Nadat in de lente van dit jaar Microsoft SharePoint 2010 beschikbaar is gekomen, zijn er ondertussen al redelijk wat implementaties uitgevoerd. Tijdens het inrichten van de eerste SharePoint 2010 intranet omgevingen is duidelijk geworden dat steeds meer klanten vragen naar de mogelijkheden rond ‘knowledge (en social) networking’ in SharePoint 2010. In dit artikel zal de opkomst van ‘sociale software’ binnen organisaties worden besproken en de rol die SharePoint 2010 hierin kan spelen.
Het kan best lastig zijn om het begrip ‘sociale software' goed onder woorden te brengen. De voornaamste oorzaak hiervan is dat sociale software vele verschijningsvormen kent en omgeven is door buzzwords met vage definities. Daarnaast heeft de gemiddelde burger reeds zijn persoonlijke ervaringen met sociale software op het internet of kent het van vrienden of familie. Hierdoor is vaak een eenzijdig beeld ontstaan rond een dynamisch en veelzijdig fenomeen.
Geschiedenis
De basis van sociale software is gelegd rond de eeuwwisseling, met internet standaarden zoals XML, RSS en webservices. Hiermee is het fundament gelegd voor de ‘tweede generatie van het internet', (de afgelopen jaren aangeduid met de mode term ‘Web 2.0'). Zo'n 8 jaar geleden (tot 2002) was het internet toch voornamelijk een plek waar mensen (toen ruim een half miljard) informatie aan het consumeren waren, slechts een heel klein deel van de gebruikers publiceerde ook content op het internet. Rond het jaar 2003, 2 jaar na de ‘internet bubbel' kwam er een aantal zaken tezamen. De gemiddelde snelheid van een internetverbinding thuis nam snel toe en het aantal mensen op het internet verdubbelde binnen 3 jaar naar 1 miljard gebruikers. Daarnaast werden platformen zoals Blogger (weblogs) en MySpace (Social Networks) in rap tempo volwassen.
In de jaren die volgden is het gebruik van internet sites waarmee eenvoudig content (tekst, afbeeldingen, video, etc.) gedeeld kan worden extreem toegenomen. Denk hierbij aan het succes van online platformen zoals Facebook, Twitter en YouTube. De laatste jaren werden deze platformen zakelijk steeds meer gebruikt en zijn steeds meer bedrijven gaan onderzoeken hoe deze technieken binnen de organisatie kunnen worden toegepast.
De kracht van sociale software
Wat maakt sociale software waardevol en wat zijn de voordelen voor organisaties? De term ‘Social' (en services zoals Twitter en Facebook) hebben bij enkele mensen nog een negatieve associatie. Hier kunnen verschillende oorzaken aan ten grondslag liggen, zoals ervaringen uit het verleden of vooroordelen over ‘zinloze communicatie (chatten)'. Een ander feit is dat veel zelfgekroonde goeroes zichzelf omgedoopt hebben tot ‘social media experts' en een grote hoeveelheid ruis in de media is verkondigd.
De kracht van sociale software is redelijk eenvoudig te benoemen en is voornamelijk te vinden rond het onderwerp 'laagdrempeligheid kunnen delen'. Sociale software maakt het mogelijk om binnen een minuut een bericht te plaatsen dat leesbaar is voor een groot publiek of een video toe te voegen in een (Wiki) pagina. Een ander kan vervolgens eenvoudig een reactie plaatsen of een foto toevoegen waardoor gezamenlijk (zonder technische kennis) content gecreëerd kan worden. Hier ligt de kracht, en deze kracht is met SharePoint 2010 ook beschikbaar voor intern gebruik.
Veel organisaties hebben de afgelopen jaren tevergeefs geprobeerd een actieve strategie te voeren op het gebied van kennismanagement. In slecht enkele gevallen hebben deze inspanningen ook voldaan aan de initiële verwachtingen. Als er één gebied te benoemen is waar sociale software een grote bijdrage kan leveren, dan is dat wel op het gebied van kennismanagement.
"Sociale media heeft de afgelopen jaren gezorgd voor een explosie aan waardevolle informatie op het internet, en met de juiste aanpak is dit ook binnen organisaties mogelijk".
Sociale software biedt een platform gericht op het individu: 'de medewerker', waarbij het bij 'Intranet 1.0 software' aanvankelijk ging om het geven van een platform aan de afdeling Marketing en Communicatie. In de afgelopen jaren kregen ook andere afdelingen de mogelijkheid om content toe te voegen aan het intranet met behulp van Content Management Systemen. En ook al kwam er met behulp van deze systemen (zoals SharePoint) de mogelijkheid van het publiceren van documenten bij, het laagdrempelig kunnen delen van informatie door medewerkers was maar voor enkele bedrijven weggelegd. Met de komst van SharePoint 2010 komt hier een breed scala aan mogelijkheden bij, waarmee het vullen en verrijken van informatie binnen een intranet (of extranet) eindelijk echt eenvoudig en laagdrempelig begint te worden. Een goed doordachte informatiearchitectuur en implementatie is hierbij natuurlijk wel een belangrijke randvoorwaarde.
En ja, we moeten ook nog even stilstaan bij de sceptici. Laagdrempeligheid betekent natuurlijk ook dat mensen kunnen gaan melden wat ze tijdens de lunch hebben gegeten, eventueel aangevuld met een foto van het dagmenu en het voltallige kantinepersoneel. En ja, voor de meeste mensen binnen de organisatie zal deze informatie geen directe waarde hebben. Gelukkig bestaan er dan ook vele manieren om data te filteren, zoals op onderwerp of afdeling, waardoor iedereen zijn eigen informatiebehoefte kan samenstellen. Hiernaast bestaan er krachtige hulpmiddelen zoals 'tagging, rating en recommendations', die kunnen bijdragen aan het verkrijgen van waardevolle content. Als laatste is het zo dat binnen een sociaal intranet vanzelf ‘sociale omgangsvormen' optreden, zodra iedereen de ‘etiquette van interne sociale netwerken' leert en deze afspraken een onderdeel gaan vormen van de bedrijfscultuur.
Onderzoeksbureau Gartner heeft begin 2010 een rapport gepubliceerd met de titel "Social Software is an Enterprise Reality". In dit rapport doet Gartner de voorspelling dat omstreeks 2014 e-mail voor 20 procent zal zijn vervangen door sociale software als het voornaamste communicatiemiddel van professionals. De algemene verwachting is dat de komende jaren de meeste bedrijven sociale netwerken in gebruik zullen nemen. De meeste experts verwachten dat interne sociale netwerken effectiever zullen zijn dan e-mail voor sommige zakelijke toepassingen, zoals het communiceren van status updates binnen projecten en het lokaliseren van expertise.
SharePoint 2010
Met het aanschaffen van SharePoint 2010 wordt een gereedschapskist in huis gehaald welke een hoop waardevolle sociale software componenten bevat. SharePoint 2010 biedt verbeterde mogelijkheden rond Wiki's, Blogs en social bookmarks. Verder zijn de mogelijkheden rond gebruikersprofielen sterk verbeterd, waardoor functionaliteiten die we kennen van Facebook en Linkedin (zoals noteboards en newsfeeds) binnen de organisatie kunnen worden ingezet. Eén van de meeste krachtige toevoegingen aan SharePoint 2010 is de ‘Term Store', waarmee organisaties een ‘SharePoint brede' taxonomie en/of folksonomie kunnen opzetten.
De Taxonomie (hiërarchische classificatie methode) zal bekend zijn bij veel mensen, maar de folksonomie is een relatief nieuw begrip. Folksonomie is ontstaan tijdens de Web 2.0 revolutie en is een samentrekking van de woorden Folk (mensen) en Taxonomie. Het betreft hier een vorm van ordening op basis van consensus door het volk (de medewerkers). Het mooie van een folksonomie is dat het een ‘bottom-up' aanpak is voor het realiseren van een bedrijfsbrede taxonomie. In de praktijk zal een dergelijke aanpak vele malen sneller te realiseren zijn dan een Top-Down aanpak (en kan het veel uren vergaderen besparen). Een folksonomie kan (nadat hij goed gevuld is) binnen SharePoint wel centraal beheerd en opgeschoond worden. Binnen SharePoint kan ‘alles dat een URL heeft' (Sites, pagina's, documenten en andere objecten) getagged worden, waarbij de tags ook te herleiden zijn naar een persoon.
De sociale features van SharePoint 2010 kunnen voor organisaties belangrijke voordelen brengen, in eerste instantie op het gebied van transparantie en kennisdeling. Andere voordelen zijn er te behalen op het gebied van snellere en efficiëntere toegang tot expertise binnen de organisatie, het verlagen van communicatiekosten en het verbeteren van de (afdeling overstijgende) samenwerking. Al met al zaken waar de meeste organisaties op zitten te wachten…
