Hosted telefonie: een vloek of een zegen?

Hosted telefonie, oftewel telefoneren zonder een eigen telefooncentrale (of een eigen ip-telefonie server) is sterk in opkomst. Het mkb kiest hiervoor in verband met het 'pay for use model', het gemak van één aanspreekpunt voor al hun telefoniezaken en de besparing op de belkosten omdat ze gratis onderling kunnen bellen tussen de vestigingen en de thuiswerkers.

Internationaal opererende bedrijven stappen met name over op hosted telefonie om hun internationale telefonie-omgeving te standaardiseren en om hun onderlinge en hun internationale belkosten sterk te verlagen.

De populariteit van hosted telefonie wordt mede veroorzaakt door de huidige financiële crisis. Bedrijven zijn in het verleden 'warm' gemaakt voor de nieuwe mogelijkheden van ip-telefonie en willen daar nu gebruik van maken zonder te investeren. In dat opzicht is hosted telefonie voor veel bedrijven een zegen.

Maar wat mag je nu eigenlijk als klant verwachten van een hosted telefonie leverancier?
Er zijn inmiddels heel wat leveranciers voor hosted telefonie in de markt, ieder met hun eigen business model, hun eigen telefonie software (meestal op basis van Broadworks, Mitel of Asterisk) en hun eigen prijsstelling.

Zo zijn er hosted telefonie leveranciers die zichzelf alleen als softwareleverancier zien en het leveren van betrouwbare ip-verbindingen en (s)ip-toestellen aan andere marktpartijen overlaten.

En hier begint de vloek zich te manifesteren. Want biedt iedere schakel in de hosted telefonie-keten wel voldoende kwaliteit, deskundigheid en betrouwbaarheid? En heeft iedere leverancier in deze keten wel voldoende ervaring en verstand van zaken? En wie is er in deze situatie nu eigenlijk eindverantwoordelijk voor de goede werking van de complete hosted telefonie-oplossing? Van de functies op het ip-toestel tot en met de netlijnen en/of de sip trunks op het hosted telefonie-platform en alles wat daar tussenin zit?

Het is dus van belang om bij hosted telefonie een betrouwbare leverancier te kiezen die de volledige verantwoordelijkheid durft te nemen voor de complete hosted telefonie-oplossing. Alleen dan kan een optimaal werkende hosted telefonie-oplossing gegarandeerd worden.

Een ander belangrijk aandachtspunt bij hosted telefonie is de beschikbaarheid van de dienst. Hoe kan deze geoptimaliseerd worden zonder forse investeringen te doen? Van belang hierbij is om eerst te analyseren waar de risico's liggen en wat de mogelijke schade voor de organisatie is bij het uitvallen van de hosted telefonie-dienst. Dit bepaalt namenlijk het beschikbare budget voor het voorkomen van de uitval van de hosted telefonie-dienst.

Grofweg zijn er vier scenario's denkbaar om de beschikbaarheid te verhogen:
1. Gebruik maken van doorkiesnummers met twinning voor de belangrijkste telefoonnummers. Hiermee is alleen het inkomende verkeer geborgd. Om ook het uitgaande verkeer te borgen, kan een isdn/sip gateway op locatie worden geplaatst. Dan kan de router (automatisch) het uitgaande verkeer routeren naar deze gateway als de verbinding met het hosted telefonie-platform wegvalt.
2. Een tweede, volledig gescheiden, verbinding naar het hosted telefonie-platform. Dit is meestal de duurste oplossing, maar hierbij is zowel het uitgaande als het inkomende verkeer geborgd.
3. Het automatisch doorsturen van alle gesprekken vanuit het hosted telefonie platform naar een tweede locatie. Bij het dimensioneren van de verbinding op de tweede locatie, dient dan vooraf rekening gehouden te worden met deze mogelijkheid. Deze verbinding moet immers zowel de gesprekken voor de eigen locatie als de omgerouteerde gesprekken van de eerste locatie aan kunnen.
4. Gebruik maken van een uitwijkdienst bij de hosted telefonie-provider. Er zijn nog niet veel providers die deze mogelijkheid bieden.

Samenvattend kan gesteld worden dat hosted telefonie zeker een zegen kan zijn, mits het concept voldoende robuust is en de juiste leverancier wordt gekozen.