Het voornemen van dienstenbedrijf Atos Origin om binnen drie jaar de e-mailcommunicatie te staken, oogst veel lof van Computables expertpanel ECM. Veel deskundigen zien het plan vooral als opzet om de rol van e-mail in het bedrijfsleven tegen het licht te houden en te herijken. Toch zal e-mail volgens de meesten nooit helemaal verdwijnen: 'E-mail is here to stay!', scandeert consultant Erik Hartman.
Atos Origin ontvouwde begin februari 2011 het plan om binnen drie jaar bij het hele concern alle e-mailcommunicatie te staken en over te stappen op nieuwe vormen van samenwerking en social media. Het idee is om een portal te bouwen van waaruit het personeel communiceert, vergadert, taken toewijst en documenten deelt.
Vooruitstrevend
'Het plan is vooruitstrevend en getuigt van een vooruitziende blik', zegt senior consultant Serge van Lith van OpenText. Hij koppelt het idee aan de toename van het gebruik van social media, collaboration software en smartphones die kunnen integreren met zowel interne als externe netwerken. 'Het biedt de mogelijkheden om reductie in beheer- en storagekosten te combineren met het reguleren van de datastroom!'
Ook directeur Maarten Visser van Connected Services vindt het een goed streven van Atos Origin. 'E-mail is nooit bedoeld als documentdistributieplatform of bedrijfspublicatiekanaal.' Hij wijst erop dat er al langere tijd discussies zijn over het vervangen van e-mail door andere toepassingen. Zo voorspelde Gartner in 2009 dat bij 20 procent van de zakelijke gebruikers social networking software in 2014 e-mail heeft voorbijgestreefd als belangrijkste communicatiekanaal.
De grootste kracht van dit idee is het herijken van de rol van e-mail binnen de eigen organisatorische processen, schrijft business consultant Richard Zeevat van Acanthis. 'Binnen een organisatie moet duidelijk zijn hoe om te gaan met specifieke informatie van de verschillende informatiedragers, zoals e-mail.'
‘Kansloos’
Toch is niet iedereen positief over de voorgenomen e-mailstop bij Atos Origin. 'Kansloos', schrijft Erik Hartman. 'Mensen zijn gewoontedieren: zij gebruiken e-mail omdat… zij e-mail gebruiken. Zomaar voorbijgaan aan het gedrag van je eigen mensen, is bij voorbaat gedoemd tot mislukken. E-mail is here to stay! Accepteer het nou maar gewoon.'
'E-mail vervangen is onmogelijk, maar zal ernaast bestaan', meldt consultant Marjolein Mosmans van Hinttech. Ook zij wijst op de bedrijfscultuur in organisaties. 'Men moet kritisch kijken of de aanpassingen aansluiten bij de organisatie en deze erdoor wordt verdergebracht.'Strategiedirecteur Johan Blok van Seneca is het met Mosmans eens: 'Het vereist ook een andere mindset van gebruikers.'
De massa bepaalt
'Atos Origin redeneert vanuit een vooropgelegde technologiekeuze en niet vanuit informatiewerkers', waarschuwt directeur Paul Baan van VLC. Adviseur Tjerk van Dijk van Prover is het daarmee eens: 'Atos denkt dat ze gedrag van de medewerkers kan beïnvloeden door het bieden van een nieuw, alles-in-één technische oplossing. Het is echter de massa die bepaalt welke social media en toepassingen om informatie te delen, worden gebruikt.'
Lees ook: Op zoek naar goede mix van communicatietools.
@ Michael, 15-02-2011 12:12: “Moet je je eens voorstellen dan een leverancier of klant belt, kan ik je mailen? Nee dat kan niet, wij doen niet aan email. Je kan me bereiken via sociale media.”
Daar ben ik op zich niet zo bang voor. Diezelfde reactie zagen we ook toen men massaal op e-mail overging. Maar nog steeds rijden er bedrijfswagens rond met het telefoonnummer erop – alsof er ooit één persoon is geweest die het telefoonnummer van een bedrijfsauto over heeft genomen… Ook de sociale media zullen hun ingang vinden en deels de mail gaan verdringen. Maar helemaal verdringen zal voor mijn gevoel een utopie blijken…
Ah! We zoeken een ander tool/omgeving ter vervanging van onze huidige tool/omgeving om ons communicatieprobleem op te lossen. Hoe simpel!
M.b.t. de stelling van Maarten Visser “E-mail is nooit bedoeld als documentdistributieplatform of bedrijfspublicatiekanaal.”: is dat een argument waarom het niet toch succesvol en nuttig kan zijn? Er zijn wel meer diensten en producten waar gebruikers een toepassing voor vinden, die de bedenkers daarvan nooit hebben voorzien. Denk aan de PC en aan SMS-berichten.
Wat wel kan is dat er daarna producten en diensten ontstaan die voor dezelfde toepassing, vanuit bedenkersoogpunt, nog beter en nuttiger lijken. Maar ook dan zie je: het is altijd nog aan de eindgebruikers om dat dan ook te vinden. De ouderen onder de lezers kennen in deze zin vast nog wel het Video 2000 systeem van Philips. Technisch superieur aan alle andere video systemen, maar bijna niemand wilde het hebben.
Kortom: laat het bedenken en vermarkten van nieuwe dingen aan ontwerpers resp. marketeers over, en wat het handigst in gebruik aan de gebruikers. Dan komt alles vast een keer goed 😉
@Wim: nee, dat staat er niet. Ik bedoel, wat is eigenlijk het probleem van Atos: 50000 kwebbelende medewerkers, of een slecht (toegepast) communicatie beleid? Waar het om gaat (zie ook reactie Bart Flos) dat de beschikbare middelen niet lijken te voldoen omdat het gebruik er van niet op de juiste manier wordt gemanaged. Dat los je niet op met een alternatief. Het is de typische ICT oplossing om niet het onderliggende probleem aan te pakken, maar het middel waarmee dat probleem tot uiting komt.
Als mensen gewoontedieren zijn, en als de cultuur van e-mailen niet één, twee, drie te veranderen is, en als de ‘informatiewerkers’ niet zijn geconsulteerd, zoals commentatoren op het Atos-plan stellen,hoe komt het dan dat mensen ooit het medium e-mail accepteerden?
Er zijn ook goede tools te vinden die inderdaad het aantal interne emails verminderen. Kijk maar eens op https://www.chatter.com/nl/ en zoek maar eens op commentaren via http://twitter.com/#search?q=chatter
inhoud is toch belangrijker dan medium.
Je moet dit hele artikel + gerelateerde artikelen + reacties lezen om te weten te komen dat het alleen om interne mail gaat.