In hoeverre is het proces van reiskosten en declaraties in uw organisatie geautomatiseerd? Veel bedrijven zie ik nog steeds spreadsheets gebruiken waarvan de werkwijze er ongeveer zo uitziet: de medewerker voert zijn uitgaven in Excel in, print de spreadsheet uit en voegt de bonnetjes toe. Hierna wordt het voor goedkeuring doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon, misschien wel met aangetekende post om het op de juiste plek te krijgen, wat voor extra kosten zorgt. Eenmaal goedgekeurd, worden de gegevens in het financiële systeem ingevoerd en uiteindelijk wordt de betaling gedaan. Klinkt dit bekend in de oren? Een proces dat verre van optimaal is! Om nog maar niet te spreken over de aangehechte bonnetjes die kwijtraken.
Spreadsheets zorgen voor een langzaam, kostenintensief proces waarbij een duidelijk inzicht in de gegevens ontbreekt. In een tijd waarin bedrijven wanhopig hun kosten in toom willen houden en de uitgaven van werknemers aan banden leggen, tonen cijfers aan dat deze kosten neigen te stijgen, zelfs wanneer de inkomsten afnemen. De reden hiervoor is meestal het gebrek aan controle. Dit terwijl moderne geautomatiseerde expense management applicaties snel uitgebreide controles uitvoeren. De behoefte aan een geautomatiseerd systeem is dan ook nog nooit zo groot geweest.
Bedrijven zouden hun verantwoordelijkheid moeten nemen door een effectief kostenbeheerprogramma in te zetten om kosten te besparen en risico’s te beperken. Maar in plaats daarvan snijden veel managementteams in de reisbudgetten en hebben ze het aantal zakelijke reizen verminderd. Dit terwijl de verwerkingskosten per onkostendeclaratie – bij bedrijven die een geautomatiseerd systeem gebruiken – gemiddeld drie euro minder zijn dan bij bedrijven die handmatig te werk gaan. Bedrijven ontvangen gemiddeld per maand 2 declaraties per persoon. Bij een personeelsbestand van 500 mensen zijn dat maandelijks 1.000 declaraties. Dan hebben we het dus over aanzienlijke kostenbesparingen. Een gegeven waar meer organisaties actie op zouden moeten ondernemen.
Uit een rapport van Aberdeen blijkt bovendien dat bedrijven met een volledig geautomatiseerd, end-to-end expense management systeem een kostenbesparing van 63 procent kunnen realiseren ten opzichte van hun concullega’s. Bovendien was 42 procent van de gevallen compliant met het bedrijfsbeleid omtrent business reizen. De analisten van de Aberdeen Group identificeerden vier belangrijke drijfveren voor de implementatie van geautomatiseerde declaratiesoftware:
1. Krimpende budgetten, een direct gevolg van de financiële crisis;
2. Fluctuerende reiskosten;
3. Hoge kosten van het verwerken van onkostennota’s;
4. De noodzaak om te voldoen aan de regelgeving.
Maar er zijn nog een aantal belangrijke beweegredenen waaronder de behoefte aan inzicht en analyse van de bedrijfsuitgaven en aan verbeterd beheer. Het hele proces van indienen, goedkeuren en betalen verloopt immers via een geautomatiseerd systeem vele malen sneller. Een ander punt is het terugdringen van het papierverbruik binnen een organisatie. Naast het milieu- en kostenaspect is het heel eenvoudig ingescande onkostennota’s in het systeem te documenten en aan de bijbehorende transacties te koppelen.
Daarnaast helpt het systeem met een consequente uitvoering van de regels. Bedrijven maken vaak prijsafspraken met bepaalde vliegmaatschappijen maar reizigers zijn daar of niet van op de hoogte of kiezen een maatschappij naar eigen voorkeur. Weg korting! Weg voordeel! Een eenvoudig kostenmanagementsysteem elimineert zulke gangen. En met de komst van mobile computing wordt het nog makkelijker. Op je BlackBerry kun je declaraties verwerken of de uitgaven analyseren. Allemaal binnen handbereik en met een druk op de knop.
Kortom, kostenbesparingen zijn nodig maar snijden in business reizen is niet bevorderlijk voor de omzet en de dienstverlening. Uit onderzoek van American Express onder Europese bedrijven blijkt dat 52 procent van de bedrijven de investering in business reizen ziet als een manier om marktaandeel te behouden. 44 procent ziet reizen zelfs als een wijze marktaandeel te vergroten. Dus je wilt als bedrijf natuurlijk niet dat je personeel minder tijd doorbrengt met de klant waardoor hij deals misloopt. Een veel effectievere strategie is om declaraties zo goed mogelijk te managen als onderdeel van een geïntegreerd en geautomatiseerd kostenmanagementsysteem.
Theo Koster, country manager Infor
