Ict-dienstverlener Atos Origin stopt binnen drie jaar tijd met e-mailen. Het verzenden en ontvangen van e-mails tussen de 50.000 medewerkers van het bedrijf moet dan verleden tijd zijn. 'De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt', stelt algemeen directeur Thierry Breton. Het dienstenbedrijf wil zelf het voorbeeld geven en vervangt e-mail door nieuwe vormen van communicatie en samenwerking zoals social media.
Breton presenteerde zijn plannen tijdens een bijeenkomst waar ceo's innovatieve plannen tonen. Hij wijst erop dat de hoeveelheid e-mailberichten die dagelijks wordt verzonden 'onhoudbaar' is. 'Managers besteden wekelijks tussen de vijf en twintig uur aan het lezen en schrijven van e-mails, terwijl social media sterk in opkomst zijn.'
William Rice, consultant en ontwikkelaar van Atos Origin social business solutions, benadrukt dat er wel mailservers actief blijven voor e-mailberichten die van buiten het bedrijf komen. 'We kunnen er natuurlijk niet van uitgaan dat de hele wereld binnen drie jaar zonder e-mail werkt, aan de achterkant van het bedrijf zullen e-mailservers blijven bestaan.'
Rice denkt dat het zeker nog tien jaar zal duren voordat het gebruik van e-mail wereldwijd zal stoppen. 'Het middel e-mail is zowel technisch als sociaal zo ver doorgevoerd, dat ban je niet zo snel uit, maar we zijn nu op het breekpunt waarbij het gebruik van social media het gebruik van e-mail voorbijstreeft.'
Als alternatieven voor samenwerken zonder gebruik van e-mail noemt Rice berichtenverkeer via LinkedIn, workflowsystemen via de webbrowser en het delen van informatie via platformen als Microsoft Sharepoint, waarbij gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. 'Je ziet eigenlijk dat de nieuwe versies van e-mailprogramma's ook al die kant opgaan. Als je bijvoorbeeld Gmail van Google bekijkt dan zie je dat e-mails heel anders worden weergegeven. In plaats van losse berichten zijn de mails gevlochten in conversaties.'
Volgens Rice ontstaan in de toekomst persoonlijke portals waar medewerkers hun eigen informatie kunnen labelen, taggen, koppelen, archiveren en delen. 'Nu heb je voor de registratie voor een sociaal netwerk nog een e-mailaccount nodig. Maar dat gaat in de toekomst mogelijk ook veranderen.' Als voorbeeld noemt hij OpenID, dat is een centraal platform waarbij je allerlei online diensten zoals Facebook, LinkeIn en Twitter koppelt.
Atos ontwikkelt via zijn divisie Social Business Solutions diensten zoals Social CRM en begeleidingstrajecten voor verandermanagement en strategie. Volgens Rice is de grootste barrière bij de overgang naar een e-mailloze werkomgeving de cultuuromslag. 'Het is een kwestie van ontwennen.'
Werkdruk door e-mail
-Het middenmanagement besteedt meer dan 25 procent van zijn tijd aan het zoeken naar informatie.
-In 2010 ontvingen zakelijke gebruikers meer dan 200 mails per dag. 18 procent hiervan bestaat uit spam.
Bron: Atos Origin.
Email is een universeel onderdeel van je bedrijsvoering en een wettelijke zwart-op-wit manier van communniceren.
Jammer dat een partij als een gerespecteerde Atos O ook Hype gevoelig is geworden en er lekker op los gaat twitteren, facebook, hyves etc. Probleen is dat dat de hele wereld kan “meeluisteren”.. ik heb net een lange mail kunnen terugvinden met zeer belangrijke besluitvorming van bijna 6 maanden geleden..doe dat maar eens op twitter na met 142 karakters.
Mensen worden gek van de media die ze gebruiken “Ehm, waar heb ik dat berichtje ook al weer? Twitter DM, Dropbox, Google Talk, Facebook, Linkedin, Whatsapp?”. En de Linkedin berichtenflow: Ha.Ha.Ha.
Precies wat user zegt. Je moet weten hoe je met email om moet gaan. Blijkbaar kunnen we heren bij Atos er niet zo goed mee omgaan en gebruiken het als een excuus zoiets van ‘ik krijg zo veel mail kom niet meer aan werken toe’. MAW ik zit zo veel te lullen en koffie te drinken geef de email de schuld. Emailen is ook werk. Ik blok elke dag 2 a 3 uur voor mijn mail dat heet nu gewoon werken en communiceren. En of je nu 3 uur gaat twitteren of 3 uur mailt…waar zit het verschil??
de communicatie (melen) neemt pas af als zaken in een keer goed gaan (of het vertrouwen er is dat het goed gaat). geen nieuws is goed nieuws.
daarnaast, het heeft met de bedrijfscultuur te maken en met het gedrag van mensen dat bepaalt of werknemers het steeds nodig vinden om zaken schriftelijk vast te leggen.
krijg je meels van: “zojuist telefonisch besproken bevestig ik nog even de afspraak dat…”
of: “je zei daarnet dat je akkoord was, maar kun je dat nog even schriftelijk bevestigen?”
en natuurlijk de halve wereld op CC.
neem daarbij dat binnen een grote organisatie al gauw mensen (managers) op de hoogte gehouden willen worden. stuur je ze geen meel is het ook niet goed.
leuk zo veel reacties. ’t onderwerp houdt ons wel bezig. niet tijdens werktijd al die commentaren lezen hoor!
Go ATOS! The new way to business (Jive Software)
200 e-mails per dag, 18% spam –> spamfilter gebruiken, dan blijven er nog “slechts” 164 per dag over
Begin vervolgens eens met een filterinbox assistent op alle mail waarin je ge-CC-ed wordt. Zal ook aanzienlijk schelen. Immers, een CC betekend alleen ter info, hoef je geen actie op te ondernemen. Zoals al eerder gezegd, je krijgt als manager een heleboel CC’s omdat mensen zichzelf in willen dekken. Parkeer al deze mail in een aparte folder, en lees die pas als je je echt verveelt.
Dit scheelt al veel.
Maar op zich maakt het niet uit of je nu 50 mails, tweets, MSN messages of SMSjes krijgt. Als ze voor jou bedoeld zijn wordt je geacht er iets mee te doen. En wil je later nog iets terug kunnen vinden, zul je ze toch op één of andere manier moeten archiveren/indexeren.
Het voordeel van alles via mail is dat je dan ook je hele archief op één plaats hebt, anders zoek je je helemaal het leplazurus
CC-en wordt bij e-mails steeds meer de standaard. In plaats van de oorspronkelijke functie (Carbon Copy; oftewel afschrift voor archivering) wordt het steeds vaker gebruikt voor Cover my Career. Dit betekent vaak dat er al in de bron van de samenwerking iets niet goed zit!
Er zijn tegenwoordig genoeg (beheersbare) oplossingen om de functionele potentie van Social Media bedrijfsmatig in te zetten en overbodige e-mail daadwerkelijk te voorkomen.
Mooi, maar zeker niet makkelijk initiatief van Atos Origin. Succes met de transitie!
Email is als communicatie-medium net zo efficient als de manier waarop haar gebruikers ermee omgaan.
48 reacties binnen 9 uur. En wat een communicatie ! Toont toch wel aan dat ATOS een punt heeft.
Volgens mij heeft Thierry Breton niet helemaal goed begrepen hoe je email moet inzetten.
Als je email gestructureerd inzet als basis van je business-communicatie ben je al snel 90% van de genoemde problemen kwijt. Laat ‘m mij maar even bellen (of mailen) zal ik ’t aan ‘m uitleggen.
@Cees: inderdaad wat een brei aan reactie die (bijna) niemand allemaal leest. Met mail zou dat een stuk beter zijn………..