In de strijd om de beste business case van 2009 zond de gemeente Zwolle 'Project HRM2009' in.' Het project en bijbehorende business case gaan in op het selecteren, aanschaffen en implementeren van een nieuw personeelsinformatiesysteem dat alle HR-processen digitaal ondersteunt.
De gemeente Zwolle is sinds 2002 bezig met een ingrijpende herstructurering van de gemeentelijke organisatie. Deze herstructurering heeft tot doel werknemers voortaan flexibel, resultaatgericht, innovatief, extern georiënteerd en samenwerkingsgericht te laten opstellen. Medewerkers werden aangespoord zichzelf verder te ontwikkelen. De professionaliteit en zelfstandigheid die daarmee werd bereikt resulteerde in een verbeterde klantgerichtheid en service naar de burger.
Na een geslaagde herstructurering van de organisatie en een geoptimaliseerde dienstverlening richting de burger, was het tijd om de blik meer naar binnen te richten. De goede dienstverlening en ondernemerschap dient ook intern plaats te vinden. Dit laatste leverde Zwolle al de titel 'beste werkgever non-profit 2008' op. Daarnaast is Zwolle de enige Nederlandse gemeente met het keurmerk 'Investors in People'. Met deze interne klantgerichtheid begeeft Zwolle zich op het terrein van HRM-dienstverlening.
Verantwoordelijkheid
Met het HR-beleid van gemeente Zwolle zat het dus wel goed. De uitvoer echter was, naar aanleiding van de in 2009 geformuleerde visie, voor verbetering vatbaar. 'Deze visie houdt onder andere in dat na de herstructurering gekozen is voor integraal management. Voor de HR functie betekent dit dat lijnmanagers en medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het inzetten en toepassen van HRM-beleid', vertelt Sandra Lenderink, afdelingshoofd Personeelsbeheer & Advies en verantwoordelijk voor de uitvoering van de HRM-dienstverlening. 'Om deze verantwoordelijkheid te kunnen nemen, dienen alle werknemers van Zwolle de juiste tools ter beschikking te krijgen.' De verwachting is dat HRM dienstverlening steeds meer tijd- en plaatsonafhankelijk gaat plaatsvinden via een digitaal platform.
Gezocht is naar een personeelsinformatiesysteem dat alle HR-processen digitaal kan ondersteunen. Een systeem dat werkplekonafhankelijk te benaderen is waarbij medewerkers en leidinggevenden middels workflow geholpen worden met de volgende te ondernemen stap in het proces. Hiervoor is eerst de HRM-dienstverlening op productniveau in eindtermen van de klant gedefinieerd. Op basis hiervan zijn de werkprocessen op de meest efficiënte en effectieve wijze ingericht. Mede op basis van de beschreven processen is een programma van eisen voor een nieuw HRM-systeem opgesteld. Na een Europees aanbestedingsproces heeft de gemeente Zwolle gekozen voor de HRM-suite van Raet.
Het traject is gestart op 1 augustus 2008 en wordt afgerond in het eerste kwartaal van 2010. De gemeente voert het projectmanagement in eigen beheer uit. Het totale projectbudget is 400.000 euro, op voorwaarde dat er een structurele jaarlijkse besparing kan plaatsvinden van 200.000 euro.
Ambtenaar 2.0
Lenderink: 'Zwolle geeft met de invoering van het systeem een signaal aan alle werknemers dat het nemen van verantwoordelijkheid en het ten toon spreiden van eigenaarschap, met betrekking op HRM beleid, van hen wordt verwacht. Door het beschikbaar stellen van de juist tools om HRM beleid toe te passen, kan iedere ambtenaar zelf verantwoordelijkheid nemen. Wil je wel maar kan je niet dan wordt er gekeken naar alternatieven binnen of buiten de organisatie waar je beter op je plaats bent of wordt er een ontwikkelplan voor je opgesteld. Wil je niet dan dien je als werknemer je conclusie te trekken of Gemeente Zwolle nog wel de juiste werkgever voor je is. Samenvattend kun je spreken van een top-down push-strategie.'
De invoering van e-HRM is gekoppeld aan de visie van de gemeente Zwolle over de ambtenaar 2.0. 'We appelleren sterk aan het eigenaarschap en zelfleiderschap van de medewerkers en managers. Werken bij de beste Gemeentelijk werkgever van Nederland vraagt dat je dit soort zaken zelf en digitaal uitvoert. De organisatie faciliteert, maar uiteindelijk ben je als medewerker zelf degene die het tot een succes maakt', aldus Lenderink.
De invoering van het systeem moet zorgen voor een betere e-dienstverlening. De personeelsinformatie wordt op een eenduidige manier gepresenteerd. Deze verloopt digitaal en sneller en is bovendien makkelijk te ontsluiten, op elk uur van de dag. De contacten met ketenpartners zoals de Arbo-dienst, verlopen via het web. Bij werving en selectie wordt solliciteren via het web mogelijk.
Adoptiegraad
'Het is de bedoeling dat het personeel via het web kan inloggen op de eigen gegevens, zich kan aan- en afmelden, declaraties kan indienen, verlof kan regelen, en de eigen salarisoverzichten kan raadplegen', vertelt Lenderink.
Voor de directie betekent de invoering van het nieuwe systeem dat de HRM-control en strategische personeelsplanning naar een hoger plan worden getild. Voor de HRM-professionals betekent het een verlichting van de werkdruk door het automatiseren van de administratieve werkzaamheden. Ook voor managers scheelt het systeem tijd. Door het gebruik van intelligente formulieren zijn HRM-zaken eenvoudiger en sneller af te handelen. Medewerkers kunnen aanvragen digitaal doen wat tot een vereenvoudiging zorgt.
De implementatie van het e-HRM systeem is onlangs gestart en verloopt voorspoedig. Naast het basisbudget is afgesproken dat de eventueel extra investeringen van het project binnen 5 jaar terugverdiend zijn, inclusief de kosten van de voorfinanciering.
'De adoptiegraad in de organisatie was vrij hoog. Het uitbannen van een flinke formulierenstroom en vervangen door digitale processen leidt tot gemak bij medewerkers en managers', vertelt Lenderink. Toch zegt zij dat het verandermanagementtraject een lange adem vergt. 'Het is een continu proces. Deze cultuurverandering is niet van vandaag op morgen gerealiseerd.'
