Wat is belangrijker, besparen op it-kosten of besparen op printkosten? Dit lijkt op het vergelijken van appels met peren, maar niets is minder waar. Bij veel organisaties is het totale printbudget volgens Gartner gelijk aan het totale it-budget (beiden ongeveer 6 procent van de omzet). Waar aan it-zijde voortdurend wordt gezocht naar kostenbesparingen en efficiëntieverhoging, wordt op het gebied van printing binnen veel organisaties weinig actie ondernomen. Volgens berekeningen van Gartner kunnen de kosten voor printing met een goede printstrategie met gemiddeld 30 tot 40 procent worden teruggebracht.
Het probleem ligt niet zozeer bij de wil van de cio om te besparen, in tegendeel. Het ontbreken van een focus op printing wordt vaak veroorzaakt door een gebrekkig bewustzijn van de daadwerkelijke kostenposten. Veel cio's zijn van mening dat printing niet bijdraagt aan de core business van de organisatie. Dit is een logisch te verklaren reactie, maar ook een gemiste kans. Gelukkig staat de besparing op it-kosten inmiddels al een paar treden hoger op de agenda. Nu is het zaak om het gewicht van printing-kosten te laten stijgen op de prioriteitenlijst.
Bewustwording
Het klinkt wellicht enigszins onlogisch, maar het zijn juist de leveranciers van printing-oplossingen die bewustwording kunnen creëren en ondersteuning kunnen bieden bij het realiseren van de nodige besparingen. Uiteraard kunnen bedrijven eerst zelf maatregelen nemen om het aantal gemaakte prints terug te dringen en besparingen te realiseren op printkosten en milieubelasting. Een aantal voorbeelden hiervan zijn centraliseren van het printerpark, printers uitrusten met een beveiligde toegang (bijvoorbeeld pin), automatisch dubbelzijdig printen instellen, gebruik van een zuinige eco-modus en print-preview, gebruik van hoogrendement-cartridges en lichter en milieuvriendelijker geproduceerd papier. Dit zijn slechts enkele voor de hand liggende maatregelen.
De leverancier van printoplossingen is degene bij wie de it-manager terecht kan als het gaat om diepgaande, technische oplossingen die op langere termijn erg veel voordeel op moeten leveren. Het ligt voor de hand om voor advies over hardware richting de printerfabrikant te gaan. Maar elke professionele leverancier van document management solutions (de naam zegt het al) zou ook gedegen advies moeten kunnen geven op het gebied van kostenbesparing en efficiëntieverhoging.
Een goed advies is het aanbod van Managed Print Services (MPS). Dit is veel meer dan een model, waarbij bedrijven ‘per pagina' betalen voor hun afdrukdiensten. MPS biedt een professioneel antwoord op de afdruknoden van grote organisaties, waarbij de waarde veel verder gaat dan louter kostenbeheersing. MPS is een aflevermechanisme waarmee printing-specialisten hun best practices kunnen delen inzake voorraadbeheer, strategische consulting en doorlopende ondersteuning en optimalisering van de infrastructuur.
Voordat een MPS-oplossing geïmplementeerd wordt, dienen gespecialiseerde consultants de totale levenscyclus van zakelijke documenten binnen een organisatie te onderzoeken – van ontwerp tot vernietiging of archivering – zodat de best geschikte printtechnologie en dienstverlening gekozen kan worden voor de specifieke behoeften en processen binnen het bedrijf.
Terugdringen papierverbruik
MPS kan tevens een belangrijke bijdrage leveren aan het terugdringen van het papierverbruik in de kantooromgeving. Dit bevordert niet alleen de efficiëntie binnen werkprocessen, maar zeker ook de mate van MVO binnen de gehele organisatie.
Het is te hopen dat gerespecteerde onderzoeksbureaus aansprekende cijfers over onnodig printgebruik en papierverspilling blijven produceren. Samen met het continue advies van de it-manager, ondersteund door de leverancier van document management solutions, komt de aanpak van de printomgeving en documentenstromen steeds hoger op de agenda van de CIO.
Rob Greaves
General Manager Benelux, Lexmark
Praktijkvoorbeeld
Rexel, distributeur van elektrotechnische materialen sloot vorig jaar een MPS-contract af voor vijf jaar. Verwacht wordt dat het bedrijf over vier jaar 20 tot 60 procent op kosten gaat besparen. Deze besparingen worden gerealiseerd door een reductie van het aantal apparaten met 20 procent en het stroomlijnen van de infrastructuur aan de hand van de behoeften van de gebruikers. Naast de directe besparingen, bespaart Rexel ook kosten door optimalisatie van het fleet management en facturatieproces. Het eigen printbeleid van Rexel helpt uiteraard ook een handje mee aan de besparingen. Zo print Rexel bijvoorbeeld standaard dubbelzijdig om het aantal geprinte pagina's te reduceren.
