In de strijd om de beste business case van 2009 zond Canon het project 'Document management-project zorgt voor efficiencyslag binnen Brunel' in. Het project en bijbehorende business case gaan in op het document management project dat Canon samen met Brunel heeft uitgevoerd om de documentenstromen binnen de organisatie te stroomlijnen en te zorgen voor een beter inzicht in onder andere de dossiers van medewerkers en klanten.
Brunel is een arbeidsbemiddelaar die zich richt op het matchen van bedrijven en professionals, gebaseerd op de kwalificaties en wensen van kandidaten. Voor een bedrijf dat claimt zowel haar kandidaten als opdrachtgevers goed te kennen, is het van wezenlijk belang dat zij te allen tijde beschikt over actuele, accurate en volledige informatie. Van arbeids- en detacheringscontracten tot mutaties in de gegevens van de ruim 2000 medewerkers die bij Brunel op de loonlijst staan. Die enorme volumes aan data staan synoniem aan een stroom van duizenden zowel fysieke documenten, zoals overeenkomsten en facturen, als digitale documenten, zoals e-mailberichten en webformulieren.
Aangezien binnen Brunel de behoefte bestond om de documentintensieve processen aan te pakken en te optimaliseren heeft het bedrijf Canon uitgenodigd hierover mee te denken en een 'proof of concept' uit te voeren. Hiervoor hebben Brunel en Canon eerst de doelstellingen van het project vastgelegd in een aantal concrete Business Drivers. Vervolgens heeft Canon een analyse gemaakt van de bestaande situatie en de gevonden knel- en verbeterpunten benoemd en in de deelprojecten ondergebracht.
Efficienter
'In deze analyse heeft Canon een beeld geschetst van knelpunten op strategisch, tactisch en operationeel niveau', vertelt Marieke van der Made van Canon. 'Het aanpakken van deze knelpunten leidt op strategisch niveau tot het realiseren van substantiële kostenreducties door het efficiënter maken van het gehele administratieve verwerkingsproces bestaande uit arbeidsovereenkomsten, salarisinformatie tot persoonlijke gegevens en administratieve mutaties. Bovendien stelt het nieuwe document management-systeem Brunel in staat eenvoudiger te voldoen aan regelgeving op het gebied van verslaglegging voor de overheid en met betrekking tot ISO-certificering. Hiertoe is een beleid ontwikkeld dat specifiek is gericht op document management.'
'Op tactische niveau draagt een nieuw document management proces bij aan het creëren van overzicht en inzicht in administratieve processen. Door deze processen aan te scherpen en vervolgens te ondersteunen met een document management systeem kan indien nodig tijdig worden ingegrepen. Op operationeel niveau betekent het een vermindering van het aantal administratieve handelingen wat weer resulteert in een aanzienlijke tijdbesparing en een hogere accuratesse en dossiervolledigheid.'
Centraal platform
Nadat de omvang en reikwijdte van het project waren vastgesteld, heeft Brunel in overleg met Canon besloten eerst de processen in haar Shared Service Center (SSC), het meest documentintensieve onderdeel van Brunel, ter hand te nemen. Dit SSC is een onderdeel van Brunel en heeft tot doel de interne administratieve processen te faciliteren. Het levert diensten aan de Brunel-vestigingen: van arbeidsovereenkomsten, salarisinformatie tot persoonlijke gegevens en administratieve mutaties. De oplossing die Canon heeft voorgesteld, behelst het creëren van één centraal platform voor het zoeken, archiveren en verspreiden van documenten.
Om een succesvol project te realiseren, is de betrokkenheid van medewerkers – die de nieuwe werkwijze immers moeten omarmen – cruciaal. Vanaf het begin waren medewerkers van het SSC nauw betrokken bij de invulling van de Document Management POC fase. Daarnaast werd er zeer regelmatig om de input uit de business. Deze werkwijze resulteerde in een zeer hoge adoptiegraad. Door de brede commitment binnen alle geledingen van de organisatie en de ondersteuning van ApplicationNet was de adaptatie eveneens hoog.
Het project is beheerd door Canon Business Consultants in nauwe samenwerking met de manager van het SSC en de projectmanager van Brunel. Gebaseerd op door medewerkers van het SSC ingevulde vragenlijsten kreeg de Business Case gestalte. De grootste succesfactor is het inzicht in de kosten- en tijdsbesparing die via het SSC in de komende vier jaar kan worden bereikt. Door het voorstellen van een betere en meer efficiënte werkwijze – gebaseerd op een doortimmerde analyse van verbeter- en knelpunten – ontstond een renderende business case. Een business case die niet alleen voor het SSC, maar voor de volledige organisatie concrete benefits zal gaan opleveren.
Uitrol
'Door middel van de POC is duidelijk geworden dat Brunel zichtbare winst kan boeken dankzij het stroomlijnen van de documentstromen binnen de organisatie', zegt Van der Made. 'Medewerkers hebben via één centrale locatie toegang tot de relevante documenten en kunnen deze op effectieve wijze zoeken, archiveren, classificeren, muteren en verspreiden. Ook mutaties worden centraal verwerkt, wat de uniformiteit sterk verbetert en de kans op fouten minimaliseert. Verder bleek uit de POC dat het stroomlijnen zou leiden tot een betere controle over de documentstromen, een beter inzicht in de status van contracten en betere rapportages, zowel aan het management als aan medewerkers en opdrachtgevers.' Volgens Van der Made kunnen de hogere efficiency en sterke productiviteitsverbetering leiden tot forse kostenbesparingen die in de tonnen kunnen lopen. 'Ook levert het winst voor het milieu,omdat er minder papier gebruikt zal worden. Doordat medewerkers eenvoudiger en effectiever kunnen werken zorgt dit bovendien voor meer betrokkenheid.'
Door te starten met het SSC is volgens Van der Made een vertrouwensbasis gelegd voor nieuwe stappen in het verbeteren van het volledige proces van arbeidsbemiddeling van Brunel. 'Wel is een belangrijk leerpunt is en blijft het bewaken en afbakenen van de doelstellingen. Aan het begin van het project worden de deelprojecten vastgesteld. Gedurende de uitvoering hiervan kan door voortschrijdend inzicht de behoefte ontstaan meer aan te pakken dan aanvankelijk is afgesproken. Flexibiliteit is dan ook een belangrijke voorwaarde, mits deelprojecten tussentijds worden bijgesteld en te allen tijde aan het hoofddoel worden getoetst.'
Na de implementatie van het nieuwe proces, werkinstructies en bijbehorende document management software in het Shared Service Center (SSC) van Brunel vindt een uitrol plaats naar de Brunel-vestigingen in het land en bijbehorende commerciële processen.
