Rijksmuseum ontsluit cultureel erfgoed digitaal

In de strijd om de beste business case van 2009 zond Sparked het project 'Brede ontsluiting van digitale beelden bij het Rijksmuseum' in. Het project en bijbehorende business case gaan in op de ontsluiting van de digitale beelden voor alle medewerkers bij het Rijksmuseum via een Share Point-platform.

Het Rijksmuseum beheert ruim 1.100.000 historische cultuurobjecten. Wegens de bouw van Het Nieuwe Rijksmuseum kunnen er echter slechts enkele honderden objecten worden tentoongesteld. Dat betekent niet dat er niets met deze objecten gebeurt. Ondertussen worden ze uitgeleend, gefotografeerd voor pers en andere publicaties en ook regelmatig opgezocht voor onderzoek of analyse.

Door het ontbreken van standaarden voor de fotografie ontbrak echter een eenduidige digitale collectie. Daarnaast was er geen gestructureerde centrale opslag voor het digitale beeld zodat er overal kopieën en verschillende versies ontstonden. Om de gehele collectie beter te beheren was er een noodzaak om de collectie te digitaliseren en centraal op te slaan in een digitale beeldbank. In 2008 is de realisatie van deze beeldbank afgerond en is men begonnen met het digitaliseren van de gehele collectie, waardoor het beheren van de collectie veel effectiever werd.

Complex

De beeldbank is een zeer geavanceerd systeem, waar goed opgeleide medewerkers goed mee overweg kunnen. Het is echter veel te complex en duur voor medewerkers die maar af en toe gebruik maken van het systeem. De beeldbank is daardoor dus maar toegankelijk voor een beperkte groep gebruikers. Gevolg was dat de afhandeling van een aanvraag voor een digitaal object vaak bestond uit tientallen handelingen. In het geval van beschikbare digitale objecten ging het vooral om het op en neer zenden van verzamelingen van bestanden om tot het juiste object op het juiste formaat te komen.

Rob Hendiks, ict-manager bij Het Rijksmuseum vertelt: ‘Het grootse probleem lag in de planning van het proces als een object nog niet digitaal beschikbaar was. Als er geen beeld aanwezig was of niet in het gewenste formaat, diende een medewerker een logistiek planningsproces op te starten en te managen, waarbij een object uit het archief gehaald wordt, een fotograaf geregeld moet worden en fotograaf en object op het zelfde moment bij elkaar gebracht worden. Ondertussen vindt coördinatie met de interne klant plaats over planning en dergelijke. Concluderend was de situatie onbeheersbaar, zeer inefficiënt en foutgevoelig.’

Om het proces effectief en efficiënt te maken moesten er twee zaken gebeuren. Iedere medewerker zou op simpele wijze toegang moeten krijgen tot de basiscontent in de beeldbank, zodat iedereen naar eigen inzicht kan zoeken en de juiste objecten kan verzamelen en in het gewenste format kan downloaden. Daarnaast wilde men dat iedereen nog niet-gedigitaliseerde objecten zou kunnen bestellen, waarbij automatisch alle activiteiten zouden worden ingepland en de interne klant automatisch op de hoogte zou worden gehouden van de status. Hendiks: ‘Dit kon echter niet worden gerealiseerd binnen de bestaande beeldbankoplossing, aangezien de gebruiksvriendelijkheid en de licentiekosten te hoge drempels vormden.’

Licenties

Binnen het Rijksmuseum waren voor het SharePoint-platform al licenties in huis. In opdracht van het museum ontwikkelde Sparked, een Microsoft Gold Partner met specialisatie op Het Nieuwe Werken, een presentatie- en workflowlaag over de beeldbank heen en integreerde deze in het bestaande intranet. ‘Door vooraf de verschillende doelgroepen goed te analyseren is een platform ontwikkeld dat deze groepen op de verschillende functionele behoeften kan bedienen. De key-users van de beeldbank maken gebruik van het uitgebreide en relatief ingewikkelde Backoffice-systeem en de eindgebruiker wordt bediend door de SharePoint interface. Bovendien zien de gebruikers aan de hand van de verschillende rollen alleen die delen die relevant zijn’, vertelt Ron Lagerwaard van Sparked.

Alle medewerkers zijn nu zelf in staat te zoeken in de ruim 500.000 geregistreerde objecten van het Rijksmuseum. Met de zoekresultaten kunnen collecties samengesteld worden via een persoonlijke winkelwagen. Er is bovendien een standaard ontwikkeld zodat er maar één versie van een beeld bestaat in de beeldbank. Het gekozen formaat wordt altijd gegenereerd vanuit deze bron. De 125.000 reeds aanwezige beelden kunnen direct gedownload worden in het gewenste formaat.

Hendiks:  ‘Wanneer een beeld nog niet aanwezig is, kunnen deze objecten online aangevraagd worden en via een inzichtelijke workflow worden afgehandeld. De afdeling Beeld wordt hierdoor veel minder belast. Daarnaast worden bestaande licenties beter benut, waardoor de investeringen beperkt bleven tot de ontwikkelkosten.’

Cultureel erfgoed

Het project is volgens Hendiks technologische vernieuwend omdat het het Rijksmuseum instaat stelt om een ongekende hoeveelheid content snel te managen. In totaal gaat het nu al om 500.000 gedigitaliseerde objecten met een gemiddelde grootte van 200 MB per beeld, waardoor er nu al 18 TB digitale content is opslagen. Bovendien heeft het geleid tot een nieuwe manier van werken. Door integratie van de beeldbank met SharePoint hebben de ruim 400 gebruikers zelf direct toegang tot bestanden en bepalen zij daardoor welke objecten worden gedigitaliseerd. De vraag is dus leidend bij uitvoering van het digitaliseringsplan. Daarnaast heeft het verbinden van alle belanghebbenden via het SharePoint platform er toe geleid dat dit proces een factor 10 minder kostbaar is.’

Maar ook op een ander vlak worden kosten bespaard. Hendiks: ‘Het Rijksmuseum heeft als primaire taak het ontsluiten van haar culturele erfgoed. Dit gebeurt enerzijds via het museum, maar anderzijds via allerlei andere kanalen. Voorheen was het ontsluiten van dit soort informatie zeer duur. De implementatie van de beeldbank met SharePoint als ontsluiting heeft echter een efficiency verbetering van 88 procent gerealiseerd. De kosten van het ontsluiten van objecten is nu terug gebracht van tientallen euro’s tot enkele euro’s per object en naarmate de beeldbank beter gevuld is, zullen deze kosten per object alleen nog maar dalen. Hierdoor kan het museum deze primaire taak uitvoeren voor een fractie van de oorspronkelijke kosten.’

Het ontsluiten van deze oplossing naar medewerkers is pas een eerste stap. Dezelfde functies kunnen ook aan externe klanten aangeboden worden, waardoor het culturele erfgoed op elk moment direct voor de hele wereld toegankelijk wordt. In aanloop naar de opening van het Nieuwe Rijksmuseum zal de beeldbank en haar bestelopties ook via een nieuw online platform en mobiele internettoepassingen ontsloten worden.