In de ict is het gebruikelijk om voor productkeuzes een business case op te stellen. Dit belicht de bedrijfsmatige en vaak financiële kant van de verschillende alternatieven. Zo kan een afgewogen en verstandige keuze gemaakt worden voor bijvoorbeeld een nieuwe applicatie.
In een business case worden zo veel mogelijk aspecten meegenomen die de kosten beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan kosten voor hardware, stroom, rackspace en licentiekosten. Ook minder voor de hand liggende aspecten zoals kosten voor implementatie, migratie en beheer moeten in de berekening worden meegenomen. Deze berekening wordt total cost of ownership (tco) genoemd. In de tco zitten alle kosten die het gebruik van een toepassing met zich meebrengt.
Veel organisaties willen financieel profiteren van de mogelijkheden die open source software hen biedt. Een van de mogelijkheden is Microsoft Exchange te vervangen door Zarafa Collaboration Platform. Beiden betreffen mail/groupware-software en kunnen naadloos met Microsoft Outlook werken. De vraag die velen bezighoudt is natuurlijk: hoeveel kan er bespaard worden? Dit artikel beschrijft de business case van Zarafa versus Microsoft Exchange. Voor beide producten is een tco-berekening gemaakt waarbij (nagenoeg) alle denkbare kosten zijn meegenomen.
Soms is het erg lastig om een goede tco-berekening te maken. Op verschillende punten zijn applicaties niet vergelijkbaar, bijvoorbeeld omdat de licentiestructuur verschillend is. Bovendien zijn er altijd aspecten die je niet kan kwantificeren. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten van incidenten. De eerste vraag die daarvoor beantwoord moet worden, is het gemiddeld aantal incidenten van een applicatie. Hoe is dat objectief vast te stellen? Hoe kan bovendien de schade die een organisatie oploopt door downtime vastgesteld worden? Dit wordt sterk beïnvloed door het belang van de applicatie voor de betreffende organisatie.
Voor de lastig te bepalen aspecten worden aannames gedaan. Alle aannames in deze tco-berekeningen zijn aangegeven. Hierdoor kan de lezer zelf bepalen wat de invloed is als deze aannames gewijzigd worden of komen te vervallen.
De business case
In deze case wordt een fictief bedrijf met vijfhonderd medewerkers gebruikt. Deze organisatie heeft noch kennis en ervaring met Exchange, noch met Zarafa. Men wil het zelf hosten op een enkele fysieke server. De overige aannames zijn:
– De tco-berekeningen zijn gemaakt over een periode van drie jaar en zes jaar.
– Voor de licentiekosten van Exchange is met opzet niet gekozen voor de Software Assurance, dit zou de licentiekosten voor Exchange substantieel hoger maken (50 tot 75 procent hoger). In de berekening van zes jaar worden in jaar vier de licenties nogmaals gekocht omdat er dan net als bij Zarafa niet alleen updates, maar ook upgrades beschikbaar zijn. Zo zijn de alternatieven beter vergelijkbaar.
– Vijfhonderd gebruikers kunnen op een enkele server draaien.
– Voor alle softwareproducten is een versie met support genomen.
– De kosten van incidenten en schade door downtime zijn buiten de tco-berekening gehouden omdat deze niet op voorhand zijn vast te stellen.
– De implementatiekosten voor Zarafa zijn inclusief een testmigratie en fixed price.
– In de tco-berekening is ervoor gekozen de licentiekosten en subscriptiekosten in een keer te voldoen (in plaat van over drie jaar af te schrijven). Dit zal de meest voorkomende situatie zijn.
– Speciale (branche)kortingen en surfcontracten zijn buiten beschouwing gelaten.
– De prijzen voor het Microsoft Exchange-alternatief zijn door een Microsoft-patner aangeleverd.
– Er is geen sprake van een voorkeur voor één van de alternatieven, functioneel acht ik beide producten gelijk.
In de tco-berekening zijn meegenomen:
– Hardware (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Spare parts (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Hardware support (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Stroom (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Rackspace (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Licenties en/of subscripties.
– Implementatiekosten (installatie en inrichting).
– Ten behoeve van de berekening van migratiekosten wordt uitgegaan van een migratie van Exchange naar een nieuwe versie van Exchange of van Exchange naar Zarafa).
– Beheerkosten (in beide gevallen kan beheer in vier uur per maand uitgevoerd worden, echter vanwege een lager beheertarief in het Microsoft Exchange-alternatief, vallen de beheerkosten daar lager uit).
– Opleidingskosten (in beide gevallen is gekozen voor certificering van zowel operating systeem als de groupware software).
Natuurlijk kunnen in een specifieke situatie of organisatie de uitgangspunten verschillen. Deze business case is zo generiek mogelijk gehouden om de significante verschillen aan het licht te brengen.
Resultaten
Het eerste vergelijk is over een periode van drie jaar. In dit kostenoverzicht is te zien dat het Zarafa-alternatief goedkoper is over een periode van drie jaar. Ook is te zien dat in beide gevallen de meeste investeringen in het eerste jaar vallen. Dit heeft te maken met de aanschaf van hardware, licenties/subscripties, implementatie en migratiekosten. De subscripties van Zarafa geven recht op updates en upgrades. De licenties van Microsoft geven alleen recht op updates. In deze berekening zien we een besparing van ruim 28 procent in het voordeel van Zarafa.
In een grafiek is een en ander als volgt voor te stellen.
Het tweede vergelijk betreft een periode van zes jaar. In dit tweede vergelijk is het verschil tussen Microsoft Exchange en Zarafa groter geworden, zowel absoluut als procentueel. Ook hier geeft de Zarafa-subscriptie recht op zowel updates als upgrades. De gekozen licenties van Microsoft geven alleen recht op updates. Om toch een eerlijk vergelijk te maken worden daarom in jaar vier de Microsoft-licenties opnieuw gekocht zodat ook een upgrade kan worden uitgevoerd. Dit verklaart de extra kosten bij Exchange in jaar vier. Indien deze strategie niet wordt gevolgd, zou na zes of zeven jaar een break even-punt bereikt kunnen worden. De consequentie is dan dat dezelfde versie zes of zeven jaar te gebruiken is en zonder te (kunnen) upgraden. In deze berekening is de besparing van het Zarafa-alternatief ruim 36 procent.
In een grafiek is een en ander weer als volgt af te beelden.
Conclusies
De tco-berekening laat zien dat deze business case aantoont dat met Zarafa kosten kunnen worden bespaard in vergelijk met Microsoft Exchange (25 procent over drie jaar en 36 procent over zes jaar). Hoewel deze verschillen procentueel klein lijken, gaat het om ruim 24.000 euro over drie jaar en ruim 53.000 euro over zes jaar. Dit zijn bedragen waarmee zinvolle dingen te doen zijn, zoals betere apparatuur aanschaffen, extra support inkopen of opleidingen volgen.
Naast de bovenstaande conclusie zijn er enkele relevante kanttekeningen te maken:
– Los van de kosten van licenties en subscripties zijn er veel open source softwaretools te vinden die het operationeel houden van Zarafa kunnen vereenvoudigen en verbeteren. Bijvoorbeeld monitoring tools (zoals Nagios of OpenNMS), deployment tools (Cobbler, Coan) of ten aanzien van configuratiemanagement (Puppet).
– Als een organisatie per se gebruik wenst te maken van een van de alternatieven, dan is een financieel vergelijk zinloos. Een duidelijke voorkeur zal bepalend zijn voor de keuze.
– In de tco-berekening is uitgegaan van gelijke (fysieke) hardware. Microsoft Exchange-experts houden als 'vuistregel' een maximum van vijfhonderd gebruikers per fysieke server aan. Zarafa doet met IBM samen op dit moment onderzoek naar duizend gebruikers per fysieke server.
– Verwacht wordt dat de verschillen bij een multi-servers set-up (bijvoorbeeld wanneer er meer dan vijfhonderd gebruikers zijn of wanneer er maatregelen getroffen worden voor een hoge beschikbaarheid) groter worden in het voordeel van Zarafa.
– De Zarafa-subscripties geven recht op support van Zarafa zelf. Het aantal supportverzoeken is gekoppeld aan het aantal subscripties dat wordt afgenomen. Een dergelijke support is niet standaard bij Microsoft Exchange inbegrepen.
– De kwaliteit van de alternatieven (als in het aantal incidenten, gemiddelde incidentduur en bedrijfsschade als gevolg van downtime) zijn in deze tco-berekening, zoals gezegd, buiten beschouwing gelaten. Van deze gegevens was geen data beschikbaar. Uit mijn ervaringen van weet ik dat Zarafa ook op dat punt zeker niet achterblijft.
Een goed vergelijk op basis van een tco-berekening blijft erg moeilijk. Er zijn altijd wel verschillen te benoemen die aanleiding kunnen zijn tot een discussie. In deze business case is geprobeerd een zo zuiver mogelijk vergelijk te maken en de aannames te verwoorden. In antwoord op de vraag uit de inleiding kan gesteld worden dat er aanzienlijk bespaard kan worden door over te stappen van Microsoft Exchange naar Zarafa.
Dit artikel kan ik met een praktijkvoorbeeld bevestigen.
Met 1000 users zijn we, een aantal jaren geleden, bij mijn toenmalige werkgever overgegaan naar Zarafa.
Alleen al op de initiële kosten werd een enorme besparing behaald. Verhalen van mensen die beweren dat de TCO met Linux en Zarafa juist hoger uitvallen zijn vaak verhalen die nergens op gebaseerd zijn of op de verkeerde feiten, het is gewoon niet zo en komt vaak voort uit angst voor het onbekende.
Als het al zo is, zal het hooguit in de aanloopfase zijn van een migratieproject en de eerste fase daarna. Vervolgens verdient zich dit enorm snel terug en zet de besparing t.o.v. MS Exch al in bij de eerstvolgende factuur betreffende de licentiekosten.
Als je een Linux-server goed inricht (ook meerdere) heb je er minder omkijken naar qua beheer dan een vergelijkbaar aantal Windows-servers. Dit is geen aanname, maar realiteit.
Mensen zijn over het algemeen gewoon bang om te veranderen. MS Exch is niet per definitie slechter, of Zarafa beter. Zarafa is wat apache is t.o.v. iis of wat Firefox is t.o.v. IE. Gewoon een verdraaid goede concurrent!
@Marien,
Jouw praktijk voorbeeld maakt de business case naar mijn idee kompleet. Het aardige van mijn rekensheet is dat je kan spelen met de verschillende waarden. Bijvoorbeeld wat gebeurt er als stroom 2X duurder wordt, of wanneer ik 40% op mijn hardware bespaar of als ik 50% korting kan krijgen op de licentiekosten.
Zoals je terecht opmerkt gaat de business case in op kosten, en niet op opbrengsten of vergelijk van features of kwaliteit.
Dank je voor de reactie.
@Tom. Ja ik lees nog mee 🙂
Bij mijn bedrijf (OGD) heb ik een andere ervaring, HBO/WO’ers die vaak direct naar Microsoft Beheer door groeien. En die kunnen ook goed zijn (met of zonder Linux kennis).
Verder zie ik bij de (MKB) klanten van ons echter dat men een vastgesteld budget heeft in uren of euro’s. Onafhankelijk van de hoeveelheid werk en of dat wel of niet verstandig is. Dat is ook een gegeven wat invloed heeft op de TCO.
Met andere woorden; je kan bijna niet generaliseren. Iedere business case is een custom berekening voor die klant en die klant alleen. (Waarbij ik ervan uit ga dat er nauwelijks klanten zijn die 100% dezelfde waarden hebben die bij de variabelen die invloed hebben op TCO).
@Jan
Zou je nog een antwoord kunnen/willen geven op mijn gestelde vragen? Want dat heeft namelijk direct invloed op de conclusie van jouw business case.
Algemeen:
Ik vind het een leuke en leerzame discussie en zeker het werk van Jan is completer dan wat ik vaak zie. Wat dat betreft mijn complimenten aan Jan. Ook al heb ik kritiek op bepaalde waarden en keuzen.
Waar ik het niet mee eens ben is dat de functionaliteit gelijk wordt gesteld, zonder consequenties voor TCO. Ja, het effect zal in de meeste gevallen lastig of niet meetbaar zijn. Dat het voor het gemak of in dit voorbeeld eruit gelaten word, snap ik. Maar er wordt in deze discussie er te makkelijk overheen gestapt.
Bijvoorbeeld Autodiscover van Exchange. Hiermee hoeft een externe Outlook 2007 gebruiker alleen zijn SMTP adres en wachtwoord in te voeren en zijn Outlook (of smartphone) krijgt alle instellingen toegewezen. Dat kan de helpdesk bijvoorbeeld hier al weer 500 telefoontjes besparen.
Dat kan je in de echte wereld niet negeren.
@Dave
Deze case is zorgvuldig voorbereid en beschreven. Er zijn verschillende co-readers geweest die me hebben geholpen en er hebben twee bedrijven aan meegewerkt. Bovendien krijg je alle gegevens (de calc sheet) die er aan ten grondslag hebben gelegen. Neem daarom s.v.p. de tijd om kritiek voor te bereiden en te formuleren.
Dit is een business case waarin de KOSTEN worden vergeleken, daarom wordt de functionaliteit gelijk gesteld – dat is een uitgangspunt. Je mag gerust een andere business case schrijven met andere uitgangspunten. Ik vermeld alle uitgangspunten die ik heb gebruikt zodat je het verhaal op waarde kan schatten.
Verder, de prijzen voor het Exchange alternatief zijn aangeleverd door een Windows partner van ons. Deze beschouw ik daarom als gegeven, ik kan ze kwalijk ter discussie stellen.
Over het toepassen van een open source virus en spam filter kan ik het volgende zeggen. Onze Microsoft partner adviseert een closed source filter / scanner en met reden. Open source virus scanner kan niet op Exchange worden toegepast, de database is niet benaderbaar voor de scanner. Bovendien “why not go all the way”? – en dat is nu precies het Zarafa alternatief.
Verder weet ik dat OGD partner is van Zarafa, schijnbaar zijn jullie daar niet erg gelukkig mee, of zie ik dat verkeerd?
@Jan: Ik kan niet voor OGD spreken, maar als een OGD partner zich kritisch opstelt tav onderdelen van haar portfolio, waarom zou ze dan ongelukkig moeten zijn? Volgens mij is dat juist gezond. Ongezond is je te beperken tot (initiele) kosten, maar dat is vaker het manco van die closed/open source discussies die gevoerd worden met oog- en oorkleppen op. Dat je, zoals Dave opmerkt – gebruikers negeert, inclusief het effect op kosten van ondersteuning e.d., is hier ook een voorbeeld van.
@Jan
Op welke punten vind je dat mijn kritiek niet voorbereid en goed geformuleerd is? Ik heb ook bepaalde punten en de sheet laten nalezen door mijn collega’s en die hadden dezelfde vragen. Gisteren had ik een ook Microsoft Licentie workshop waarbij elementen van deze case besproken zijn. Ik heb in ieder geval bevestiging gekregen dat mijn beeld van Microsoft licenties klopt en mijn vragen valide zijn.
Dat deze case met alle mogelijk zorg is gemaakt, bestrijd ik zeker niet. Ik hoopte dat dat duidelijk was. Echter, alle zorg van de wereld betekent niet automatisch dat de case of welke case dan ook foutloos is of beter kan. Ik bied dan ook mijn kennis, ervaring en inzichten aan met als doel dat Business Cases beter worden gemaakt. In het belang van (potentiele) klanten en IT’ers.
Wellicht heb ik het gedeelte over functionaliteit niet geheel duidelijk verwoord. Dat je voor deze Business Case de functionaliteit gelijkstelt, daar heb ik an sich niet zoveel problemen mee. In feite stel je dat de functionaliteit van Zarafa voor gebruikers in deze case voldoende is (waarbij ik stel dat Exchange meer gebruikersfunctionaliteiten bezit). Prima.
Maar deze stelling zal in de praktijk niet voor elke klant gelden, dat hangt onder andere af van de eisen die zij stellen aan het te kiezen pakket. Daarbij kan functionaliteit invloed hebben op de kosten, kosten die je juist berekend in een BC.
Dus: mijn stelling (en in feite ook van Michel) is dat functionaliteit wel degelijk invloed heeft op de kosten (operation, niet ownership) en dat dat per case kan verschillen. Is dit iets waar we het eens over kunnen zijn?
Dat je de kosten voor de Microsoft licenties niet ter discussie wilt (kunt?) stellen, vind ik jammer en onverstandig. Ik heb al aangegeven dat ik het onderdeel Windows Server licenties een veel te hoog bedrag vind. Ik heb daarbij ook een berekening van laten zien. In beide scenario’s ga je uit van een bestaande MS Active Directory omgeving. Je hebt dus al een Windows server (Domain Controller) én Windows CAL’s. Die Windows CAL’s hoef je in dit geval niet nog een keer aan te schaffen, waarbij de enige kosten die ik kan bedenken voor het Exchange scenario een Windows Server Standard zijn (naast die van Exchange zelf). Die kosten zijn significant lager dan de in jouw sheet vermelde kosten (~€800 vs €13.500,-, volgens onze prijslijsten). Om te voorkomen dat ik wellicht de case niet goed had begrepen, hoopte ik op een toelichting. Dat is iets wat een klant met verstand van zaken ook zou vragen. Vooralsnog blijf ik nu echter bij mijn opvatting dat deze waarde fout is en ik hoop nog steeds op toelichting of een correctie.
Over de Anti-malware scanner. Een Microsoft of third party Exchange applicatie sluit inderdaad beter aan en heeft specifieke mogelijkheden, zoals Database (DB) scanning en de mogelijkheid om dit te installeren op de Exchange server zelf. Maar als de klant SMTP scanning voldoende vindt (en die klanten en situaties zijn er), kan een open-source en eventueel gratis scanner ook gebruikt worden. Als DB scanning een vereiste is, dan zou dat dan ook in het Zarafa scenario moeten (of de eis vervalt of Zarafa valt af).
Ik heb net nagevraagd bij onze Linux mensen of DB scanning bij Zarafa mogelijk is en voorzover bekend is dat niet het geval. Dus, bij Zarafa is er geen mogelijkheid tot DB scanning en wordt er voor een gratis oplossing gekozen, bij Exchange is er wel DB scanning mogelijk maar niet verplicht en wordt er niet voor dezelfde gratis oplossing gekozen terwijl dat wél kan (met een aparte server). Maar het doel van de case is (dacht ik) om een product keuze te maken op basis van kosten, niet de kosten van product familie. Ik zou deze variabele, waarbij er dus een keuze is in functionaliteit, aan de klant voorleggen. Met andere woorden, twee prijzen op de eindstreep voor beide anti-malware oplossingen binnen het Exchange scenario.
Ik snap jouw laatste zin niet. Ik heb hier, zover ik kan overzien, nergens kritiek gegeven op de producten zelf. Ik heb alleen kritiek op de insteek, de keuzes en bepaalde waarden van deze business case. Dat staat los van de partnerships die OGD heeft. Wij willen graag onafhankelijk zijn van producten en het beste voor de klant. Als blijkt dat Zarafa voor een klant een betere fit is dan Exchange, dan doet we dat met alle liefde. Hetzelfde met Exchange, Groupwise, MDaemon etc. etc.. Dat staat los van mijn eigen persoonlijke mening over een product (en ja, ik heb een persoonlijke voorkeur voor Exchange).
Een theoretische business case zoals jij dat hier hebt gemaakt is machtig interessant en leerzaam voor iedere IT’er. Echter haal ik er iets anders uit dan wat jij volgens mij beoogd. Ik leer hieruit wat je moet meenemen in een vergelijking en welke keuzen er zijn en gemaakt moeten worden, niet zozeer of product x of y het goedkoopst is. De uiteindelijke kosten kan bij iedere klant anders zijn, vanwege andere eisen en wensen. Daarbij heeft het bij Microsoft zeker een grote invloed op welke andere licenties nodig zijn en hoe de omgeving verder gebruikt wordt,wat voor een licentieovereenkomst mogelijk is en dus ook eventuele kortingen of bundels (Core CAL’s waren al eerder genoemd). Ik zeg daarmee niet dat Exchange per definitie goedkoper is, maar wel dat het verschil een stuk kleiner kan zijn wanneer de hele omgeving word meegenomen.
Samenvattend: Een real life case in mijn mening, moet correct en volledig zijn en zich niet alleen beperken op kosten. Daarbij moeten de scenario’s wel goed vergelijkbaar zijn, want anders krijg je een antwoord op de verkeerde vraag.
Mocht je interesse hebben dan wil ik dit best verder bespreken/doornemen, bijvoorbeeld tijdens een pizza sessie op OGD, Stone-IT of zelfs Zarafa. Hoeft niet, mag wel 🙂
Interessante discussie!
DB scanning is idd niet mogelijk bij Zarafa, wel kunnen de attachements uiteraard gescanned worden als ze buiten de DB worden opgeslagen.
Jullie zijn van harte welkom, wij betalen de pizza!
Interessant verhaal en discussie.
Zou hier wel de opmerking aan toe willen voegen dat kosten alleen niet zaligmakend is. Je ziet bedrijven ook steeds vaker sociale(re) keuze’s maken. De (bewuste) keuze voor Open Source en open standaarden kan onderdeel van de bedrijfsfilosofie zijn of worden. (Of van het image wat het bedrijf wil communiceren).
Voor klanten/consumenten zou dit een steeds zwaarder argument kunnen gaan zijn.
Hosted Zarafa is ook beschikbaar. 😉
Mijn (tevreden) praktijkervaring met Zarafa:
– een stuk goedkoper, ook door minder ijzer-eisen
– lekker snel
– perspectief is steeds meer functionaliteit
– open van orgine; koppelbaar met allerlei
– mooie webinterface (geen opleidingskosten users)
– volkomen browseronafhankelijk
– aanspreekbare leverancier die meedenkt
Hoe verloopt de businescase nu met het nieuwe Zarafa-licentiemodel per 31/12/2011? Zie discussie op: http://forums.zarafa.com/viewtopic.php?f=9&t=7006
@Bart. Er is ook een minder positive gebruikersquote uit het forum “We (I) have invested a lot of time in supporting Zarafa, testing, reporting bugs, etc…that cost of support has not been (and could not be) completely shifted to our customer(s) or Zarafa would be, in whole, a lot more expensive. Supporting our Exchange installations is pretty much “fire-and-forget” – once it works, it works…patches install automatically, new Outlook versions are supported without any problems, much less problems with strange emails. With Zarafa it is always, plan upgrade, check bug reports for outstading bugs and fixes, patch & compile the server, test database upgrades, plan client updates…customers are forced to use old Outlook versions and sometimes emails are completely broken and it takes a lot of effort to figure out why (capturing raw eml, contacting support, waiting for a fix…this is all time that cannot be billed to customer if supporting a product they have bought and payed for). “