Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) heeft met Xerox een vijfjarige raamovereenkomst gesloten voor het leveren van enige honderden multifunctionals. Daarbij wil het UWV fors bezuinigen op de kosten door gezamenlijke printers in te voeren en te kiezen voor meer discipline in gebruik.
Momenteel zijn er bij het UWV 1100 multifunctionele adrukapparaten, 1800 printers en diverse scan- en faxapparaten in omloop, verspreid over bijna tweehonderd locaties. In het kader van een grootscheepse vernieuwing van de hardware, Scholten Awater won eerder al met HP een werkplekcontract, is het UWV voor de vernieuwing van het printerpark in zee gegaan met Xerox. Het bedrijf won de aanbesteding van drie concurrenten. Over de contractwaarde is geen mededeling gedaan.
Chief information officer Frans Haverkamp wil de total cost of ownership met zo'n 30 tot 40 procent verlagen. Hij stelt dat hij een besparing van vele miljoenen kan bereiken. Dat valt te realiseren omdat de onderhoudskosten van de nieuwe machines minder hoog zijn en het UWV fors gaat snijden in de organisatie (zeventig regiovestigingen van het UWV Werkbedrijf sluiten, vijf- à zesduizend man verliezen hun baan).
Rigide
Daarnaast staat de kostenreductie ook in relatie met de gebruiksdiscipline. Die wil Haverkamp verstrakken door een rigide opzet in te voeren: beperkte mogelijkheden, geen afzonderlijke multifunctionals meer op kamers en 'follow me printing'.
Haverkamp: 'Ik wil een einde maken aan het verschijnsel dat iedereen verliefd is op zijn eigen printer. Mensen hebben ook individuele voorkeuren: ze willen graag kleur of niet alles dubbelzijdig hebben. Door hier meer discipline in aan te brengen verwacht ik het afdrukgebruik te kunnen terugdingen', zegt Haverkamp. Hij stuurt aan op zoveel mogelijk zwart/wit en tweezijdig printen en bijvoorbeeld het afdrukken van presentaties met twee slides op één pagina. 'Als je dat goed rigide doorvoert, kunnen de exploitatiekosten omlaag. Bovendien neem je dan als organisatie ook je verantwoordelijkheid als het gaat om maatschappelijk ondernemen.'
Reflex
Haverkamp is groot voorstander van 'follow me printing', waarbij een medewerker bij het apparaat via een code of pasje nogmaals zijn opdracht moet bevestigen. 'Daarmee haal je ook de argumentatie weg dat mensen een printer op hun kamer willen omdat ze af en toe vertrouwelijke stukken moeten afdrukken. Met 'follow me printing' kun je afdoende beveiligd printen. Ik heb daar positieve ervaringen mee. Het is alleen voor mensen in het begin even wennen omdat ze moeten opstaan en naar het midden van een etage moeten lopen voor hun printopdracht. Bovendien kent deze opzet een zelfreinigend vermogen: veel printopdrachten komen voort uit een soort reflex, maar met 'follow me printing' ga je wat meer nadenken over wat je per se wilt afdrukken.'
De cio begint te lachen, want in zijn kamer staat ook nog een printer. 'Die gaat weg, echt waar. Alle apparatuur gaat uit de kamers.'
Lees ook het interview met Frans Haverkamp: 'BIj het UWV speel ik in de eredivisie'.
En dan hebben we het nog niet eens over hoe slecht het is voor de gezondheid om een printer in je werkkamer te gebruiken.
Een paar keer per dag opstaan uit je burostoel en even naar de printer lopen is goed voor lichaam, geest en sociale contacten.
Fantastisch zo’n visie van weer een nieuwe CIO, wat een nivaeu toch voor dat salaris!
Beste een begrijpelijk verhaal voor iemand die een nevenfunctie heeft als commissaris bij Xerox Nederland. Weer goed gedaan Frans! (net als bij Eneco…)
Rekensommetje:
5000-6000 van de 20000 medewerkers verliezen hun baan bij UWV. Dat zijn 25-28% van de medewerkers. De besparing van 30% is dus eigenlijk dan al gehaald, zonder extra beperkingen. Met andere woorden, deze ‘oplossing’ (die niks nieuws is) hoeft dus maar 10% echte besparing opleveren. Handig als CIO, als iemand anders er al voor gezorgd heeft dat je je targets haalt.
Als je zo’n topfunctie bij UWV mag vervullen zou je toch alle schijn van belangenverstrengeling willen voorkomen! Waarom dan een nevenfunctie als commissaris bij Xerox hebben welke een leverancier is van UWV?