In de ict is het gebruikelijk om voor productkeuzes een business case op te stellen. Dit belicht de bedrijfsmatige en vaak financiële kant van de verschillende alternatieven. Zo kan een afgewogen en verstandige keuze gemaakt worden voor bijvoorbeeld een nieuwe applicatie.
In een business case worden zo veel mogelijk aspecten meegenomen die de kosten beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan kosten voor hardware, stroom, rackspace en licentiekosten. Ook minder voor de hand liggende aspecten zoals kosten voor implementatie, migratie en beheer moeten in de berekening worden meegenomen. Deze berekening wordt total cost of ownership (tco) genoemd. In de tco zitten alle kosten die het gebruik van een toepassing met zich meebrengt.
Veel organisaties willen financieel profiteren van de mogelijkheden die open source software hen biedt. Een van de mogelijkheden is Microsoft Exchange te vervangen door Zarafa Collaboration Platform. Beiden betreffen mail/groupware-software en kunnen naadloos met Microsoft Outlook werken. De vraag die velen bezighoudt is natuurlijk: hoeveel kan er bespaard worden? Dit artikel beschrijft de business case van Zarafa versus Microsoft Exchange. Voor beide producten is een tco-berekening gemaakt waarbij (nagenoeg) alle denkbare kosten zijn meegenomen.
Soms is het erg lastig om een goede tco-berekening te maken. Op verschillende punten zijn applicaties niet vergelijkbaar, bijvoorbeeld omdat de licentiestructuur verschillend is. Bovendien zijn er altijd aspecten die je niet kan kwantificeren. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten van incidenten. De eerste vraag die daarvoor beantwoord moet worden, is het gemiddeld aantal incidenten van een applicatie. Hoe is dat objectief vast te stellen? Hoe kan bovendien de schade die een organisatie oploopt door downtime vastgesteld worden? Dit wordt sterk beïnvloed door het belang van de applicatie voor de betreffende organisatie.
Voor de lastig te bepalen aspecten worden aannames gedaan. Alle aannames in deze tco-berekeningen zijn aangegeven. Hierdoor kan de lezer zelf bepalen wat de invloed is als deze aannames gewijzigd worden of komen te vervallen.
De business case
In deze case wordt een fictief bedrijf met vijfhonderd medewerkers gebruikt. Deze organisatie heeft noch kennis en ervaring met Exchange, noch met Zarafa. Men wil het zelf hosten op een enkele fysieke server. De overige aannames zijn:
– De tco-berekeningen zijn gemaakt over een periode van drie jaar en zes jaar.
– Voor de licentiekosten van Exchange is met opzet niet gekozen voor de Software Assurance, dit zou de licentiekosten voor Exchange substantieel hoger maken (50 tot 75 procent hoger). In de berekening van zes jaar worden in jaar vier de licenties nogmaals gekocht omdat er dan net als bij Zarafa niet alleen updates, maar ook upgrades beschikbaar zijn. Zo zijn de alternatieven beter vergelijkbaar.
– Vijfhonderd gebruikers kunnen op een enkele server draaien.
– Voor alle softwareproducten is een versie met support genomen.
– De kosten van incidenten en schade door downtime zijn buiten de tco-berekening gehouden omdat deze niet op voorhand zijn vast te stellen.
– De implementatiekosten voor Zarafa zijn inclusief een testmigratie en fixed price.
– In de tco-berekening is ervoor gekozen de licentiekosten en subscriptiekosten in een keer te voldoen (in plaat van over drie jaar af te schrijven). Dit zal de meest voorkomende situatie zijn.
– Speciale (branche)kortingen en surfcontracten zijn buiten beschouwing gelaten.
– De prijzen voor het Microsoft Exchange-alternatief zijn door een Microsoft-patner aangeleverd.
– Er is geen sprake van een voorkeur voor één van de alternatieven, functioneel acht ik beide producten gelijk.
In de tco-berekening zijn meegenomen:
– Hardware (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Spare parts (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Hardware support (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Stroom (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Rackspace (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
– Licenties en/of subscripties.
– Implementatiekosten (installatie en inrichting).
– Ten behoeve van de berekening van migratiekosten wordt uitgegaan van een migratie van Exchange naar een nieuwe versie van Exchange of van Exchange naar Zarafa).
– Beheerkosten (in beide gevallen kan beheer in vier uur per maand uitgevoerd worden, echter vanwege een lager beheertarief in het Microsoft Exchange-alternatief, vallen de beheerkosten daar lager uit).
– Opleidingskosten (in beide gevallen is gekozen voor certificering van zowel operating systeem als de groupware software).
Natuurlijk kunnen in een specifieke situatie of organisatie de uitgangspunten verschillen. Deze business case is zo generiek mogelijk gehouden om de significante verschillen aan het licht te brengen.
Resultaten
Het eerste vergelijk is over een periode van drie jaar. In dit kostenoverzicht is te zien dat het Zarafa-alternatief goedkoper is over een periode van drie jaar. Ook is te zien dat in beide gevallen de meeste investeringen in het eerste jaar vallen. Dit heeft te maken met de aanschaf van hardware, licenties/subscripties, implementatie en migratiekosten. De subscripties van Zarafa geven recht op updates en upgrades. De licenties van Microsoft geven alleen recht op updates. In deze berekening zien we een besparing van ruim 28 procent in het voordeel van Zarafa.
In een grafiek is een en ander als volgt voor te stellen.
Het tweede vergelijk betreft een periode van zes jaar. In dit tweede vergelijk is het verschil tussen Microsoft Exchange en Zarafa groter geworden, zowel absoluut als procentueel. Ook hier geeft de Zarafa-subscriptie recht op zowel updates als upgrades. De gekozen licenties van Microsoft geven alleen recht op updates. Om toch een eerlijk vergelijk te maken worden daarom in jaar vier de Microsoft-licenties opnieuw gekocht zodat ook een upgrade kan worden uitgevoerd. Dit verklaart de extra kosten bij Exchange in jaar vier. Indien deze strategie niet wordt gevolgd, zou na zes of zeven jaar een break even-punt bereikt kunnen worden. De consequentie is dan dat dezelfde versie zes of zeven jaar te gebruiken is en zonder te (kunnen) upgraden. In deze berekening is de besparing van het Zarafa-alternatief ruim 36 procent.
In een grafiek is een en ander weer als volgt af te beelden.
Conclusies
De tco-berekening laat zien dat deze business case aantoont dat met Zarafa kosten kunnen worden bespaard in vergelijk met Microsoft Exchange (25 procent over drie jaar en 36 procent over zes jaar). Hoewel deze verschillen procentueel klein lijken, gaat het om ruim 24.000 euro over drie jaar en ruim 53.000 euro over zes jaar. Dit zijn bedragen waarmee zinvolle dingen te doen zijn, zoals betere apparatuur aanschaffen, extra support inkopen of opleidingen volgen.
Naast de bovenstaande conclusie zijn er enkele relevante kanttekeningen te maken:
– Los van de kosten van licenties en subscripties zijn er veel open source softwaretools te vinden die het operationeel houden van Zarafa kunnen vereenvoudigen en verbeteren. Bijvoorbeeld monitoring tools (zoals Nagios of OpenNMS), deployment tools (Cobbler, Coan) of ten aanzien van configuratiemanagement (Puppet).
– Als een organisatie per se gebruik wenst te maken van een van de alternatieven, dan is een financieel vergelijk zinloos. Een duidelijke voorkeur zal bepalend zijn voor de keuze.
– In de tco-berekening is uitgegaan van gelijke (fysieke) hardware. Microsoft Exchange-experts houden als 'vuistregel' een maximum van vijfhonderd gebruikers per fysieke server aan. Zarafa doet met IBM samen op dit moment onderzoek naar duizend gebruikers per fysieke server.
– Verwacht wordt dat de verschillen bij een multi-servers set-up (bijvoorbeeld wanneer er meer dan vijfhonderd gebruikers zijn of wanneer er maatregelen getroffen worden voor een hoge beschikbaarheid) groter worden in het voordeel van Zarafa.
– De Zarafa-subscripties geven recht op support van Zarafa zelf. Het aantal supportverzoeken is gekoppeld aan het aantal subscripties dat wordt afgenomen. Een dergelijke support is niet standaard bij Microsoft Exchange inbegrepen.
– De kwaliteit van de alternatieven (als in het aantal incidenten, gemiddelde incidentduur en bedrijfsschade als gevolg van downtime) zijn in deze tco-berekening, zoals gezegd, buiten beschouwing gelaten. Van deze gegevens was geen data beschikbaar. Uit mijn ervaringen van weet ik dat Zarafa ook op dat punt zeker niet achterblijft.
Een goed vergelijk op basis van een tco-berekening blijft erg moeilijk. Er zijn altijd wel verschillen te benoemen die aanleiding kunnen zijn tot een discussie. In deze business case is geprobeerd een zo zuiver mogelijk vergelijk te maken en de aannames te verwoorden. In antwoord op de vraag uit de inleiding kan gesteld worden dat er aanzienlijk bespaard kan worden door over te stappen van Microsoft Exchange naar Zarafa.
@Michiel: Inderdaad. En in de praktijk zijn kosten natuurlijk belangrijk, maar de eisen van de klant/gebruikers moeten daar natuurlijk in meegenomen worden. Exchange klonen lopen op functionaliteit in mijn ogen per definitie achter de feiten aan.
Verder in de praktijk: je moet je hele fauna meenemen, bijvoorbeeld met Microsoft kan je kosten besparen als je meerdere producten gebruikt. Bijvoorbeeld een (Enterprise) Core CAL heeft dan direct invloed op de licentie kosten.
En verder een voorbeeld: Exchange klonen die Outlook koppelingen aanbieden hebben één heel belangrijk achilleshiel: de connector plugin. Bij Zarafa heb ik de ervaring de plugin wel centraal uitgerold kan worden, maar dat de eindgebruiker nog wel zijn credentials moet invoeren. Dat zijn dan wel extra implementatie kosten (gebruiker ondersteuning). Bij Exchange + Outlook heb je dit niet (bijv. Autodiscover).
@Frank: Ik lees in de tekst toch echt dat de beheers kosten voor een Exchange _alternatief_ lager zijn. Er wordt vervolgens verder niets vermeld over de Microsoft beheer kosten. Dat de licentie kosten voor Microsoft hoger zijn en daardoor het totaal plaatje Zarafa dan nog steeds goedkoper is, prima. Maar dat is niet mijn punt.
Ik heb onlangs een blogpost gemaakt over de nieuwe Zarafa Web interface in vergelijking met Exchange 2010. Wellicht interessant in het kader van gebruikerservaring. http://bit.ly/gwY2Yy
@Dave Stork: Je moet het verhaal lezen als “er zijn twee alternatieven om het probleem op te lossen: het MS Exchange-alternatief en het Zarafa-alternatief.”. Jan kan hier duidelijkheid over geven.
Het zou mij overigens verbazen wanneer MS-beheerders duurder zouden zijn, maar dat terzijde.
@Frank Volgens mij praten we langs elkaar heen 🙂
Ik doel hierop:
“Beheerkosten (in beide gevallen kan beheer in vier uur per maand uitgevoerd worden, echter vanwege een lager beheertarief in het Microsoft Exchange-alternatief, vallen de beheerkosten daar lager uit).
Hier concludeer ik uit, dat het beheertarief voor de Zarafa oplossing lager is. Ik vind deze stelling (net als jij) vreemd.
@ all,
Mogelijk heb ik e.e.a. niet duidelijk geformuleerd, het beheertarief van het Exchange alternatief is lager en omdat het een gelijk aantal uren vergt, valt het beheer van het Exchange alternatief lager uit.
De gekozen uitgangspunten zijn zoals ze zijn, ik moest ergens een lijn trekken. Ik heb wel geprobeerd een reëel en eerlijk vergelijk te maken, is dat niet zichtbaar?
De rekensheet kan ik een ieder toesturen, drop even een mail naar jvdtorn@stone-it.com
@ Jan van der Torn: een goed initiatief! Begrippen als TCO en ROI maken vergelijkingen open/gesloten tot een zakelijke discussie. Hoe ongewenst ook voor deze of gene.
Ik snap de verwarring nu, ik las “Exchange alternatief” als het Zarafa scenario. Voor een Exchange specialist is het even wennen wanneer Exchange als alternatief wordt bestempeld 😉
Ik heb de sheet gekregen van Jan (waarvoor dank!) en op basis daarvan heb ik wel belangrijke kritiek:
De Zarafa oplossing gebruikt in dit voorbeeld Red Hat Directory Services, terwijl dit ook AD had kunnen zijn. Exchange verplicht je uiteraard tot AD. Maar doordat bij Zarafa niet voor AD is gekozen, worden ook de kosten van een directory service solution en niet alleen de groupware oplossing met elkaar vergeleken. Deze keuze is niet vermeld in het artikel, dat had mijn inziens wel gemoeten. Het heeft een negatief effect op het Exchange scenario.
Tevens worden bij de Zarafa oplossing gratis antivirus/spam oplossingen gebruikt en bij Exchange niet. Dit is bij Exchange geen verplichte keus en ook deze keuze had vermeld moeten worden. Ook dit heeft een negatief effect op het Exchange scenario. Ik zelf heb regelmatig hybride omgevingen neergezet (OSS + Microsoft), het is niet een ondenkbaar scenario.
Al met al is dit, naar mijn mening, niet een business case Zarafa vs Exchange, maar meer een business case OSS Groupware + toebehoren vs Microsoft + toebehoren. Dat is
fundamenteel anders. Corrigeer ik de door Jan gemaakte sheet met zijn eigen vermelde kosten daarvoor op de volgende manier (waarmee je weldegelijk voornamelijk Zarafa en Exchange vergelijkt);
*(Zarafa Subscription + Windows Server licentie kosten) – Red Hat support
*Exchange licentie kosten -Antivirus kosten
dan kom ik op de verrassende conclusie dat het Zarafa scenario (3 jaar) iets _duurder_ is; Zarafa totaal € 73.055,76 tegen Exchange totaal € 67.125,76. Een verschil van € 5.930,00.
Ik moet wel moet toegeven dat ik de implementatie/migratie/beheer/opleiding kosten niet heb gewijzigd. Daar zit het verschil namelijk ook in (ca. €2000,- pj). Laten we dan voor de eerlijkheid aanhouden dat de kosten gelijk zijn. Dan wordt functionaliteit een uitermate belangrijk vergelijkingsmiddel, zeker in combinatie met plan van eisen. Functionaliteit kan een belangrijke bijdrage hebben op de productiviteit. is uiteraard zeer moeilijk te kwantificeren, dat geef ik toe.
De vergelijking voor 6 jaar geeft een vergelijkend beeld: Zarafa totaal € 119.061,52 tegen Exchange totaal € 121.731,52. Een verschil van € 2.670,00. Het beheer geeft echter een groter namelijk bijna €10.000,-.
Ik heb daarbij gewoon de al bestaande gegevens van Jan gebruikt, ik heb niets opnieuw aangevraagd en ben ervan uit gegaan dat de kosten per onderdeel onafhankelijk zijn. Alleen de keuzes heb ik aangepast om de vergelijking meer zuiver Zarafa vs Exchange te maken.
Hallo Jan,
ik heb vorig jaar aan een pilot Zarafa gewerkt bij een gemeente in het oosten van het land.
Ben zeer nieuwsgierig naar je rekensheet.
Zou ik die mogen zien?
@Dave Stork,
In mijn business case ben ik uitgegaan van de MS AD server voor beide oplossingen, het Zarafa alternatief maakt geen gebruik van de RedHat directory server, daarvoor zijn ook geen kosten opgenomen. Wel zijn de kosten (in dit geval support kosten = subscriptie) voor het RedHat operating systeem te vinden evenals opleidingskosten daarvoor. In het Exchange alternatief zijn er dan licentiekosten voor MS Windows en de daarbij behorende opleiding opgenomen. Ik realiseer me dat ik misschien expliciet had moeten noemen bij de uitgangspunten. Beide producten werken goed samen met de MS AD server – en dus maakt het geen verschil in kosten lijkt me.
In het Zarafa alternatief is gekozen voor een anti virus en spam oplossing die volledig open source zijn – dus geen licentiekosten opgenomen, wel implementatiekosten. Deze software wordt veelal ook gebruikt in commerciële anti virus / spam oplossingen.
De Zarafa implementatie is overigens fixed price, dit is mij van het Exchange alternatief niet bekend.
Overigens noem ik beiden “alternatief” omdat ik ze zo clean mogelijk wil vergelijken.
@Jan
Is de Windows Server licentie die bij Exchange staat de prijs van een enkele Windows server licentie zonder Windows CALs? Dat bedrag (€13.150,-) is hoger dan een Windows Datacenter Editie (~€2500 per socket), terwijl in dit scenario Standard voldoende is (~€777 zonder SA en zonder CALs).
Mijn aanname (foei!) was dat het de prijs van een Windows Server OS met Windows CALs is. Even snel rekenen (777 + 500 CALs * €35= 18.277) levert een bedrag op dat in ieder geval in de buurt komt met het bedrag in de sheet. Mijn vraag: hoe kom je aan dat bedrag (Licenties Windows server”) in de sheet?
Voor wat betreft antispam/antivirus; waarom is de open source oplossing ook niet voor Exchange gebruikt? Het enige wat wellicht extra erbij komt is een server, aangezien het niet op de Exchange server geïnstalleerd kan worden. Maar dat maakt een pure Exchange vs Zarafa vergelijking wel eerlijker. Het is ook een keuze die grotendeels los kan staan van het gekozen groupware pakket.
@Dave (als je nog meeleest…)
Ja, MS beheerders zijn vaak makkelijker en goedkoper te krijgen. Punt is echter dat hun kennis -en dus inzetbaarheid- tegenwoordig beperkt zijn. Het onderwijs en met name MBO levert vrijwel alleen nog maar jongens af die als Windows-werkplekbeheerder aan de bak kunnen of, als ze goed zijn, een SBS met de wizard kunnen opbrengen. Echt goede Windows-beheerders hebben bijna altijd een achtergrond in Unix of VMS en daarna de overstap gemaakt.
In mijn ervaring zijn er twee andere effecten die dit prijsvoordeel (een paar euro per uur) teniet doen:
– in een beetje grotere omgeving (>1000 users) heb je meer servers nodig als je op MS draait. Neem in dit voorbeeld de 500 users op Exchange versus 1000 op Zafara. Web- en applicatieservers idem.
– die servers hebben meer beheer nodig per stuk. Uiteraard zijn er zeer geslaagde MS implementaties en erg brakke Unix/Linux systemen, maar grosso modo zit de effort in MS producten.
Het uiteindelijke gevolg is dus dat je per eindgebruiker toch meer kosten maakt aan materiaal en arbeidsloon. En dat is nou net de sleutel voor TCO. Stuksprijzen en uurtarieven spelen hier een ondergeschikte rol.
@Jan
Ja, ik wil heel graag jouw rekenmodel inzien als dat kan. En wellicht kunnen we een keer contact hebben om wat verder op deze materie in te gaan?