Laatst kwam ik er weer een tegen. Een nieuw documentmanagementsysteem (dms) met een hoop toeters en bellen, dat met veel fanfare en branie wordt binnengereden, en een einde gaat maken aan het heen en weer sturen van mailtjes met attachments. Klagen over een mailbox van maar 100 megabyte is dan ook verleden tijd.
Alleen, de praktijk is zoveel weerbarstiger. Zo blijkt de upload van een document net iets te lang te duren. Of er is nog even geen juiste map om het document in te stoppen.
Een paar van die problemen, en de eerste gebruikers haken al weer af. En als een aantal gebruikers er genoeg van hebben, bereik je de kritische massa niet meer. Het wordt namelijk pas echt nuttig als iedereen tegelijk mee doet. En wie er genoeg van heeft, stapt weer over op het oude systeem. Mail het document aan degene van wie jij vindt dat die het moet hebben. Zet voor de zekerheid ook nog even een kopie ergens op de netwerkschijf. En op een USB stick voor thuis. Hoezo versiebeheer?
Een dms is een soort sociaal netwerk. Het is een kwestie van geven en nemen. Niet alleen uitgaan van je eigen informatiebehoefte, maar ook van die van de ander. Ik werkte ooit bij een bedrijf waar het secretariaat de documentenstroom zeer efficiënt had geregeld. Dat wil zeggen, het was voor hen erg efficiënt. Op hun kamer hadden ze een hele stapel postbakjes gemaakt. Als ze voor een van de managers post hadden, deden ze die gewoon in diens bakje. En dan klagen als die dat niet drie keer per dag kwam legen. Maar de managers hadden nog een paar van die postbakken in het hele gebouw staan. En een algemene postbak aan het begin van elke gang, waar iedereen zijn eigen post uit mocht halen. Verkeerd bezorgde post bleef daar soms weken in liggen.
Ok, mijn column is klaar. Nu moet die naar de redactie. Op naar de digitale werkruimte, maar daar was ik net automatisch uitgelogd. Opnieuw inloggen is me te veel moeite. Dus stuur ik het maar per e-mail.
Een nieuw dms? Nee, bedankt, ik heb al een dms. Ik noem het mijn mailbox.
Als je een DMS alleen gebruikt om het mailverkeer te verminderen dan heeft het niet veel zin, maar als je ook nog aan digitaal documentbeheer en versiebeheer wil doen en bovendien een wettelijke verplichting hebt om bepaalde documenten een bepaald aantal jaar te bewaren dan ontkom je er toch echt niet aan om een of andere vorm van een DMS op te zetten.
Dat dit in de praktijk inderdaad veel problemen geeft is een tweede…
Zie een DMS als een stuk infrastructuur van je organisatie. De aanwezigheid ervan stelt de organisatie in staat zich beter te richten op de realisatie van haar doelstellingen.
Klassiek geval van een organisatorisch probleem proberen op te lossen met een technische oplossing: hopeloos.
Eerst leren structureel met je documenten omgaan, *daarna* DMS invoeren om het makkelijker te maken. Dan los je namelijk een probleem op als DMS. Daarvoor *ben* je het probleem.
Zelf heb ik gewerkt bij een leverancier van ECM. (gelukkig erkend en niet meer in het rijk der buzzwords.) Hugo heeft gelijk. Bij vele implentaties liep het soms spaak op de verschillen van inzicht in wat nou de business case ookal weer was. Zoals het beter genoemd kan worden: Content Life Cycle Managment. Creatie, hergebruik en destructie van content (bv. documenten.) Kost een beetje, maar dan heb je ook wat…
mijn 5 centen.
@Sander,
Business Case is: er is nog paar ton te besteden. DMS dit en dat hoorde ik laatst op die managerscursus. Die nieuwe stropdasconsultant heeft het er ook over en hij werkt toevallig net bij dat bedrijf dat voor implementatie kan zorgen. Laten we het maar doen, want als het mislukt, leek het nog altijd een goed idee.
Heel herkenbaar, de visie van de heer Van Eijk. Organisaties die verdrinken in de schoonheid van de toeters en bellen. Gebruikers die door de vele mogelijkheden de documenten niet meer zien en dan maar vervallen in oude waarden. De heer van Eijk maakt zich er ook schuldig aan: Mijn DMS is mijn mailbox. Iedereen zijn eigen archiveringsmethode, lekker efficiënt.
Toch is er een DMS waar iedereen zijn of haar informatiebehoefte-ei in kwijt kan. Met versiebeheer en met een gecontroleerde e-mailstroom. Maar Keep IT Simple! Eerst een toeter en later een bel. Leer samenwerken en deel je kennis! Niemand hoeft er bang te zijn van het grote boze DMS.
En een beetje geduld opbrengen kan ook geen kwaad. Dus gewoon even opnieuw inloggen. Je mailbox opstarten duurt per slot van rekening ook even…