Deelnemers vinden aanbestedingsprocessen vaak fraudegevoelig en onbetrouwbaar. Ze stellen dat de aanbestedende partij het proces gemakkelijk kan manipuleren doordat vooraf niet duidelijk is op welke criteria beoordeeld wordt, of de omschrijving van die normen te vaag is. Bedrijven hebben bovendien vaak het gevoel dat de keuze voor een bepaalde partij al op voorhand is gemaakt en het aanbestedingstraject slechts een formaliteit is.
Dat is de uitkomst van ICT barometer-onderzoek door Ernst & Young onder zeshonderd respondenten. 54 procent van de ondervraagden vindt het aanbestedingsproces onbetrouwbaar, 77 procent stelt dat de fraudegevoeligheid bij aanbestedingen groot is.
Met fraudegevoelig wordt bedoeld dat de aanbestedende partij de aanbesteding naar zijn hand kan zetten. Het gaat bijvoorbeeld om de weging van 'zachte criteria' zoals de beoordeling van een plan van aanpak, het meewegen van de ervaring van betrokken medewerkers en het visie-document, waarin een deelnemer zich bijvoorbeeld uitlaat over de aanbesteding van een bepaald ict-perceel. Volgens de ondervraagden zijn die procedures niet transparant genoeg.
Ernst & Young: 'De fraudegevoeligheid en onbetrouwbaarheid in het proces van aanbestedingen worden door de bedrijven die deelnemen aan aanbestedingen hoog ingeschat.' 75 procent van de ondervraagden ziet het aanbestedingsproces als 'niet soepel', 58 procent vindt het 'oneerlijk', 61 procent vindt het 'onduidelijk' en 68 procent vindt het 'tijdrovend'. Anderzijds geeft 68 procent van de ondervraagden aan dat het aanbestedingsproces niet ideaal is, maar 'beter is dan niets'.
Rechtszaken
De afgelopen jaren is een aantal rechtszaken gevoerd over de gunning van aanbestedingen. In 2007 moest de gemeente Zwolle de aanbesteding van de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) staken. Deelnemer Icare spande een zaak aan waarna de rechter oordeelde dat de aanbestedingsprocedure van Zwolle onvoldoende transparant is geweest. In datzelfde jaar vocht Ordina de gunning van het project voor de realisatie van het elektronisch kinddossier aan Getronics aan.
Er zijn ook deelnemers die de kluit belazeren. In september 2010 moesten de ministeries van Verkeer en Waterstaat en Financiën hun gezamenlijke aanbesteding voor ict-inhuur staken nadat de rechtbank in Den Haag bepaalde dat de winnende partijen Atos Origin en ABC Automatiseringsdiensten in hun offertes absurd hoge aantallen zzp'ers en freelancers hadden opgegeven als beschikbare ict-specialisten. De zaak was aangespannen door Centric.
Aanbesteden
Jaarlijks vinden er minimaal 4.000 aanbestedingen plaats. Gemiddeld kost een aanbesteding tussen de 10.000 euro en 25.000 euro. Per jaar koopt de overheid via aanbestedingen voor ongeveer 57 miljard euro in. Van dat bedrag wordt 18 miljard euro op Europees niveau aanbesteed. Een opdracht voor de centrale overheid wordt Europees aanbesteedt als het bedrag voor werken hoger is dan 4,8 miljoen euro. Voor leveringen en diensten moet vanaf 125.000 euro Europees worden aanbesteed.
Bron: E&Y
Tsja, meestal reageren er wel 3, 4 of zelfs 5 partijen op een aanbesteding…en maar eentje kan het winnen, de verliezers (2,3 of zelfs 4 partijen) hebben dan altijd wel wat te klagen. Er zullen dan ook altijd meer klagers zijn dan tevreden partijen.
Anderzijds is het ook een raar proces, maar hoe meer regels eroverheen komen, des te stroperiger en duurder het wordt voor de burgers..
Want wat bepleit E&Y nu om dat allemaal te verbeteren? Zeker nog meer toezicht en controle?
Jammer dat daar niets over geschreven wordt..
Of er toezicht moet komen or niet, worden vaak de “big four” niet vaak of genoeg betrokken bij alle aanbestedingen. Zo te zien is er genoeg geld te verdienen en dus de “onderzoek”.
Als sourcing advisory zien we in andere europese landen dat steeds meer vraag is aan geconsolideerd aanbesteding trajekten en nog rapid-x modellen.
Dat bespaart geld, zorgt ervoor dat de aangieren club wordt verminderd. Wat ik wel aan EY moet toegeven is dat de betrokkenheid van advisories een belangrijk rol speelt. Alle interim- CIOs in NL zijn min of meer niet betrokken bij de bedrijf, business output.
Dit speelt vanaf het topje van de aanbesteding piramide waar strategy firmas zoals bcg, mckinsey, booz allen betrokken zijn en begint de hele circus waar de winnaar allang bekend is. Men weet heel goed in welke richting een trajekt loopt als McKinsey de boel begeleidt, als BCG het doet of andere club.
Maar al te vaak geven bij aanbestedingen de gunningsfactor en het al kennen van de partij de doorslag echter wil dit niet altijd zeggen dat de beste partij de opdracht krijgt. Het laatste half jaar worden er regelmatig meldingen gedaan van overschrijdende bugetten falende projecten enz. Dit kan natuurlijk niet over de rug van de belastingbetaler en moet een evaluatie zijn voor de volgende aanbesteding. Ik pleit dan ook voor een transparante website waar dergelijke projecten in vermeld worden en openheid over het slagen (of niet) hiervan. Zo kan iedereen een eerlijke mening vormen over de desbetreffende partijen en zijn tendensen zichtbaar. ZZP-ers worden nu wel toegelaten bij aanbestedingen dus waarom de drempel voor kleinere partijen niet verlagen ze lopen meestal harder en dat is zeker geen verwijzing dat er minder kennis in huis is. De goedkoopste aanbieder hoeft overigens ook niet altijd de beste oplossing te hebben doorvragen dus!
In mijn optiek zijn aanbestedingen DE reden dat er zoveel IT projecten mislukken. Ze worden zo slecht geschreven dat alle partijen minimaal inschrijven en uiteindelijk krijgt de klant een slechte oplossing.
Overigens is dit niet alleen in IT, ook voor niet IT projecten gaat het zo mis.
Ik denk dat het net iets te simpel is om de aanbesteding als reden voor het mislukken te zien. Wel is het in de IT vaak zo dat het er veelal in essentie op neer komt dat de goedkoopste aanbieder wint. Alleen prijs is een heel slecht criterium, met hele slechte projectresultaten als gevolg. Aanbesteders zouden veel meer de moeite moeten nemen om goede EMVI criteria op te stellen (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) waardoor de inschrijvers hun creativiteit kunnen gebruiken. Dat is lastig, want dan moet je als opdrachtgever gaan vaststellen wat je nu echt belangrijk vindt. Het kan wel. In mijn artikel “Goed aanbesteden op basis van functiepunten” van 27 april heb ik laten zien dat de aanbesteding van de Modernisering GBA al een heel eind op de goede weg is.
Bij veel aanbestedingen is al lang van tevoren bekend wie de aanbesteding krijgt. Dat is op zich best logisch, veel bedrijven gaan graag in zee met partijen die zij al kennen. Vaak is zo’n aanbesteding gewoon een lachertje, kleine bedrijven stoppen veel moeite in zo’n aanbesteding maar zullen het nooit krijgen.
Blijft ook een mallotige verplichting, dat Europees aanbesteden…Verspilling van tijd en mankracht voor zowel de klant als voor de aanbieders (waarvan de meeste inderdaad voor Jan met de korte achternaam meedoen).