Dagelijks zie ik tientallen tot soms honderen vacatures voorbij komen. Vaak met de meest exotische functienamen en beschrijvingen. Men moet per slot van rekening de interesse van de juiste kandidaat wekken. Tot zover niets aan de hand… Waar wel mijn haren overeind van gaan staan is de functietitel 'functioneel applicatiebeheerder'. Ik durf zelfs te zeggen dat deze functie niet mág bestaan. Ik zal het proberen uit te leggen.
Te beginnen met de definities van de zo slordig aan elkaar geplakte vakgebieden. Wat zijn de definities van applicatiebeheer en Functioneel Beheer? Citaat uit het boek 'Functioneel Beheer' van Kees Ruigrok en Ernst Bosschers: Applicatiebeheer is verantwoordelijk voor het tegen de overeengekomen kosten en kwaliteit in stand houden en onderhouden van de bedrijfsapplicaties en de bijbehorende gegevensverzamelingen tijdens de gehele levenscyclus van de informatiesystemen.
Uit datzelfde boek de definitie van functioneel beheer: Functioneel beheer is verantwoordelijk voor het tegen aanvaardbare kosten en kwaliteit in stand houden van de gewenste informatievoorziening ten behoeve van de gebruikersorganisatie tijdens de gehele levenscyclus van informatiesystemen.
Wat opvalt: bij applicatiebeheer gaat het om applicaties en gegevensverzamelingen, bij functioneel beheer reppen de schrijvers over informatievoorziening en informatiesystemen. Een duidelijk onderscheid. Een applicatiebeheerder houdt zich dus niet bezig met de inhoud van de gegevensverzamelingen. Feitelijk zou het hem worst moeten zijn wat er in de gegevensverzamelingen zit, zolang ze maar beschikbaar zijn voor de business. Een functioneel beheerder daarentegen heeft als doel middels bepaalde functionaliteiten de juiste informatie aan te bieden aan de business. Een wezenlijk verschil! Het zijn in mijn ogen zelfs twee doelstellingen die niet op één plek of bij één persoon neergelegd kunnen en mogen worden. Denk ik te zwart-wit? Mag uw bakker dan ook bepalen wat u op uw brood smeert? Mag de energieleverancier bepalen hoe hoog uw kamertemperatuur mag zijn?
Het lijkt misschien triviaal maar er zit veel meer achter. Het zou zelfs kunnen leiden tot ethische kwesties. Kan een 'functioneel applicatiebeheerder”'een goede en weloverwogen keuze maken over hoe een applicatie het beste kan worden ingericht? Welke 'broodheer' dient hij dan te volgen? De beheerorganisatie of de gebruikersorganisatie? Waar ligt de scheiding van de verantwoordelijkheid? In het bank- en verzekeringswezen heeft onder invloed van verschillende schandalen de scheiding van verantwoordelijkheden veel aandacht gekregen. Dit zal ongetwijfeld ook zijn beslag gaan krijgen in de ict-wereld. Het gaat per slot van rekening over steeds grotere belangen en hogere bedragen. Ik wil hierbij dan ook voorstellen om daar alvast een voorschot op te nemen en de term 'functioneel applicatiebeheer' definitief af te schaffen. Laten we ons beperken tot de applicatiebeheerder en de functioneel beheerder.
Ten slotte een oproep aan alle 'functioneel applicatiebeheerders' onder ons. Let goed op voor welke zaken je in jouw functie verantwoordelijk bent. Het kan zomaar zijn dat je wordt afgerekend op een slechte informatievoorziening terwijl de applicaties prima te beheren zijn, of andersom…
Martijn Buurman, het artikel begint zo goed, maar eindigt net zo krom als de praktijksituatie waarover je klaagt.
Maak je van de functioneel applicatiebeheerder een applicatiebeheerder, dan is die ook verantwoordelijk is voor de technische kant als technisch applicatiebeheerder. Het gevolg is dat de functioneel applicatiebeheerder dan twee broodheren moet dienen. Dat is niet handig, zeker niet bij grote bedrijven. De functioneel applicatiebeheerder zou maar één broodheer moeten dienen; de gebruikersorganisatie. De functioneel applicatiebeheerder moet toezien op de gewenste functionaliteit in brede zin (dus ook responstijd) en de afgesproken kosten.
I.t.t. je stelling moet de functioneel applicatiebeheerder zich wel bezig houden met de gegevensverzamelingen t.b.v. de door de business benodigde informatie. Andere ICT-ers gaan over het datamodel en de technische implementatie.
Uiteraard moet er wel overleg zijn over de voor- en nadelen van de gekozen oplossingen tussen de functioneel applicatiebeheerder en de leveranciers (bijvoorbeeld de DBA-er, informatieanalist en systeembeheerder). Ten slotte werken allen voor de business.
IT beheer van informatiesystemen kan op verschillende niveaus :
– Infrastructuur (OS + netwerk) : ITIL model
– Applicatie niveau, Technisch (ook wel applicatiebeheer genoemd): ASL model
– Applicatie niveau, Functioneel (ook wel functioneel beheer genoemd) : BiSL model
Infra- en Applicatie beheerders zijn deel van beheerorganisatie.
Functioneel beheerder staat aan kant van gebruikersorganisatie.
Dit is gewoon de beschreven in de literatuur van genoemde modellen.
Tja, als je meerdere rollen hebt, krijg je nu eenmaal de bijgehorende misverstanden vanuit welke rol je activiteit of advies voortkomt.
In een organisatie zijn nu eenmaal altijd personen met meerdere rollen, vanwege geldgebrek, kennisgebrek historie, omdat het in de praktijk meestal gewoon toch werkt en nog meer van dat …
Wat een theoretisch kul verhaal. Ik heb jarenlang een collega gehad, welke als functioneel applicatie beheerder te boek stond. De definitie die wij daaraan gegeven hebben destijds (dus niet uit het boekje) is dat hij min of meer de applicatie functionaliteiten definieerde en “verkocht” binnen de organisatie. Daarbij werd technisch alles zo opgeleverd, dat hij functioneel de processen kon beïnvloeden door parameters in de toepassingen, zonder dat er nog een programmeur of andere technicus tig dingen moest doen. Hij was de perfecte man op de plek tussen te technische ontwikkeling van het maatwerk en de organisatie. Ik zou het zonder hem niet gekund hebben. By the way, ik was de IT manager van deze onderneming.
Een applicatie wordt op verschillende manieren gebruikt. De ene soort gebruik komt vaker voor dan de andere. Bijvoorbeeld:
– Een kassajuffrouw in een winkel rekent tientallen keren per dienst af met een klant.
– De cheffin komt erbij als er een correctie moet worden gemaakt. Zij weet op welke knoppen ze daarvoor moet drukken, de kassajuffrouw niet.
– Kassajuffrouwen komen en gaan. De winkelier of zijn plaatsvervanger zorgt dat de kassajuffrouwen kunnen inloggen en beheert hun bevoegdheden.
Als ik de rollen van deze mensen klasseer, zou dat zijn: user, super-user en beheerder.
Komt de beheerder (winkelier) er niet uit, dan is er de helpdesk van de eigen winkelketen.
Winkelsoftware is niet statisch. De wensen voor aanpassingen worden verzameld bij de applicatiebeheerder van de winkelketen. Deze zorgt ook voor uitrol van gerealiseerde wijzigingen.
Kleine wijzigingen en acute correcties worden gerealiseerd door een techneut (ontwerper-analist-programmeur) die de hele applicatie in zijn hoofd heeft, de applicatiebeheerder.
Nou heb ik al: user, super-user en drie soorten beheerder. Het ligt voor de hand, deze beheerders te onderscheiden, bijvoorbeeld: administratief beheerder, functioneel beheerder en technisch beheerder.
De administratief beheerder gebruikt functies die de applicatie biedt; de functioneel beheerder kan met utilities ook in de database kijken en kan de inhoud manipuleren; de technisch beheerder kan dat ook, maar kan ook de software veranderen. (Zie @ Johan van de Merwe, hierboven.)
Hoe de bevoegdheden over de gebruikers en de verschillende soorten beheerders zijn verdeeld is afhankelijk van hoeveel gebruikers er zijn en hoe vaak bepaalde handelingen met de applicatie worden uitgevoerd.
De organisatie kiest een passende term voor elke onderscheiden vorm van beheer.
De term “functioneel applicatiebeheer(der)” verbieden zal niet werken.
Zoals gewoonlijk hebben we allemaal weer een beetje gelijk. Zoals de heer Van Zanten met recht opmerkt:
“De organisatie kiest een passende term voor elke onderscheiden vorm van beheer. Zoals aangegeven, kiest de organisatie niet alleen de term, maar ook de vorm van beheer. En die keuze is zeker niet altijd zo slecht. Maar de heer Buurman heeft wel degelijk een punt als hij het heeft over grote organisaties zoals systeembanken en/of verzekeringsmaatschappijen. In dergelijke grote organisaties kan een goed doorgetrokken BiSL model wel degelijk van belang zijn. Kortom, ik voel wel mee met de heer Van Zanten, de term alleen is niet doorslaggevenend, de soort, type en groote van de organisatie kan dat wel zijn.
Als je de functie wilt combineren kan dat prima maar de rol die gespeeld wordt moet helder zijn. Als hij/zij de rol van applicatie beheerder heeft voor een opdracht dan kan hij niet tegelijkertijd ook functioneel beheerder zijn. In dat geval kan de key-user dit oppakken of zijn collega die dan de rol van functioneel beheerder speelt(4 ogen principe). Bij kleine organisaties gebeurd dat meestal. De procedures moeten hierin natuurlijk duidelijk zijn.
Hoewel de slotalinea van het artikel van dhr. Buurman zeker een zeer terechte en wezenlijke vraag bevat, ben ik het niet met de inhoud van de rest van het artikel eens.
De functie “Functioneel applicatiebeheerder” is door het NGI in het document “Functies in de Informatica” als volgt gedefinieerd:
“De Functioneel Applicatiebeheerder is primair ervoor verantwoordelijk dat functionaliteit van een applicatie aan de eisen en wensen van de gebruikers blijft voldoen en dat deze functionaliteit consistent blijft. De Functioneel Applicatiebeheerder werkt nauw samen met de Gebruiksbeheerder die primair voorstellen voor wijzigingen opstelt. Functioneel Applicatiebeheerder stuurt de realisatie van wijzigingen aan en implementeert in overleg met de gebruikers de nieuwe versie van het systeem. Soms is de Functioneel Applicatiebeheerder ook een vraagbaak van gebruikers en lost (in de 2e-lijn: incidenten en structurele) problemen op.
Deze functie komt in vele organisaties voor. …”
..
Wellicht zal in de komende herziening van dit document door de NGI deze functie vervallen, maar tot dan is het “gewoon” een valide functie.
@Jos,
Essentie van dit artikel is niet de functienaam, maar de onmogelijkheid om zowel de rol van technisch en functioneel beheerder bij dezelfde persoon neer te leggen.
@asjemenou, je bedoelt het is onwenselijk om zowel de rol van technisch en functioneel beheerder bij dezelfde persoon neer te leggen? Er zijn in de praktijk allerlei naamgevingen, definities en zinnige en onzinnige functiescheidingen.
N.b, ITIL, ASL en BiSL zijn geen modellen (schematische voorstellingen van de werkelijkheid). Daarvoor is de werkelijkheid te divers.
ITIL, ASL en BiSL zijn Brits/Nederlandse Best Practices samengevat in een procesraamwerk.
ASL en BiSL zijn primair Nederlands en Looijen georiënteerd, maar zijn amper geïmplementeerd. ITIL is Brits, wijkt af van Looijen indeling van beheer, maar is veel vaker (deels) geïmplementeerd. De Britse en Nederlandse opvattingen staan soms tegenover elkaar en beiden hebben bovendien nog nader in te vullen gebieden.
De ASL BiSL Foundation zegt af te stemmen met ITIL Foundation. Maar bij ITIL is de applicatiebeheerder (-manager) degene die verantwoordelijk is over de gehele Application Lifecycle. Dit is weer ander dan bij de (technisch) applicatiebeheerder bij ASL en de functionele (applicatie)beheerder bij BiSL.
@ICT-er,
Tja, de auteur van het artikel vind het niet wenselijk om beide rollen door 1 persoon te laten uitvoeren. Maar die hoeft het personeel misschien niet te werven en te betalen.
Volgens mij is een model altijd een vereenvoudiging van de werkelijkheid. Dat is de reden van een model. Ik gebruikte model in de betekenis van framework.
Best Practices suggereert mij juist dat het juist deels geimplementeerd is. Literatuur heeft het vaak over Framework van Best practices. Lekker wetenschappelijk 😉
Verder pretenderen ASL en BiSL dat ze een uitbreiding zijn op ITIL toegespitst op de applicaties. Wat applicaties betreft zouden ze de ITIL beschrijving overrulen
Maar ik begrijp je verhaal denk ik wel.