In de strijd om de beste business case van 2009 zond Talk & Vision het project 'Videoconferencing bij Colt International' in.' Het project en bijbehorende business case gaan in op de inzet van videoconferencing om kennisdeling te bevorderen en reiskosten terug te dringen.
Colt International is zowel voor de industrie als de utiliteitsbouw actief op het gebied van klimaattechniek, brandveiligheid, daglichttechniek en buitenzonwering. In Nederland heeft Colt vestigingen in Cuijk, Delft en Oosterwolde. Het bedrijf is de laatste jaren snel gegroeid. In de periode van 2003 tot 2009 nam de omzet toe van 139 tot 192 miljoen euro en het aantal medewerkers van 740 tot ongeveer 950. Colt is wereldwijd vertegenwoordigd en heeft productiefaciliteiten in Nederland, Engeland en China. In totaal zijn er in de genoemde periode twintig nieuwe vestigingen gestart met meer dan honderd nieuwe werknemers. Het delen van kennis en ervaringen wordt dan ook steeds belangrijker voor de toekomst van Colt.
Een internationale overlegstructuur zorgt echter voor hoge reiskosten. Er werd in 2008 meer dan één miljoen euro uitgegeven aan reis- en verblijfkosten, waarbij de investering in tijd nog niet is meegerekend. Colt zocht naar mogelijkheden om de reiskosten tussen de internationale vestigingen terug te dringen en gelijktijdig de interne communicatie te verbeteren.
Kennisdeling
'Wij hebben daarom besloten videoconferencing in te zetten om deze kosten terug te dringen en de mogelijkheden van kennisdeling te vergroten. Het is belangrijk om de opgedane kennis tussen de verschillende internationale vestigingen te delen. Video biedt de mogelijkheid om dit snel, vaak en efficiënt te doen. Uitwisselen van kennis is een van de belangrijkste bouwstenen voor de toekomst van de organisatie. Een nevendoelstelling is dat wij hiermee ook bijdragen aan het terugdringen van CO2-uitstoot', vertelt Brahim Radouane van Talk & Vision.
Colt besloot gebruik te gaan maken van het shared video platform van Talk & Vision. Op die manier kan Colt videoconferencing volledig als dienst afnemen en al het beheer en onderhoud aan Talk & Vision uitbesteden. De verwachting was dat de daling in reis- en verblijfskosten groter zal zijn dan de kosten van het systeem, waarbij gelijktijdig de communicatie beter wordt en vaker en sneller onderling kennis wordt gedeeld.
De oplossing van Colt is te vergelijken met een thin client oplossing, waarbij Colt zelf geen apparatuur, video units heeft aangeschaft en geen investering in netwerkcapaciteit heeft hoeven doen. Via het shared video platform maakt Colt gebruik van de benodigde techniek voor videoconferencing, waaronder firewall traversal en protocol translatie. De beveiliging en het beheer van het netwerk is in handen van Talk & Vision. Tevens maakt Colt gebruik van de webportal waarmee via het Customer Service Center van Talk & Vision videomeetings kunnen worden aangevraagd, opgezet en zo nodig gemonitord. Colt is het eerste bedrijf in Europa dat op deze manier gebruik maakt van videoconferencing.
Onbekendheid
De implementatie is uitgevoerd in een gezamenlijk traject tussen de interne automatisering van Colt en het projectmanagement van Talk & Vision. Begin april startte de implementatie en op 1 juli 2009 was deze een feit.
Radouane: 'Onze strategie bij implementatie was om videoconferencing van hoge kwaliteit en op een laagdrempelige manier aan te bieden aan een relatief grote groep medewerkers uit verschillende disciplines en lagen. Als deze eerste groep gebruikers goede ervaringen hadden bij het systeem, zorg je voor voldoende draagvlak binnen de organisatie. Hierna kan videoconferencing breder binnen de organisatie worden uitgerold, bijvoorbeeld via mobiele apparaten.'
Tijdens de implementatie heeft Colt de nadruk gelegd op goede communicatie met en tussen medewerkers. Radouane: 'Er is kennis nodig over het gebruik van videocommunicatie en het integreren ervan in de dagelijkse werkzaamheden, wat in veel gevallen een ware cultuurverandering met zich meebrengt. De introductie van videoconferencing werd vooraf uitvoerig aangekondigd door middel van een interne marketingcampagne bestaande uit ondermeer posters, banners en een website. Het management heeft in de communicatie, zeer bewust, een voortrekkersrol gespeeld.'
Volgens Radouane zijn alle partijen zeer tevreden met het systeem. 'Waar ontevredenheid voorkomt, heeft dit met namen te maken met onbekendheid met het systeem. Bijvoorbeeld omdat men niet weet hoe randapparatuur moet worden aangesloten om presentaties weer te geven of omdat de implementatie van het systeem langer duurt dan verwacht zoals in China en het Midden-Oosten.'
Kosten
De kosten voor videoconferencing worden doorberekend in een operationeel model. Colt betaald een vast bedrag per maand en neemt videoconferencing volledig af als dienst. Talk & Vision biedt deze aan onder de naam MAVIS, wat staat voor Managed Video Services. Door middel van rapportages krijgt Colt inzicht in het gebruik per locatie. De kosten en het gebruik zijn hierdoor meet- en stuurbaar.
Door de doorberekening in een operationeel model is eenvoudig uit te rekenen wat de besparing is op de reiskosten en wat de bijdrage is aan de vermindering van CO2-uitstoot. 'Vanaf het moment van ingebruikname van videoconferencing in 2009, werd een besparing van 50 procent op de reiskosten ten opzichte van dezelfde periode in 2008 gerealiseerd', vertelt Radouane. 'Teruggerekend naar een volledig jaarbudget zou Colt in 2009 zo'n 500.000 euro aan reiskosten waaronder vluchten, treinreizen, hotelkosten en taxiritten hebben uitgegeven. De totale kosten voor videoconferencing zijn 350.000 euro. Deze worden over drie jaar verdeeld waardoor de totale gerealiseerde kostenbesparing op 40 procent uitkomt. Talk & Vision heeft de voordelen van videoconferencing hiermee tot een eenvoudig rekensommetje teruggebracht.'
Een min of meer onverwacht neveneffect is dat het videoconferencing-systeem ook gebruikt wordt in de communicatie met externe partijen. Gebleken is dat het gebruik en de beschikbaarheid van videoconferencing wereldwijd sterk toeneemt. Colt heeft verschillende malen projectbesprekingen met klanten via videoconferencing kunnen houden door het gebruik van Virtual Meetingrooms en de mogelijkheid om met systemen van verschillende standaarden, ISDN, te kunnen communiceren.
Radouane: 'In alle gevallen draagt de invoering van videoconferencing bij aan het eenvoudiger communiceren met veel minder tijdverlies waardoor sneller en slagvaardiger beslissingen kunnen worden genomen.'
