Windows 7 staat voor de deur bij veel ondernemingen. Een grote uitdaging voor de it-beheerder, die de migratie van XP ruim vijf jaar geleden vast nog niet vergeten is. Migraties blijven een tijdrovende klus die it’ers veel zorgen kunnen opleveren. Vooral als ze onvoldoende voorbereid zijn. Het grootste probleem is vaak een gebrek aan controle gedurende migraties. Flexibiliteit en optimale beheerbaarheid is essentieel voor een succesvol traject. Waarom blijven IT-beheerders tegen beter weten in stuurloos migreren?
Het wordt tijd om structurele oplossingen te zoeken en na te denken over hoe migraties kunnen worden geoptimaliseerd, zodat trajecten soepeler verlopen en eindgebruikers geen last hebben van de transformatie. Een nieuwe kijk op migraties is vereist.
Uitdaging bij migraties
De it-afdeling van een middelgrote of grote onderneming krijgt gemiddeld iedere drie tot vijf jaar te maken met een omvangrijk desktop-migratieproject. De uitdaging waarmee de it-beheerder telkens weer geconfronteerd wordt bij deze migratieprojecten, is het opnieuw configureren van alle gebruikersinstellingen. Iedere medewerker moet kunnen beschikken over zijn eigen applicaties, data, printers en wil zijn persoonlijke voorkeursinstellingen behouden. Dit noemen we de content van de desktop-omgeving. Naast deze content moet worden vastgelegd welke rechten en beperkingen er gelden binnen een bepaalde context, zoals de identiteit van de gebruiker en de locatie.
Dit is lastig voor de it-afdeling die soms wel honderden desktops moet beheren, zonder dat zij inzicht heeft in de juiste configuraties. Wat beheerders daarom nodig hebben is een structurele oplossing om migraties efficiënter te maken, de beheermogelijkheden rondom migratietrajecten te verbeteren en tegelijkertijd de eindgebruiker zo min mogelijk te belasten.
Goede voorbereiding is het halve werk
Om te voorkomen dat obstakels tijdens migraties problemen veroorzaken en tot productiviteitsverlies van medewerkers leiden, is een goede voorbereiding noodzakelijk. De Windows 7-migratie is dé aanleiding om het voor eens en altijd goed te doen. Het biedt namelijk de mogelijkheid om tijdens het migratietraject stap voor stap te transformeren naar een volledig beheerde omgeving. Voor de migratie is het immers nodig om een inventarisatie te doen van de desktop – inclusief applicaties, toegang tot data en printerinstellingen – van iedere eindgebruiker. En waarom zou je ervoor kiezen om dit iedere keer handmatig met pen en papier te blijven doen, wanneer het veel efficiënter kan?
Door alle desktops onafhankelijk van het besturingssysteem te laten draaien, kan de volledige workspace per gebruiker centraal worden beheerd. Niet alleen de desktops met de applicaties en bevoegdheden, maar ook de bijbehorende printerinstellingen en gebruikerssettings. Op deze manier beschikt de it-afdeling voortaan over actuele informatie van de verschillende workspaces waardoor eindgebruikers nauwelijks hinder meer zullen ondervinden van toekomstige migraties. Door daarnaast het it-beheer te automatiseren en de mogelijkheid te bieden om workspaces dynamisch samen te stellen, beschikken organisaties over de flexibiliteit die nodig is om probleemloos te veranderen van it-omgeving.
Geen migratie maar transformatie
Het centraal beheren van workspaces biedt grote voordelen tijdens toekomstige migraties. Een belangrijke denkfout die veel it-beheerders maken bij migraties, is dat ze teveel focussen op het einddoel, bijvoorbeeld een nieuw besturingssysteem, en te weinig rekening houden met het vertrekpunt. Dit terwijl de beste aanpak pas zichtbaar wordt, wanneer je ook het startpunt weet. In plaats van een migratie is het daarom wellicht beter om te spreken van een transformatie. Change management is hierbij het sleutelwoord, want de veranderingen die horen bij een migratietraject dienen beheerd te worden.
Dit kan alleen wanneer de it-beheerder volledige controle heeft over de desktop-omgeving van de eindgebruikers, inclusief applicaties, gebruikersinstellingen en data. Het centraal beheren van workspaces biedt optimaal inzicht en uitgebreide beheermogelijkheden, waardoor beheerders niet alleen zicht hebben op het vertrekpunt, maar ook optimale controle hebben over de veranderingen die horen bij migraties.
Door een stapsgewijze aanpak kunnen obstakels die horen bij migraties voortijdig worden verholpen. Zo is het mogelijk om eerst de onderdelen te migreren die veel worden gebruikt, zoals de printerinstellingen. Deze instellingen kunnen snel worden bepaald op basis van de locatie van de gebruiker. Na deze stap in het migratietraject is er voldoende tijd om eventuele problemen op te lossen voordat de volgende stap wordt gezet. Dit voorkomt dat meerdere problemen tegelijkertijd opduiken en it-afdelingen op meerdere plekken brandjes moeten blussen. Met het gevaar dat problemen escaleren en onnodig productiviteitsverlies opleveren.
Eindgebruiker staat centraal
Het is de taak van de it-beheerder om ervoor te zorgen dat iedere eindgebruiker altijd en overal beschikt over de it-middelen die nodig zijn om goed te kunnen werken. Ook tijdens migraties. De verbeterde beheer- en migratiemogelijkheden behoeden de beheerder voor een hoop slapeloze nachten aangezien eventuele onvoorziene obstakels ook stapsgewijs kunnen worden aangepakt zonder dat eindgebruikers hier iets van merken.
Met de juiste voorbereidingen en beheermogelijkheden komen beheerders niet voor verrassingen te staan tijdens migratietrajecten. De Windows 7-migratie is een uitstekende aanleiding om dit te bereiken, door stap voor stap te transformeren naar een beheerbare omgeving. Zo zullen eindgebruikers nooit meer last hebben van migraties en beschikken zij ook tijdens migratietrajecten over de it-middelen die nodig zijn om goed werk te leveren. Het centraal beheren van workspaces is daarom van grote meerwaarde tijdens migratietrajecten. Bovendien biedt deze aanpak nog meer voordelen. Zo biedt het de mogelijkheid om gepersonaliseerde en dynamische workspaces te leveren. Hierdoor beschikken eindgebruikers op ieder moment, of iedere locatie en op ieder device over de applicaties, data, en persoonlijke instellingen die zij nodig hebben om hun werk goed te doen, en daar draait het tenslotte om.
Anne Plancius, Solution Architect RES Software
En dan nog een projectmanager die vooral ook aandacht heeft voor de communicatie aan eindgebruikers en de touwtjes in handen houdt bij de technische migratiemedewerkers, zodat alle verwachtingen niet alleen goed gemanaged worden, maar de migratie ook inderdaad zo geruisloos mogelijk kan verlopen! Deze invalshoek mis ik in dit vooral technisch georienteerde artikel. Mijn ervaring bij diverse migratietrajecten waarbij ik als projectmanager optrad, is juist dat communicatie het meest bepalend is voor uiteindelijk succes bij de gebruikers EN de opdrachtgever.