Volgens onderzoek uitgevoerd door IDC Manufacturing Insights, bereikt het gemiddelde erp-systeem adolescentie. En dat kan maar een ding betekenen: problemen. IDC interviewde, in opdracht van Infor en IBM, 720 fabrikanten in de maakindustrie die afkomstig zijn uit acht landen. Deze fabrikanten kunnen verdeeld worden over vier sectoren: machinebouw, metaalindustrie, hi-tech en automotive.
Van de ondervraagde fabrikanten gaf 62,3 procent in West-Europa aan dat hun erp-systeem ouder is dan vijf jaar. Bij maar liefst 18,7 procent is het systeem tussen de tien en vijftien jaar oud en bij 7 procent is het systeem zelfs ouder dan vijftien jaar. De boodschap uit de sector is echter luid en duidelijk. 64 procent van de ondervraagden in West-Europa geeft aan dat de verouderende erp-systemen de komende twee jaar tekort schieten op een aantal gebieden die van strategisch belang zijn.
Gezien het tempo van de veranderingen in de afgelopen tien jaar is het niet verwonderlijk dat systemen niet meer aan de eisen voldoen. Toch wordt erp steeds belangrijker in het bereiken van wat wij operational excellence noemen. Daarom is het cruciaal om de juist beslissing te nemen als men een nieuwe oplossing implementeert. Wat kunnen we leren van ervaringen uit het verleden? En waar moeten fabrikanten op letten bij de keuze van een nieuw erp-systeem?
Over het algemeen gesproken, kunnen de eisen voor een nieuw erp-systeem in twee categorieën worden verdeeld, te weten flexibiliteit en functionaliteit.
Flexibiliteit
Veranderingen en complexiteit in het bedrijfsleven worden als gegeven beschouwd. Juist daarom moet nieuwe software flexibel genoeg zijn om substantiële veranderingen te realiseren, makkelijk te integreren zijn met andere applicaties en een basis vormen om nieuwe technologische verbeteringen te adopteren. Slechts weinigen konden het tempo en de omvang van de veranderingen voorspellen waar fabrikanten mee te maken hebben gedurende de laatste tien jaar. Als we kijken naar de toekomst moet elk nieuw erp-systeem snel kunnen inspelen en reageren op veranderingen.
Functionaliteit
Qua functionaliteiten wijst het onderzoek van IDC op een aantal hiaten in de huidige en gewenste prestaties voor de komende twee jaar. Bij het selecteren van een nieuw erp-systeem is het daarom noodzakelijk om ervoor te zorgen dat deze punten bovenaan de lijst staan als het gaat om softwaremogelijkheden.
Hoewel slechts 11 procent van de fabrikanten aangeeft dat bid- en projectmanagement een gebied is waar erp positief aan heeft bijgedragen, zien ze het wel als een prioriteit voor de komende twee jaar. Cash flow management, onderhoudskosten en asset management staan eveneens onderaan de lijst van gebieden waarvan men met behulp van erp voordelen heeft kunnen realiseren. Dit terwijl manufacturing operations management wordt aangegeven als een gebied waar enorme verbeteringen mogelijk zijn.
Bij het ontwerpen en de invoering van nieuwe producten blijkt ook ruimte voor verbetering. Vooral omdat juist opkomende markten de rest te snel af zijn. Bovendien geeft 11 procent van de respondenten aan dat productontwerp door erp wordt gestimuleerd.
Conclusie
Samengevat moeten nieuwe erp-systemen zowel beschikken over flexibiliteit om aan de veranderende eisen te voldoen, als sterke bedrijfsspecifieke functionaliteiten. Zodoende kunnen ze voldoen aan de druk en uitdagingen waaraan fabrikanten de komende twee jaar worden blootgesteld.
Erp vertegenwoordigt een groot strategisch voordeel die het verschil kan maken met opkomende markten. 43,8 procent van de respondenten in China geeft bijvoorbeeld aan dat het niet relevant is voor hun organisatie. Met dit in het achterhoofd is het cruciaal om daadwerkelijk te profiteren van dit voordeel.
Relevante punten. Flexibiliteit en functionaliteit, op de toekomst gericht. Denk dus bij selectie goed na over gewenste processen en strategie, en vergewis je van de aanpasbaarheid van het pakket aan al of niet te voorziene wijzigingen.
Dat je voor het uitnutten van die functionaliteit de juiste partner nodig hebt, en intern het nodige moet doen valt buiten de scope van het artikel maar is niet minder relevant.
Wat in het bijzonder opvalt is de veroudering van systemen, en daarmee is de vraag relevant ” hoe voorkom ik dat ik kom te zitten met een verouderd ERP systeem?”
Veel organisaties zetten in een project een nieuw ERP systeem neer – waarbij te vaak verzuimd wordt direct of in een optimalisatie te komen tot werkelijke uitnutting van de mogelijkheden. Daarna gaat het echter pas echt mis, door het niet borgen van meegroeien en optimaliseren van de ERP toepassing. En zo groeit ongemerkt het gat tussen proces en ERP, en voor je het weet moet je een nieuwe selectie en/of implementatie gaan uitvoeren.
Net als je proces, en je Human Resources, is ERP nooit af.
Het klinkt wellicht logisch? De praktijk wijst op het tegendeel………..
Wat ook meespeelt is de compliance (voldoen aan), de internal control en het strakke autorisatieconcept.
Het is een balans tussen consistentie, betrouwbaarheid en duurzaamheid versus flexibiliteit en gewenste functionaliteit.
Voorbeeld: Een maintenance engineer wil graag de mogelijkheid hebben om 2500 maintenance orders via een mass transactie te wijzigen. Heel efficient voor de goede man maar vanuit een internal control gedachte wordt een gemiddelde auditter hier behoorlijk misselijk van.
M.a.w de starheid heeft een functie.