In de strijd om de beste business case van 2009 zond Compass Group Nederland het project 'Puur Sap' in. ' Het project en bijbehorende business case gaan in op de transformatie naar een meer retailmatig bedrijfsmodel en een vereenvoudiging van het systeemlandschap.
Compass Group is een organisatie die met meer dan 380.000 medewerkers in ruim 50 landen concepten op het gebied van food en support services levert en ontwikkelt. In Nederland werken ruim 4.000 medewerkers voor bijna 1.000 bedrijven en organisaties. De activiteiten worden uitgevoerd onder de namen Eurest, Eurest Services en Medirest.
Contractcatering vormt nog steeds het hoofdvolume van de omzet. Doordat opdrachtgevers hun kosten echter continu willen verminderen, wordt de omzetstroom vanuit de gasten steeds belangrijker voor Compass. Als antwoord daarop heeft het een transformatie ingezet naar een meer retailmatig bedrijfsmodel. Dit model ligt ten grondslag aan de in 2008 geïntroduceerde formule 'Puur'. Omdat deze transformatie andere eisen stelt aan de processen en informatievoorziening, heeft Compass twee jaar geleden een herstructurering van het IT-landschap ingezet. Sluitstuk is een project om de twee huidige SAP-systemen samen te voegen en om te bouwen naar één SAP-retailsysteem dat aansluit bij het bedrijfsmodel dat Compass voor ogen heeft.
Sleutel
'Doordat opdrachtgevers bij elke aanbesteding weer op zoek zijn naar lagere bijdragen, zijn wij ervan overtuigd dat de optimalisatie van de verkopen aan de gast de sleutel is tot toekomstige groei en winstgevendheid', legt Bart Wijnands van Compass Group Nederland uit. 'Daartoe moeten we echter in staat zijn het assortiment optimaal op die gast af te stemmen en precies te weten wat we verkopen tegen welke marge. Om dat te kunnen moeten we in de systemen de hele keten van kassa tot inkoop gesloten hebben.'
Het project moet de transformatie naar een meer retailmatig bedrijfsmodel mogelijk maken en tegelijkertijd het systeemlandschap eenvoudiger maken. Het samenvoegen van de twee huidige SAP-systemen vormt een essentieel onderdeel van een breder programma om deze gewenste transformatie te realiseren. Parallel aan de implementatie worden initiatieven opgestart om de benodigde procesveranderingen door te voeren. Daarnaast loopt er reeds geruime tijd een project om alle ongeveer 800 vestigingen te voorzien van de IT-infrastructuur (WAN-verbindingen, werkplek, PC-POS) die nodig is om straks de nieuwe functionaliteit te kunnen gebruiken op locatie.
Workshops
Met de invoering van de nieuwe processen en overgang naar het nieuwe systeem in alle vestigingen wil Compass Group Nederland de omzet verhogen, de inkoopefficiency verhogen, derving reduceren, een betere controle realiseren op facturen en flexibelere en beter onderhoudbare ict-omgeving realiseren. Dit laatste is nodig omdat het huidige applicatielandschap veel maatwerk bevat en niet in staat is om de geplande transformatie van de business te ondersteunen. Dit zou een ROI van bijna 200 procent moeten opleveren. En zelfs in het meest pessimistische scenario is de cashflow op de helft van de afschrijvingstermijn weer positief.
De manager ICT kreeg van de directie de opdracht om een business case tot stand te brengen waar alle betrokkenen over mee konden denken. Op dat moment was CTAC aangetrokken als implementatiepartner, die ook werd betrokken. Wijnands: 'Er is vervolgens een aantal workshops gehouden met een geselecteerde groep van BU-directeuren en stafhoofden, voorbereid door eigen mensen en implementatiepartner. De knelpunten van de organisatie waren reeds bekend uit eerdere analyses, en in de sessie zijn de beoogde processen doorgelopen die deze knelpunten oplossen. Daarbij zijn potentiële opbrengsten in kaart gebracht, en tevens welke functionaliteit kritisch is voor het realiseren van die opbrengsten. Ook is een eerste inschatting organisatorische impact, zoals verschuiven, verdwijnen of juist ontstaan van taken.'
Budget
Aan elke opbrengst werd een eigenaar gekoppeld, die de opbrengst verder heeft uitgewerkt en gekwantificeerd. CTAC heeft op basis van de te implementeren processen en kritische functionaliteiten een projectbudget uitgewerkt en tot slot is alles geconsolideerd in een gezamenlijke business case, die de basis is geweest voor een goedkeuring door de lokale directie en vervolgens door de board of directors van de Britse moedermaatschappij. De business case is verder als fundament onder het contract met de implementatiepartner gebruikt.
'Door de veranderingen naar voren te trekken wordt voorkomen dat het IT-systeem een breekijzer wordt voor organisatieverandering en daarmee extra weerstand oproept. Door de gekozen aanpak wordt de uiteindelijke ingebruikname van het systeem een logisch gevolg van reeds ingezette proceswijzigingen, die de nieuwe werkwijzen alleen maar eenvoudiger uitvoerbaar maakt', zegt Wijnands.
'De stakeholders uit de organisatie weten dat ze gehouden worden aan de opbrengsten die ze opgeven, waardoor ze liever lager dan hoger gaan zitten. Tegelijk weten ze dat als ze geen te weinig opbrengsten aangeven, ze niet krijgen waar ze om gevraagd hebben. Het omgekeerde geldt voor de implementatiepartner. Die weet dat het afgegeven projectbudget vaststaat, ongeacht tegenvallers, maar dat een te hoog budget een positieve business case en dus het doorgaan van het project in gevaar brengt. Hierdoor proberen alle partijen scherp maar realistisch te calculeren.'
Instrument
In september 2009 is het project van start gegaan. In januari 2011 zou het nieuwe systeem live moeten gaan. Na de GoLive zal in de loop van 2011 de functionaliteit worden uitgerold naar alle vestigingen.
Volgens Wijnands is de benadering van de business case vernieuwend, omdat het niet alleen een theoretische projectrechtvaardiging betreft, maar ook een instrument is dat gebruikt is om het commitment van partijen vast te leggen en om tijdens het project te sturen. 'Ook fixed price projecten kunnen budgettair uit de klauwen lopen, doordat voor alles wat niet voorzien was in het contract een change request wordt gestuurd. Wij hebben voor een alternatieve samenwerkingsvorm gekozen, waarbij de business case het fundament is. Onvoorziene zaken worden binnen de stuurgroep gezamenlijk geadresseerd, waarbij het budget en de kritische functionaliteiten echter gegeven zijn', aldus Wijnands.
'Bij ERP-projecten worden de beoogde organisatorische veranderingen die daarmee gemoeid zijn veelal doorgevoerd bij ingebruikname, al dan niet met een bewuste verandermanagementaanpak. Daarbij is het risico dat het systeem wordt aangewezen als oorzaak van problemen, die feitelijk voortkomen uit niet goed doorgevoerde procesveranderingen of weerstand daartegen. Deze aanpak moet ertoe leiden dat de invoering van het systeem een logisch voortvloeisel wordt van de reeds ingezette procesveranderingen.' De business case is gebruikt als bindmiddel om betrokkenheid bij alle stakeholders te realiseren. En die betrokkenheid blijft van belang, vindt Wijnands. Inmiddels is de eerste fase van het project, de blauwdruk, afgerond en is de business case op basis van de laatste inzichten opnieuw bijgewerkt en getoetst door alle partijen.
