advies of onderzoek

Daarnaast is het inwinnen van onafhankelijk advies of het doen van eigen onderzoek ook aan te raden. Voor sommige diensten is dataportabiliteit al goed geregeld en gedocumenteerd. Voor andere diensten kan dat minder zijn, bijvoorbeeld doordat de dienst nog erg nieuw is en er nog geen aandacht aan is besteed, of doordat het een zeer specifieke dienst is waar maar weinig aanbieders van zijn. Soms kan het mogelijk zijn om portabiliteit af te dwingen door het als voorwaarde te stellen in de overeenkomst. Grote spelers als Microsoft en Google maken uitdrukkelijk bekend dat ze aandacht besteden aan dataportabiliteit door deel te nemen aan belangengroepen of door interne activiteiten te organiseren. Toch is er op veel vlakken nog een lange weg te gaan!

Miranda van Elswijk, communicatieadviseur bij Mei Communicatie
Willem-Jan van Elk, partner bij HGRV adviseurs managers
Jocelyn Manderveld, projectmanager bij SURFnet