In de strijd om de beste business case van 2009 zonden Asecom en Prins Metallurgische Producten het project 'Prins kiest voor SAP' in over de implementatie van SAP bij het hoofdkantoor en de lokale vestigingen van Prins Metallurgische Producten, waaronder China.
Prins is een internationaal opererende onderneming gespecialiseerd in de productie en levering van gietwerk, smeedwerk en sinterdelen voor internationale bedrijven. Het hoofdkantoor is gevestigd in Nederland. Verder zijn er lokale vestigingen in China, Frankrijk en Duitsland. De Chinese vestiging verzorgt het productieproces inclusief de logistieke afhandeling.
De complexe internationale organisatie had een groeiende behoefte om klanten van de diverse internationale vestigingen sneller en beter te informeren met prijsaanvragen, voortgang van het productieproces en de logistieke afhandeling. Het hoofdkantoor wilde hiervoor een informatiesysteem waarmee het enerzijds opdrachten van de verschillende vestigingen kon volgen en anderzijds het productieproces en logistiek van de Chinese vestiging.
Logistiek afhandeling
Mick de Valk van Asecom: 'Er was dus een erp-systeem nodig dat het gehele bedrijfsproces inzichtelijk maakte; van inkoopaanvraag tot productie, met centraal beheer van stamgegevens en internationale documentstromen, inclusief douaneafhandeling en het effect van transportkosten op kostprijzengrensoverschrijding. Los hiervan speelde nog mee dat het systeem wettelijke ondersteuning moest geven aan de diverse landenorganisaties. Veiligheid en beveiliging van gegevens en betrouwbaarheid van het platform waren hierbij cruciaal. Halverwege 2009 gaf Prins Asecom de opdracht dit project te verwezenlijken en SAP te implementeren voor 35 gebruikers.'
Eerst zijn de kernbehoeften van het Nederlandse hoofdkantoor en de buitenlandse vestigingen op elkaar afgestemd. Deze zijn vervolgens vertaald naar actiepunten door een projectteam met verschillende disciplines. Instemming over inzet en oplevering door de verschillende partijen zorgde voor een goed draagvlak. De Valk: 'De logistieke afhandeling vanuit China moest up- to-date en altijd beschikbaar zijn binnen de Nederlandse vestiging. Naar aanleiding van de informatiebehoefte van de Nederlandse vestiging is de inrichting en aanpassing van de SAP-omgeving bepaald.'
Centrale omgeving
Complex aan het project was volgens De Valk dat Nederland de Chinese vestiging stuurt met productieaanvragen, waarbij intercompanystromen en updates over logistiek en productie automatisch verwerkt moeten worden vanuit de Chinese SAP-omgeving in de Europese SAP-omgeving. 'Doordat netwerken om veiligheidsredenen gescheiden opereren is de automatische integratie met e-mailtechnologie aan elkaar gekoppeld', legt hij uit. Ook de Chinese omgeving is vanuit Nederland geïnstalleerd, ingericht en geïntegreerd met de Europese administraties. De implementatie heeft in totaal 80 mandagen van Asecom gevergd, 36 medewerkers van Prins maken nu gebruik van SAP Business One.
Het project is volgens De Valk vooral vernieuwend door de volledige integratie van de Chinese omgeving met de Europese omgeving. 'Hierdoor is de interne organisatie veranderd en wordt vanuit het Nederlandse hoofdkantoor strakker gestuurd. Interpretatieverschillen zijn uitgebannen omdat de opdrachten, voortgang en prioriteiten centraal worden gestuurd. De e-mailtechnologie om deze intercompanystroom te faciliteren is ook vernieuwend aangezien de Internetverbinding van de Chinese vestiging te onbetrouwbaar bleek.' Verder bewijst het project volgens hem dat zelfs grensoverschrijdende projecten met ingewikkelde IT omgevingen en cultuurverschillen op tijd en volledig opgeleverd kunnen worden.
De Valk: 'Het resultaat van de implementatie is dat de Europese vestigingen profiteren van snellere, accurate informatie over productieprocessen, prijsaanvragen en logistiek van de Chinese collega's. De Chinese vestiging heeft aan de andere kant weer sneller, betere en meer volledige opdrachten met gedetailleerde productieopdrachten. Op deze manier heeft het management controle over het gehele internationale bedrijfsproces vanuit één centrale omgeving. Klanten worden sneller en beter geïnformeerd en informatie is minder foutgevoelig.'
