De zorgsector en vooral thuiszorgorganisaties zijn bij uitstek organisaties waar er nog veel winst valt te behalen met de introductie van documentmanagement. Het is een sector waar de primaire functie is, dé zorg voor cliënten, maar meer focus voor secundaire processen is gewenst. Vooral gelet op de veranderende omgeving.
Een documentenbeheersysteem kan thuiszorgorganisaties goed helpen bij het verminderen van de vele administratieve handelingen, vanaf de creatie tot opslag van correspondentie. Om goed inzicht te krijgen in de knelpunten en wensen binnen zo een organisatie is het uitvoeren van een onderzoek een eerste stap. Uit het onderzoek komen niet alleen knelpunten en wensen naar voren die betrekking hebben op documentmanagement, maar ook organisatorische aspecten die van invloed zijn op een succesvolle implementatie van documentmanagement.
Waarom de omslag?
– Thuiszorgorganisaties hebben te maken met versobering van de zorg aan cliënten. Zorgverzekeraars sturen steeds sterker op te verrichten taken en limiteren de vrije regelruimte van de zorgaanbieders in toenemende mate door de zorgvergoeding tot op de minuut in te richten. Thuiszorgorganisaties moeten hierdoor beter inspelen op hun veranderende omgeving.
– Het verminderen van administratieve taken bij medewerkers (zoals de verwerking, distributie en opslag van informatie).
– Het verminderen van improductieve reisuren bij zorgmedewerkers, waardoor de vrijgekomen uren besteed kunnen worden aan cliëntenzorg. Het reizen vanuit huis naar kantoor voor het ophalen van fysieke dag zorgplanningen en dan pas vertrekken naar cliënten.
Welke onderdelen zijn aan verbetering toe?
– De postverwerking. De fysieke en digitale postverwerking
– De interne digitale correspondentie en digitale archivering
Wat zijn de geconstateerde knelpunten?
– De postverwerking (interne en externe postrondes) gebeurt veelal nog fysiek en handmatig. Er wordt weinig gebruik gemaakt van digitale verwerking. Spoed postverzendingen moeten tegen extra kosten worden verzonden om de plaats van bestemming op tijd te bereiken.
– De faciliteiten om digitaal te werken ontbreken, zoals een eenvoudige scanapparaat met scanmogelijkheid en persoonlijke organisatie-e-mail adressen. Indien er scanmogelijkheden aanwezig zijn dan ontbreekt het aan kennis en menskracht binnen de thuiszorgorganisatie om een digitale documentenbeheer proces op te zetten en te onderhouden.
– Het ontbreken van een documentenbeheersysteem en afgesproken werkwijzen. Dat leidt tot de uitvoer van dubbele handelingen en dat er bij de creatie van documenten in verkeerde versies wordt gewerkt.
– Het ontbreken van adequate ondersteuning aan medewerkers op het gebied van digitaal werken. Het ontbreken van een of meerdere verantwoordelijken die zich pro-actief bezighouden met de begeleiding en advisering van medewerkers. Dit zorgt ervoor dat gemaakte afspraken niet worden bewaakt of gewaarborgd.
– Het gebrek aan eenvoudige faciliteiten om vakinhoudelijke informatie toegankelijk te maken voor alle medewerkers zonder dat medewerkers afzonderlijk bezig zijn met het zoeken, bijhouden en opslaan van de nodige informatie.
– Een grote mate van papierenstromen en administratieve handelingen door het printen om te ondertekenen en weer registreren van dag- en maand zorgplanningen, urenregistraties en reiskostenformulieren. Er wordt weinig gebruikt gemaakt van digitale zorgplanningen.
– Het niveau verschil in computergebruik onder zorgmedewerkers en leidinggevenden. De ene zorgmedewerker en leidinggevende is slagvaardiger in het digitaal werken dan het andere.
– Het gebrek aan sturing vanuit de directie aan leidinggevenden op het gebied van digitaal werken. De leidinggevenden zijn een belangrijke schakel bij het doorvoeren van de nodige verbeteringen.
Wat zijn de mogelijke oplossingen?
1. Postroutering digitaliseren
De eerste stap is het digitaliseren van de binnenkomende fysieke post, waarna de post digitaal wordt verstuurd naar alle betrokkenen en direct toegankelijk is. Door de post te digitaliseren dient er ook een betere filtering van de post te gebeuren. Dit verminderd het probleem dat posstukken verkeerd terecht komen of kwijtraken binnen de organisatie. Belangrijkste organisatorische verbetering is een professionelere, efficiëntere en kostenverlagende uitvoering van de postroutering.
2. Documentenbeheer met Microsoft SharePoint in eigen beheer of Microsoft SharePoint Online.
Volgens Kennisportal kan SharePoint door de aanwezige functionaliteiten ingericht worden als document management systeem (dms) die het beheer, de opslag en het ontsluiten van al uw in- en uitgaande informatie regelt. Gebruikers van SharePoint staan met elkaar in contact, werken op een efficiënte manier samen en maken optimaal gebruik van relevante informatie en bedrijfsprocessen. Zij beschikken altijd en overal over de laatste versie van een document. Vertrouwelijke informatie blijft vertrouwelijk en informatie die relevant is voor het hele team wordt als vanzelf verspreid. Dankzij de uiterst geavanceerde zoekfunctie komen zoekgeraakte documenten in een mum van tijd weer boven tafel. SharePoint is een onderdeel van het Microsoft Office System en vervult hierin een centrale rol. Programma’s zoals Word, Excel en Outlook werken naadloos samen met SharePoint.
Belangrijkste organisatorische verbetering is dat medewerkers worden ondersteunt bij het digitaal werken. Er kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt omtrent digitaal beheer van (beleids)stukken. Het centraal delen en archiveren van documenten en e-mail correspondentie kan beter worden geregeld en de versnipperde opslag op meerdere plekken wordt opgelost.
Ook het bijhouden van verschillende versies van documenten kan met de inzet van een documentenbeheersysteem beter worden geregeld. Medewerkers hoeven niet meer in verkeerde documentversies te werken.
Het beleggen van het functioneel beheer van Microsoft SharePoint bij een medewerker die in staat is pro-actief de gebruikers (collega’s) te ondersteunen bij het gebruik van het documentenbeheersysteem. Begeleiden, trainen en adviseren hoe om te gaan met digitale correspondentie. De functioneel beheerder heeft ook als taak het aannemen, beoordelen en realiseren van aanpassingen en/of wijzigingen in de inrichting van het documentenbeheersysteem.
3. Documentenbeheer met Google Docs
De wensen die zoal gerealiseerd kunnen worden met Google Docs is het centraal opslaan van documenten, het delen van documenten via gedeelde mappen, het bewerken van documenten waarbij de verschillende versies worden bijgehouden en de autorisatie (bepalen wie toegang krijgt tot welke informatie).
Tot slot is het bij een succesvolle implementatie van documentmanagement belangrijk dat de gehele thuiszorgorganisatie wordt betrokken. De inzet en begeleiding van alle teams, leidinggevenden en (zorg)medewerkers is van eminent belang.
