In de strijd om de beste business case van 2009 zond Van Meijel Automatisering het project 'BPM-oplossing Freesmij' in. Het project en bijbehorende business case gaan in op de implementatie van een business process management systeem bij Freesmij, dat hiermee het plannings- en afhandelingsproces van zijn opdrachten heeft geoptimaliseerd.
Freesmij uit Mijdrecht is één van de grootste, in freeswerk gespecialiseerde bedrijven ter wereld. Daarnaast is Freesmij is specialist in het aanbrengen van stabilisaties: het vermengen van de wegfundering met cement. Freesmij verhuurt ook asfaltafwerkmachines. De machinisten zijn verdeeld over acht regio's en hebben een 'eigen' freesmachine met vrachtauto, waarmee ze elke dag vanaf huis naar het werk rijden.
Hoewel een groot deel van de opdrachten direct bij het hoofdkantoor in Mijdrecht binnenkomen, komt eveneens een deel van het werk binnen bij de regioleiders, die de contacten met de opdrachtgevers onderhouden. Meestal worden de orders telefonisch opgenomen. De opdrachten worden vervolgens telefonisch of soms al per e-mail doorgegeven aan de afdeling planning. In de planningsmodule van Metacom worden de freesmachines en hun machinisten voor de projecten ingepland.
Arbeidsintensief
Dit maakt planningsproces van opdrachten een arbeidsintensief proces. Bovendien loopt de administratieve afhandeling van opdrachten door wekelijkse postverzending van uren- en weekstaten continu anderhalve week achter. Elke dag tussen 15.00 en 17.00 uur bellen de machinisten naar de planning, waar ze hun werkopdrachten voor de volgende dag krijgen. De machinisten vullen elke dag werkbonnen in, laten die goedkeuren door de uitvoerder en sturen ze aan het eind van de week samen met de weekstaat per post naar Mijdrecht. Daar wordt de informatie in Metacom verwerkt voor de facturatie en de verloning. Er werken dan ook vier fulltime krachten op de afdeling planning.
Freesmij wilde daarom het inzicht in de planning vergroten, de communicatie erover met haar opdrachtgevers verbeteren, de administratieve afhandeling versnellen en in de planning beter rekening houden met de arbeidstijden en rusttijden van medewerkers. Het schakelde hiervoor Van Meijel Automatisering in, specialist in automatiseringsoplossingen voor de bouw en aanverwante sectoren. Het bedrijf richt zich op middelgrote en grote bouwbedrijven met bouwspecifieke oplossingen voor ERP, Business Process Management, Document Management, bouwmanagement en systeem integratie.
Betrouwbaarder
'Freesmij wilde een snellere en eenmalige invoer van informatie, die kan worden hergebruikt. De planning wordt daardoor betrouwbaarder en er komt beschikking over actuele informatie, waarop kan worden gestuurd', zegt Gosse Klaas Miedema, Van Meijel Automatisering. 'Mede hierdoor wordt de dienstverlening richting de klant aanzienlijk verbeterd. Deze krijgt namelijk automatisch een bevestiging van de planning en heel snel een correct overzicht van de gemaakte uren en kosten. De relatie met de klant wordt met deze verbeterde communicatie en inzichten geïntensiveerd.'
De strategie ten aanzien van de implementatie van het business mangement systeem was er op gericht om de gewenste verandering op te splitsen in vier verschillende, behapbare deelprocessen. Ieder deelproces is samen met Freesmij uitgewerkt. Miedema: 'Deze werkwijze is voor BPM-oplossingen zeer gewenst, omdat daarbij met kleine stapjes gewerkt kan worden aan procesverbetering. Ieder deelproces wordt steeds interactief met de opdrachtgever doorgenomen en uitgewerkt.'
De eerste keuze was om een oplossing in Teamworks te bouwen. Hierna werd het gebouwde deel getest en samen met Freesmij doorgenomen. Eventuele aanpassingen konden direct worden doorgevoerd. Deze cyclus werd herhaald totdat er een finale versie opgeleverd kon worden. Het project is in de zomer van 2009 gestart. Begin 2010 draaide een uitgebreide pilot. Voor de zomer moest de nieuwe BPM-oplossing binnen het hele bedrijf uitgerold zijn. Het resultaat in termen van concrete besparingen was van ondergeschikt belang. De oplossing is ontwikkeld met het BPM-systeem Teamworks en wordt volledig geïntegreerd met Metacom, het erp-systeem van VanMeijel.
Vernieuwing
Miedema: 'De vernieuwing zit hem in het toepassen van een business process managemen-oplossing om taakgerichte processen te versnellen en de combinatie met een Bouw-erp-systeem om de dagelijkse taken orderintake, planning en aansturing van de werkuitvoering te optimaliseren. Het levert een betere dienstverlening op voor de klant. Het versnelt de processen binnen de organisatie en levert vanuit HRM optiek een betere planning op.'
Voor Freesmij is de grootste winst de snelle en eenmalige invoer van informatie, die kan worden hergebruikt. Ook de planning wordt daardoor betrouwbaarder alsmede de beschikking over actuele informatie, waarop kan worden gestuurd. Deze business case heeft bijgedragen aan de reductie van het aantal overschrijdingen van arbeidstijden en rusttijden. Doordat het werk van Freesmij veelal in de nacht en het weekend plaatsvindt, was de terugkoppeling naar de planning in veel gevallen gebrekkig of niet aanwezig waardoor het nogal eens voorkwam dat de afdeling planning niet op de hoogte was van uitgelopen werkzaamheden en de medewerker te vroeg inplande voor een volgende opdracht. Door de medewerkers via mobiele apparaten de mogelijkheid te bieden aanvang- en eindtijd werk en reistijden eenvoudig in te voeren in Teamworks wordt dit probleem verholpen. De grootste verandering voor de organisatie is dat de planning en urenadministratie direct de beschikking hebben over werkelijk gewerkte uren en men niet meer achter bonnen hoeft aan te rennen.
Daarnaast is de dienstverlening richting de klant aanzienlijk verbeterd. Aangezien deze een automatische bevestiging krijgt van de planning en heel snel een overzicht heeft van de gemaakte kosten en uren. De volgende stap is een pilot met klanten waarbij deze vanaf een internetportaal zelf hun frezen kunnen inplannen.
