SWOT-analyse over IT-offshoring

Dit artikel bevat een overzicht van de belangrijkste sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen van offshoring. Door de vele kansen en voordelen, is het voor veel organisaties strategisch interessant om it-werk te offshoren [2]. Vooral de toegang tot (in ons land schaars) personeel en het daardoor makkelijker kunnen groeien, zijn redenen om offshoring serieus te overwegen. Daarnaast liggen er ook nog eens kansen voor kostenefficiëntie en rendementsvoordelen. Er kleven echter ook nadelen aan offshoring. De afstanden en tijdsverschillen tussen samenwerkende professionals hebben negatieve effecten en brengen risico’s met zich mee. Het is daarom raadzaam om een gebalanceerde afweging te maken op basis van alle voor- en nadelen.

In december 2010 heb ik een stuk geschreven op de website van Computable over offshoring. In dat stuk beschreef ik vijf observaties, die volgens mij, de bron zijn achter veelvoorkomende misverstanden en problemen. Met dit stuk beoogde ik genuanceerde input te leveren aan de discussie op het forum over de kansen en bedreigingen van offshoring. Dit stuk werd zelfs door een aantal kranten opgepikt, maar, tot mijn grote spijt, behoorlijk verkeerd uitgelegd. Met als absolute dieptepunt de krantenkop ‘IT-offshoring naar Azië levert weinig op'. Op mijn persoonlijke teleurstelling, van het volstrekt onjuist geciteerd worden, kreeg ik in mijn wetenschappelijke werkomgeving de reactie ‘eigen schuld dikke bult!'. Immers, ik had een aantal persoonlijke observaties opgeschreven zonder deze aantoonbaar te relateren aan internationaal gereviewed onderzoek. Door het weglaten van traceerbare referenties naar dergelijk onderzoek had ik dus eigenlijk een kuil gegraven waar ik alleen maar zelf in kon vallen.

Wetenschappelijke literatuur

So far, so good. Immers, al doende leert men. Op basis van de discussies en reacties naar aanleiding van mijn artikel kreeg ik, echter, wel de neiging om de belangrijkste kansen en bedreigingen eens goed op te schrijven. Er is namelijk behoorlijk wat onderzoek en literatuur voorhanden over dit onderwerp. Ik heb ervoor gekozen om dat te doen in de vorm van een SWOT-analyse; een overzicht van de belangrijkste voordelen, nadelen, kansen en bedreigingen van offshoring. Dit maal, uiteraard, wél met verwijzing naar de achterliggende wetenschappelijke literatuur. Ik zal je niet vermoeien met een ellenlange lijst van referenties. Wel zal ik die literatuur opnemen welke een overzicht levert en daardoor een goede start vormt naar de vele beschikbare achterliggende bronnen.

Om het geheel overzichtelijk te houden heb ik ervoor gekozen in elk van de categorieën niet meer dan vier overkoepelende items op te nemen, omdat er anders een lange lijst zou ontstaan waardoor het artikel nog steeds geen helderheid zou bieden. De opgenomen items zijn de (in de meeste gevallen) zwaarst wegende en relevante factoren. Elk item in de SWOT-analyse zal ik kort toelichten om vervolgens af te sluiten met een conclusie die, deze keer, hopelijk géén ruimte overlaat om verkeerd te worden uitgelegd.

Overzicht van de SWOT-analyse

Sterkten

1. Toegang tot grote aantallen professionals, kennis en vaardigheden
In offshorelanden, zowel in Azie als in Oost-Europa, zijn grote aantallen goed opgeleide software engineers beschikbaar; dit in tegenstelling tot ons eigen land waar de vraag doorgaans groter is dan het aanbod. Het is in offshore landen vooralsnog veel eenvoudiger om gekwalificeerde mensen aan te nemen [2][3][4][5][6][7].

2. Wereldwijde aanwezigheid in de markt
Het werken op meerdere locaties in de wereld biedt voordelen [1][2][3][4][5][6][7]. Bijvoorbeeld in de samenwerking met klanten die zelf ook in deze landen aanwezig zijn. Het heeft voor grotere bedrijven voordelen om niet in elk land een aparte leverancier te hoeven selecteren. Ook voor Nederlandse it-leveranciers kan het daarom opportuun zijn om hun Nederlandse klanten zelf een eigen offshore oplossing aan te bieden.

3. Tijdverschillen
Door tijdverschillen is het mogelijk dat er gewerkt wordt buiten de nationale kantoortijden [2][3][4][5][7]. Het oplossen van problemen kan dan plaatsvinden terwijl er bij ons niet gewerkt wordt. In plaats van Nederlandse it'ers 's nachts te laten werken en overuren te laten maken, kan het werk plaatsvinden op afstand in een tijdzone waar het gewoon dag is.

4. Lagere arbeidskosten, huisvestingskosten, belastingvoordelen, etc.
De directe kosten die verbonden zijn aan het werk zoals: salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen, kantoorkosten, en dergelijke, zijn in de meeste offshorelanden significant lager met voordelen op de totale uitgaven [1][2][3][4][5][6][7].

Zwakten

1. Afstand
Afstanden tussen samenwerkende mensen hebben nadelen [2][3][4][5][7]. Daarbij gaat het niet alleen om afstanden in kilometers (lees: reistijd om elkaar te ontmoeten), maar afstanden hebben vaak ook consequenties in de vorm van tijdsverschillen, cultuurverschillen en/of taalproblemen.

2. Transactionele kosten
De kosten van de diverse processen worden groter doordat er extra activiteiten worden opgezet wanneer offshoring plaatsvindt [2][3][4][5][7]. Denk daarbij aan opleidingskosten, overdrachtskosten, afstemmingskosten, reis- en verblijfskosten, telefoonkosten, en dergelijke. Door het toevoegen van afstand aan een samenwerkingsrelatie neemt de complexiteit toe en zijn extra inspanningen (en dus ook kosten) nodig om resultaten te waarborgen.

3. Kans op ambigue begripsvorming is groter
Doordat er minder makkelijk face-to-face kennis kan worden overgedragen, feedbackcycli langer worden en er makkelijker misverstanden kunnen ontstaan, is de kans groter dat er onjuiste wederzijdse begripsvorming ontstaat [2][3][4][5][7]. Aangezien het it-vak een kennisintensief vak is, leidt ambigue begripsvorming dan tot bijvoorbeeld: kwaliteitsproblemen, kostenoverschrijdingen en/of langere doorlooptijden. Hiervoor zijn wel tegenmaatregelen te nemen, maar door de factor afstand blijft dit altijd een aandachtspunt.

4. Kortere overlap in werktijden
Doordat veel offshorelanden zich in andere tijdzones bevinden dan Nederland lopen de werktijden niet synchroon. Daardoor is de tijd tijdens kantooruren, waarin er direct contact kan plaatsvinden, korter [2][3][4][5]. Afstemming en communicatie wordt daardoor beperkt. Een bekende tegenmaatregel in bijvoorbeeld India is om de medewerkers tijdens de Nederlandse kantoortijden te laten werken (van 12:00 tot 21:00 uur in India).

Kansen

1. Snelheid en flexibiliteit
Doordat het aanzienlijk makkelijker is om extra capaciteit in te zetten, biedt offshoring belangrijke kansen om doorlooptijd te verhogen en flexibeler te zijn doordat het, in offshorelanden, makkelijker is om op te schalen [2][3][4][5][6][7]. Vooral het snel aannemen van extra mensen is in deze landen eenvoudiger. Hierdoor hoeft de groei van een bedrijf niet belemmerd te worden door een tekort aan gekwalificeerd personeel.

2. Rendementstoename door kostenefficiëntie
Aangezien de directe kosten in offshorelanden lager zijn, kan via offshoring kostenefficiëntie worden bereikt [1][2][3][4][5][6][7]. Weliswaar nemen de transactionele (lees: bijkomende) kosten toe, toch is het goed mogelijk om de totale kosten te verlagen. Mits de opbrengsten worden gewaarborgd, kan daardoor het totale rendement op it-investeringen stijgen. Echter, de praktijk toont aan dat kostenefficiëntie vaak pas na enige tijd wordt bereikt. Het is daarom aan te bevelen om niet alleen om redenen van kostenefficiëntie te gaan offshoren.

3. Toegang tot nieuwe markten
Door offshoring is het mogelijk om toegang te krijgen tot nieuwe markten [1][2][3][4][5][6][7]. Enerzijds, ontstaat door het starten van een offshorevestiging, de mogelijkheid om ook in dat land diensten aan te bieden. Anderzijds, verandert de (voorheen niet haalbare) business case, doordat de benodigde investering lager wordt.

4. Uitdagender werk
Door het verschuiven van werkzaamheden ontstaan nieuwe soorten werk [1][2][3][6][7]. De competenties: ‘Opdrachtgeverschap' en ‘Contractmanagement' zijn voorbeelden van competenties die zijn ontstaan naar aanleiding van grootschalige uitbesteding. Ook kijkend naar het verleden in bijvoorbeeld Nederland is te zien dat wanneer werk verdwijnt naar lagelonenlanden er ander (vaak hoger gekwalificeerd) werk voor in de plaats komt. Ondanks de soms geschetste doemscenario's zijn er geen harde bewijzen dat offshoring leidt tot grote werkeloosheid, juist eerder tot economisch rendement en extra werkgelegenheid (zie bijvoorbeeld: [1], [3] en [6]). Bovendien kan het samenwerken met collega's in andere culturen voor velen juist een verrijking zijn voor het werkplezier.

Bedreigingen

1. Verslechtering van ‘communication, control en coordination'
De grootste bedreigingen die voortkomt uit het vergroten van afstand tussen professionals zijn: het verslechteren van de communicatie, het verlagen van de besturingsmogelijkheden van het werk en de resultaten, en, als derde, het bemoeilijken van de onderlinge afstemming tussen professionals [2][3][4][5][7]. Uiteraard zijn procesmatige en technologische maatregelen mogelijk, echter, deze kunnen de afstand zelf nooit helemaal wegnemen.

2. Risicovoller
Door de groeiende dynamiek en grotere afstanden nemen risico's toe [2][3][4][5][7]. Daarnaast komen bij het offshoren naar bepaalde landen er extra risico's bij; bijvoorbeeld op het vlak van continuïteit, intellectueel eigendom, en politieke stabiliteit. Uiteraard zijn deze risico's landafhankelijk en kunnen deze door samenwerking met leveranciers ontkracht worden. Echter, in het beslissingproces om te gaan offshoren zal een bredere risicoanalyse gemaakt moeten worden.

3. Economische voordelen kunnen tijdelijk zijn
Hoewel er goede mogelijkheden op kostenefficiëntie zijn, kunnen deze tijdelijk van aard zijn. Doordat de economische groei ten opzichte van ons land groter is, kunnen de prijzen in opkomende economieën harder stijgen, waardoor kostenvoordelen sneller kunnen verdwijnen dan gehoopt [2][3][5][7]. Bovendien liggen de carrièrekansen in deze landen voor de individuele professional vaak in het snel wisselen van werkgever. Om dit te compenseren groeien de salarissen in dergelijk landen daardoor vaak harder dan wij in ons land gewend zijn, met gelijksoortige effecten op de totale kosten.

4. Kennisverwatering
Doordat it vaak direct gerelateerd is aan primaire processen en/of primaire producten, is het niet uit te sluiten dat belangrijke kennis voor een organisatie verwaterd [1][2][3][4][5][6][7]. Hetzij doordat deze kennis bij een toeleverancier komt te liggen, hetzij doordat deze kennis op grote afstand komt te liggen. Daardoor is de keuze om te gaan offshoren ook niet zo maar een keuze; de weg terug is namelijk niet zo eenvoudig als men vaak wel denkt. Eigen medewerkers gaan namelijk meestal niet verhuizen en zoeken dus ander werk, of in de eigen organisatie, of daarbuiten. Werk vanuit een offshoreland terugverplaatsen naar Nederland kan daardoor ook een aanzienlijk traject zijn waarin kennis wederom moet worden overgedragen en opgebouwd.

Kostenefficiëntie en rendementsvoordelen

In ons vak moeten we serieus rekening houden met de mogelijkheden van offshoring. Het is geen tijdelijke hype [2][3][5]. Door de vele kansen en voordelen, is het voor veel organisaties strategisch gezien verstandig om op, z'n minst, de mogelijkheden te onderzoeken. Vooral de toegang tot gekwalificeerde professionals en de daaruit voortvloeiende groeimogelijkheden zijn een belangrijke reden om offshoring serieus te overwegen. Daar komt bij dat er ook nog eens goede mogelijkheden liggen op kostenefficiëntie en rendementsvoordelen.

Tegelijkertijd is het niet alles goud wat er blinkt. Er kleven ook nadelen aan offshoring die niet uit het oog mogen worden verloren. Het vergroten van afstanden tussen samenwerkende professionals heeft negatieve effecten op (vooral) eenduidige begripsvorming. Daarnaast zorgt de toegenomen dynamiek en grotere afstand voor extra werk en dus ook voor onvoorziene kosten. Daar komt bij dat er extra risico's om de hoek komen kijken en er tevens kansen zijn dat de kennis van een organisatie over de eigen primaire processen en producten lager wordt.

Het waarborgen van opbrengsten en het neutraliseren van nadelen zal dus een integraal onderdeel moeten zijn van de uitvoerende processen in offshoring. De praktijk laat zien dat waardegedreven, kortcyclische en flexibele werkwijzen, zoals bijvoorbeeld Scrum, een uitkomst bieden om structuur te bieden aan de uitvoeringsprocessen in offshore softwareontwikkeling.

Aanbevelingen

Kortom, bij de beslissing om te gaan offshoren is het raadzaam om een goede afweging te maken op basis van alle voor- en nadelen. Bovenstaande SWOT-analyse kan hierbij een eerste hulpmiddel zijn. Echter, er zijn veel meer zaken die aandacht verdienen dan in dit beknopte overzicht opgenomen. Om een goed beeld te krijgen en een juiste beslissing te nemen is het zoeken van (externe) expertise in dit soort beslisprocessen daarom ook sterk aan te bevelen.

De belangrijkste aanbeveling is echter om vooral naar de schaalvoordelen van offshoring te kijken en niet alleen naar de mogelijke kostenvoordelen. It-investeringen gaan namelijk niet om de kosten maar om het rendement. De opbrengsten zijn in ons vak wezenlijk belangrijker dan de kosten. Het waarborgen (en meten!) van die opbrengsten, in termen van kwaliteit, doorlooptijd en rendement mag dan ook nooit worden vergeten. Dat geldt niet alleen voor offshoring. Zonder opbrengsten is elke investering immers waardeloos.

Over de auteur

 

prof.dr.ir. Rini van Solingen is aangesteld aan de Technische Universiteit Delft als deeltijdhoogleraar op het onderwerp Globally Distributed Software Engineering (faculteit Electrotechniek, Wiskunde en Informatica). Ook adviseert hij organisaties op de belangrijkste managementvraagstukken rond softwareontwikkeling; in het bijzonder in omgevingen met (wereldwijd) verspreide ontwikkelteams. Sinds april 2010 is hij tevens verbonden aan iSense Prowareness als cto. Meer informatie over zijn onderzoek is te vinden op: http://www.rinivansolingen.nl.