MEE Gelderse Poort is steeds meer afhankelijk van ICT én van mobiel werken. Verouderde systemen deden de zorgorganisatie bij Brunel aankloppen. De technische verbeteringen die Brunel doorvoert zorgen ervoor dat MEE Gelderse Poort klaar is voor de toekomst. ‘We maken écht een stap vooruit.’
‘We constateerden in 2008 dat onze infrastructuur hopeloos verouderd was', zegt Richard Gerretzen, Manager Finance, Control & ICT bij MEE Gelderse Poort, dat mensen met een beperking of chronische ziekte een volwaardige plek in de samenleving wil geven. ‘De servers waren vier tot zes jaar oud, net als de meeste applicaties. Tegelijkertijd is de organisatie vrij snel gegroeid en had mobiel werken zijn intrede gedaan.' Er moest dus het nodige gebeuren op ICT-gebied, want de organisatie is steeds sterker afhankelijk van ICT. ‘Dossiervorming is belangrijk voor ons. Tachtig procent van dit dossier bestaat inmiddels al uit digitale gegevens en documenten. We gebruiken een cliëntvolgsysteem, zodat we in het geval van een crisissituatie precies kunnen nagaan wat de geschiedenis van een cliënt is geweest. Maar wat als de stroom uitvalt? Dan kunnen we niet meer werken. Dus moeten we terug kunnen vallen op betrouwbare systemen.'
Winning team
MEE Gelderse Poort vroeg Brunel om met een voorstel te komen, zodat haar medewerkers verzekerd zijn van betrouwbare ICT én mobiel kunnen werken. ‘We hadden al eerder met veel plezier en succes een project gedaan met Brunel. Never change a winning team', zegt Gerretzen. Maar de keuze voor Brunel is ook om andere redenen een doordachte. ‘Ik kijk naar prijs en kwaliteit. Ik ben geen voorstander van onnodige tenderinschrijvingen. Brunel had het eerder zo goed gedaan, dat wij dit als waarborg voor de toekomst zagen. Bovendien ben je bij Brunel zeker niet duurder uit dan bij concurrerende organisaties.' Het feit dat Brunel het project vrijwel zeker tijdig oplevert, bevestigt Gerretzen in zijn keuze. ‘Dat scheelt sowieso veel geld.'
Virtualisatie
Brunel schreef daarop een technisch ontwerp dat de ICT-manager en de directie van MEE Gelderse Poort goedkeurden. Allereerst was het zaak enkele ‘quick wins' door te voeren. ‘Brunel heeft een aantal technische verbeteringen aangebracht zodat we wat tijd extra hadden om de gewenste grote aanpassingen door te voeren.' Vervolgens werkten specialisten van Brunel het technische ontwerp tot in detail verder uit.
Belangrijk element van het totale project was de centralisatie van alle systemen. ‘Dankzij de nieuwste technieken – op het gebied van virtualisatie – kunnen de gebruikers nu altijd bij "hun" data. Het maakt niet uit waar zij zich bevinden.' Dat werkt niet alleen erg prettig en flexibel voor de circa 250 gebruikers, maar het leverde MEE Gelders Poort ook nog eens de nodige besparingen op het gebied van hardware op. ‘Dankzij Brunel IT werken we nu met multivirtuele servers, waardoor we met veel minder servers af kunnen.' Bovenstaande is logischerwijs ook van invloed op de fysieke behuizing van dit alles. ‘Alles wat aan servers binnen onze organisatie stond, is naar een professioneel datacenter verplaatst.' Volgens de planning loopt op 1 januari alles via dit datacenter, bij BIT in Ede.
Flexibel samenwerken
Over de samenwerking met Brunel is Gerretzen zeer te spreken. ‘Mijn collega's en ik ervaren de samenwerking met Brunel IT als zeer prettig. De technische kennis is ruimschoots aanwezig. Men is zeker niet te rigide als het gaat om eerder gemaakte beslissingen en flexibel als de praktijk daarom vraagt. Ook op financieel gebied. Er gaat altijd wel iets mis in zo'n groot project, maar Brunel lost dat op een professionele manier op. Kortom: een zeer prettige samenwerkingspartner.'
Hij vervolgt: ‘Ik heb geen virtualisatie- of Citrix-specialisten in huis en schakel dus met plezier Brunel in, maar ik wil dat onze afdelingen het beheer zelf kunnen doen. Dat kan ook, dankzij de manier waarop we met Brunel samenwerken. Mijn collega's schrijven de documentatie, zodat zij het in de vingers krijgen. De implementatie doen we ook grotendeels zelf.'
Stap vooruit
De projectleider van Brunel stuurt het project aan. In totaal zijn er zes IT-professionals intensief bij betrokken, drie van Brunel en drie van MEE Gelderse Poort. Momenteel zetten Brunel en MEE Gelderse Poort de puntjes op de ‘i'. De laatste applicaties moeten nog gevirtualiseerd worden en de integratietest vindt nog plaats. ‘De laatste week van het jaar hebben we gereserveerd voor de migratie, oftewel de verplaatsing van alle data naar Ede.' Gerretzen start momenteel een communicatietraject waarin hij de gebruikers laat weten wat er allemaal voor hen gaat veranderen. ‘Dat is een hoop, want we maken écht een stap vooruit.'
