Een werkdag op kantoor begint meestal met het openen van de e-mailbox. Maar door de toenemende informatiestroom groeit veel medewerkers het aantal e-mailberichten naar het hoofd. William Rice, consultant en verantwoordelijk voor Atos Origin Social Business Solutions, schetst aan de hand van vragen van Computable het scenario van een werkdag zonder e-mail.
Hoe komt een medewerkers aan zijn informatie als er geen e-mail meer wordt gebruikt?
Medewerkers krijgen de beschikking over een portal. Ze loggen in met een wachtwoord. De portal bevat verschillende diensten ter ondersteuning van de werkzaamheden zoals documentbeheer, een agenda en een takenlijst. Via programmatuur zoals Microsoft Sharepoint wordt gezamenlijk aan documenten gewerkt. Bestanden die voorheen in de bijlagen van e-mails stonden worden centraal opgeslagen en toegankelijk gemaakt voor betrokken medewerkers. Daarnaast zijn aan de portal social media gekoppeld zoals Twitter en LinkedIn. Korte berichtjes die via die netwerken worden gestuurd, vervangen de berichten die nu per e-mail worden verzonden. Medewerkers hebben in de inrichting van het dashboard een grote mate van vrijheid.
Gebruikers kunnen die standaard componenten zelf configureren. Ze kunnen aan de portal bijvoorbeeld ook rss-berichten toevoegen of filenieuws. Daarnaast kunnen ze de instellingen zo afstemmen dat die het beste passen bij hun werkzaamheden. Rice somde eerder in het Computable-artikel 'E-mailen is niet optimaal voor de workflow' oplossingen op die e-mail kunnen vervangen.
Hoe zit het met privéberichten?
De grens tussen werk- en privé vervaagt. Werk speelt zich ook vaker af buiten de bedrijfsmuren. Privéberichten komen vaker het kantoor in. Werknemers versturen nu soms privéberichten via de bedrijfsmail. Werkgevers moeten ook in de toekomst het versturen van privéberichten faciliteren. Als een bedrijf dat niet doet, dan verzinnen medewerkers zelf wel iets. De portal heeft een koppeling met social media, en die kan ook voor privéberichten gebruikt worden.
Wordt de koppeling van die verschillende accounts niet onwerkbaar?
Gebruikers kiezen zelf het moment waarop ze bepaalde informatie willen ophalen. Het is niet wenselijk dat bij ieder nieuw bericht een pop-up verschijnt. Pop-ups zijn verstorend voor de productiviteit.
Wat is de belangrijkste verandering van werken zonder e-mail?
Het belangrijkste verschil is dat werknemers wennen aan een andere manier van communiceren en samenwerken. Ze kunnen dan per geval van informatie-uitwisseling bepalen welk middel ze inzetten. Vragen die daarbij spelen zijn 'Stel ik een vraag via de chatfunctie?', 'Gooi ik het in de groep, bijvoorbeeld via een blogpost?' en 'Met wie deel ik een bestand?'. Uiteindelijk moet het werken zonder e-mail leiden tot snellere actie en reactie en meer productiviteit.
E-mail stop
Ict-dienstverlener Atos Origin stopt binnen drie jaar tijd met e-mailen. Het verzenden en ontvangen van e-mails tussen de 50.000 medewerkers van het bedrijf moet dan verleden tijd zijn. 'De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt', stelt algemeen directeur Thierry Breton. Het dienstenbedrijf wil zelf het voorbeeld geven en vervangt e-mail door nieuwe vormen van communicatie en samenwerking zoals social media.
Leuk bedacht hoor van Atos, maar of je nou in je inbox zit te kijken of op een “portal” op de website, maakt natuurlijk niks uit. En of je mail nou “mail” noemt of “Korte berichtjes” maakt natuurlijk ook niks uit.
Ik ben het er mee eens dat het samenwerken aan documenten via de mail niet optimaal is, maar ongeveer de enige nog slechtere oplossing is MS Sharepoint. Ik heb bij verschillende bedrijven “Intranets” gezien die met dit wangedrocht gebouwd zijn en allemaal hadden ze 3 dingen gemeen:
1. Niemand gebruikte het;
2. Iedereen klaagde erover; en
3. Alles wat er toch opgezet werd vond je gegarandeerd nooit meer terug.
Het enige waar Sharepoint geschikt voor is, is het vervangen van de prullenbak.
Het probleem met mail zit ‘m niet in de mail, het probleem zit ‘m in de tools die alle bedrijven daar, om voor mij volslagen onduidelijke reden, graag voor willen gebruiken: Outlook en Exchange. Beide wanproducten die door het volslagen negeren van vrijwel alle standaarden op mail- en kalendergebied alleen maar met andere MS producten samen willen werken.
http://bsdly.blogspot.com/2011/02/problem-isnt-email-its-microsoft.html
Tenslotte is ook MS Office (net als overigens alle andere Officepakketten) niet geschikt voor collaboration omdat de manier waarop wij documentbewerking doen gewoon niet geschikt is om samen aan 1 document te werken. Wat dat betreft zou een Wiki-achtige omgeving veel beter geschikt zijn.
in reactie op jeroenr 2 dingen: ook ik kom helaas vaak slecht geconfigureerde SharePoint omgevingen tegen oa omdat men denkt next next finish en klaar (ik heb het dan vooral over de werkwijze van menig ICT bedrijf mbt SharePoint ) . Ook SharePoint is een applicatie en niet zomaar een portal of intranetje. De toepassingen zijn legio, alles valt of staat met een juiste aanvliegroute en dito implementatie! Ten tweede vraag ik me af jeroenr ” waar of op welke wijze heeft microsoft je pijn gedaan dat je zo anti Microsoft bent?
Grappig statement van ATOS, maar dit gaat never nooit werken. Email blijft, email is hetzelfde als de reguliere brievenpost. Google heeft ooit eens iets gedaan met Google-Wave, ook geflopt. ATOS, denk na, je prijst je op deze manier uit de markt, duidelijk gebrek aan visie. Cloud email en doc diensten zijn de toekomst.
Toch denk ik dat collaboratieomgevingen wel de toekomst gaat krijgen. Oracle doet ook een poging met Beehive. Op zich ziet het er aardig uit, mits goed geïmplementeerd.
Als ik het artikel lees maak ik me meer zorgen om zaken als:
– we gaan van mail naar…’adem in’: blogs, twitter, linkedin, yammer, etc… nee dat wordt lekker werken.
– ‘de grens tussen werk en privé vervaagt’. Zie ik helemaal niet als iets wat je wilt. Veel mensen hebben stress omdat ze thuis nog met werk bezig zijn. Thuis wil je juist je werk met rust kunnen laten. Lijkt me een voorwaarde voor een gezond leven.
Mmisschien dat uiteindelijk blijkt dat de Atos oplossing niet werkt maar credits voor het feit dat ze in ieder geval nadenken over de toekomst en nu al proberen toekomstige knelpunten te adresseren! Werk trouwens niet met of voor Atos….veel respect voor een CEO die voorbij 6 maanden durft te denken…
Het wordt er volgens mij niet eenvoudiger op voor een gebruiker.
De gebruiker moet nu zelfs meer gaan kiezen hoe hij gaat communiceren.
Ik lees hier Twitter, Linkedin, chatten, blogpost, document sharing, agenda, takenlijst en RSS berichten.
En popups bij nieuwe mail is volgens mij allang uit de tijd.
Je kunt gebruikers beter leren om op vaste tijden de mail te lezen en beantwoorden en daarna de mail weer uit zetten. Dat kan namelijk ook. En een stuk rustiger dan zo’n druk portal waar de berichten om je oren vliegt.
Ik ben het wel eens met vorige reakties:
– er komen nog meer varianten waarop iemand informatie kan ontvangen.
– prive berichten horen niet in een organisatie-netwerk thuis. Volgens mij mogen bedrijfs-netwerken nu standaard ook niet voor prive doeleinden gebruikt worden. Je ziet nu al veel ‘freaks’ die de hele dag op hun telefoon (smartphone of iphone) kijken en zelfs tijdens gesprekken daar voorrang aan geven…
– compliancy is een probleem met alle soorten media door elkaar.
– informatie terug vinden wordt door de inzet van meer tools/oplossingen door elkaar (“via een portal…”) nog moeilijker.
– basis informatie voor medewerkers, nu vaak via een intranet aangeboden, is bij mde meeste bedrijven die ik zie zo slecht georganiseerd dat de medewerker er niets kan terug vinden, en met social media wordt dat nog erger.
Ik heb het idee dat Atos dit vooral roept om wat gratis buzz in de media te creëren. Het is evident dat er naast email nieuwe manieren van werken komen maar het is wat naief te veronderstellen dat deze nieuwe manieren (portals, document management solutions, social media) ook echt email vervangen. Ik weet nu vaak DANKZIJ een email dat iemand in een shared omgeving een bestand heeft neergezet dat ik kan bekijken. Ook voor platformen als Facebook ontvang ik notificaties via email.
De volgende passage vind ik een treffend voorbeeld van een ICT-verkooppraatje: “Gebruikers kunnen die standaard componenten zelf configureren. Ze kunnen aan de portal bijvoorbeeld ook rss-berichten toevoegen of filenieuws. Daarnaast kunnen ze de instellingen zo afstemmen dat die het beste passen bij hun werkzaamheden.” Fraaie beloftes, maar in de praktijk wordt iets neergezet waar vooral Atos zelf enthousiast over is, maar waar vrijwel geen enkele eindgebruiker op zit te wachten. De gemiddelde werknemer kijkt even snel op anwb.nl of vid.nl waar de files staan, die willen niet met rss-feeds prutsen.
Ik vind het grappig om de afgelopen weken de reacties te lezen op de stellingname van Atos Origin. Het is altijd goed om een discussie te houden over aanstaande veranderingen die zowel IT als eindgebruikers raken. Wel jammer natuurlijk dat altijd voornamelijk de criticasters reacties achterlaten. Het zijn wel vaak de bekende stereotypen, zoals de conservatieveling (bang voor verandering), de nuchtere types ‘eerst zien dan geloven’ en natuurlijk dat altijd zure ‘Microsoft bashers’.
Een groot deel van de mensen geloven niet in (toekomstige) verandering, totdat ze niet anders kunnen dan zelf veranderen (in marketing termen zijn dat de laggards en ‘late adaptors’). Tegen alle personen die bang zijn voor verandering kan ik zeggen, bereid je maar vast voor. Natuurlijk wordt het niet zo zwart-wit dat er over een paar jaar opeens helemaal geen e-mail meer is, maar de rol van e-mail zal de komende jaren gaan afnemen, in de ene organisatie sneller dan in de andere.
De driver achter de afname van e-mail is zeker niet de beschikbaarheid van ‘nieuwe technologie’ (zoals als Blogs/Wiki’s, Knowledge networking of Unified communication). De belangrijkste kracht achter deze verandering is de enorme toename aan elektronische informatie en communicatie (denk ook buiten de eigen organisatie!) en de noodzaak. Met de grote toename aan informatiestromen moeten we gewoon meer PULL technologieën gaan gebruiken om te ‘overleven’ (en niet allemaal een burn-out te krijgen door information overload). En natuurlijk zal er informatie blijven die we gepushed willen zien, echter dan alleen updates waarbij we zelf hebben aangegeven dat we ze willen ontvangen (opt-in). Hiernaast zullen Instant Messaging, activity streams en document management een steeds groter deel van de noodzaak tot e-mail wegnemen.
De discussie moet dan ook niet gaan over of we ‘wel of niet’ zonder e-mail willen leven, de discussie moet gaan over hoe we technologieën (en veranderingsmanagement) gaan inzetten om de sterke toename aan informatie(en communicatie) stromen op te vangen.
Ik kan iedereen dit korte filmpje aanraden van Jason Fried (de CEO van 37signals) met de titel “ Why You Can’t Work at Work”. http://bigthink.com/ideas/18522 Hij legt een paar interessante probleem bloot over onze huidige manier van werken, zoals het feit dat we op kantoor continue gestoord worden in onze concentratie (door e-mail en door ‘managers’)…
PS. SharePoint is het meest succesvolle Microsoft product van de afgelopen 5 jaar met meer dan 130 miljoen gebruikers. En ja, ik ben in de afgelopen jaren ook voldoende verkeerde implementaties tegengekomen, voornamelijk omdat System Integrators geen aandacht hadden besteed aan gebruikerstraining, veranderingsmanagement en een duidelijke business case. Het is makkelijk om een tool verkeerd in te zetten, (het lukt mij ook niet om een huis te bouwen, ook al krijg ik alle tools).
Wat ik mis is het echte gebruikersperspectief. Word je hier productiever van als gebruiker en is het prettig om zo te werken in je dagelijkse werk en met een hoge gebruiksfrequentie? Werk die scenarios eens uit en probeer het kleinschalig. Denk er niet allen over na vanuit visie, business benefits en tooling maar gebruik op het niveau van doelen en taken die voor jou als gebruiker relevant zijn.