Ziekteverzuim begeleiden met SaaS

Software as a service, oftewel SaaS, mag zich verheugen in brede acceptatie. Anders dan cloud-toepassingen, waarvan de functionaliteit vaak is afgestemd op de grootste gemene deler, staan SaaS toepassingen variaties toe. Zo is de verzuimmanagementapplicatie Absentiemanager prima te combineren met HR-systemen.

Iedereen kan een keer ziek worden en als gevolg daarvan tijdelijk niet aan het arbeidsproces deelnemen. In Nederland is wettelijk vastgesteld dat de werknemer na twee jaar van arbeidsverzuim geen recht meer heeft op loon van de werkgever. Voor de laatste is in een uitgebreid protocol, de Wet Verbetering Poortwachter, vastgelegd hoe te handelen gedurende die wachttijd van twee jaar. Belangrijk voor de werkgever, want elke afwijking van het voorgeschreven protocol kan voor de uitkeringsinstantie UWV reden zijn om een sanctie van nog een jaar loonbetaling op te leggen. Daarnaast heeft de werkgever de verplichting om een professionele verzuimbegeleider, zoals een arbodienstverlener of bedrijfsarts, in te schakelen.

‘Verzuimbeheersing kent veel meer facetten dan ziek- en hersteldmeldingen', aldus Arja Verwaal, arbeidsdeskundige en tevens manager van VerzuimpreventPlus. In haar visie spelen ook arbeidsrechtelijke aspecten, sociale wetgeving en de activiteiten van de verzuimbegeleiders een belangrijke rol. Dankzij een actief netwerk van partners met kennis en kunde neemt het bedrijf een unieke positie in op de Nederlandse verzuimbegeleidingmarkt.

Meer dan alleen verzuimbegeleiding

Voordat zij haar onderneming startte, werkte Arja Verwaal als professional op het gebied van personeel & organisatie. Die ervaring is waardevol. Volgens haar onderscheidt VerzuimPreventPlus zich door veelzijdigheid en flexibiliteit. ‘Wij bieden naast de verzuimbegeleiding ook ondersteuning op het gebied van personeelszaken en salarisadministratie en kunnen dankzij de samenwerking met onze zusterorganisatie, de accountants- en adviesorganisatie Hoek en Blok, ook terugvallen op juridische en financiële expertise. Let wel, we lopen niet met de dossiers onder de arm van de ene naar de andere afdeling, maar het is wel makkelijk wanneer je snel in de buurt een stukje specialistische kennis kunt ophalen. Daar profiteren ook de ruim tweeduizend werknemers van de honderd op onze dienstverlening aangesloten bedrijven van. Als arbeidsdeskundigen zijn we in staat om bij langdurig verzuim de problemen te ontrafelen zodat we bij de kern geraken.'

VerzuimPreventPlus opereert regionaal, maar neemt de geografische grenzen van het territorium ruim. Buiten de Hoekse waard, Zuid-Holland en de kop van Noord-Brabant telt het bedrijf klanten in Utrecht , Overijssel en Limburg. Volgens manager Verwaal heeft het vooral te maken met de geboden flexibiliteit waaraan juist mkb-ondernemers grote behoefte hebben. ‘Als bij een ziekmelding een huisbezoek nog dezelfde dag wenselijk is, dan kan dat bijna altijd, ook al horen we het pas na tien uur in de ochtend . We hebben eigen mensen die huisbezoeken afleggen, maar we werken ook met een gekwalificeerde partner . Daarnaast schakelen we voor medische interventies zelfstandig gecertificeerde bedrijfsartsen in. Juist in het regelwerk en de bijborende administratieve afhandeling ontzorgen we de mkb-ondernemer. Die heeft geen eigen personeelsafdeling en krijgt dankzij ons de gelegenheid zich te focussen op zijn core business.'

Procesondersteuning

De dienstverlening van VerzuimPreventPlus wordt ondersteund door een netwerkgebaseerde informatievoorziening in de vorm van de webgebaseerde softwareproducten Absentiemanager.nl en Loket.nl. Ziek- en hersteldmeldingen worden door de klant in Absentiemanager geregistreerd, Met Absentiemanager wordt het verzuim geregistreerd, door onze klanten zelf of door de medewerkers van ons speciaal daartoe ingerichte callcenter. ‘De functionaliteit van de software gaat veel verder en dekt in feite het gehele proces van de verzuimbegeleiding', vertelt Verwaal. ‘Tot op klant- en medewerkerniveau kunnen we alle afspraken vastleggen. Moeten we na drie dagen een bloemetje sturen naar de zieke medewerker, dan krijgen wij daartoe een signaal van één van de parameters waarmee de software zich op maat laat inrichten. Heeft het verzuim consequenties voor de onkostenvergoeding of uitbetaling van vakantiedagen, dan volgt automatisch een bericht naar degenen die achter het loon- en salarissysteem zitten.'

‘ Wij hebben gekozen voor Loket.nl, een online salaris- annex HR-systeem omdat dit naadloos geïntegreerd is met Absentiemanager', vervolgt Verwaal. ‘Vanuit Loket.nl worden iedere nacht de werknemergegevens automatisch gesynchroniseerd met die in Absentiemanager. Het onderhouden van dubbele bestanden , en alle fouten die daaruit voortkomen, is dus niet meer aan de orde.'

De klanten van VerzuimPreventPlus kunnen, indien ze dat willen, ook zelf online meekijken. Daarvoor behoeven ze maar één keer in te loggen, omdat er een schil is gebouwd rondom de drie kernapplicaties: verzuimregistratie, salarisverwerking en de personeelsadministratie. Arja Verwaal weet te vertellen dat Absentiemanager als heel gebruikersvriendelijk wordt ervaren. ‘Onze klanten kunnen gemakkelijk zelf rapportages over het ziekteverzuim van hun personeel uitdraaien. Heel interessant is tevens de koppeling van Absentiemanager met het informatiesysteem van verzekeraar Goudse Verzekeringen. Ondernemers die zich daar hebben verzekerd tegen schade door ziekteverzuim, zijn verlost van de administratieve rompslomp van het maandelijks opsturen van gegevens. Doordat ze bij Goudse sneller over actuele gegevens beschikken, zijn claims ook eerder afgewikkeld. Verder biedt die koppeling ons de mogelijkheid sneller te adviseren over een budget voor een medische ingreep of een psychologisch onderzoek. Daarmee bevorderen we de re-integratie van een werknemer in het arbeidsproces. Doelgericht en zonder omwegen', zo besluit de resultaatgedreven Sliedrechtse arbeidsdeskundige.

Vaste fee

Absentiemanager.nl en Loket.nl zijn applicaties die worden geleverd volgens het SaaS (software as a service)-model. Deze toepassingen zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar voor iedere gebruiker die over een internettoegang en wachtwoord beschikt. De vergoeding is gebaseerd op een vast bedrag per gebruiker. Voor Absentiemanager geldt een vaste fee per aangesloten personeelslid. Maar dat is volgens Arja Verwaal nog altijd vele malen voordeliger dan software die draait op in eigen huis opgestelde computer. De kosten voor aanschaf van licenties en het onderhoud maken software in eigen beheer vele malen duurder. Ook de klanten zijn tevreden over de toepassing. Ze beschikken over veel meer actuele informatie dan in het verleden.