De kosten van de ict staan – en zeker in deze tijden – onder druk en besparingen moeten worden gerealiseerd. Hoewel voor nieuwe projecten (financiële) business cases worden opgesteld waarin een analyse van kosten en baten, kan je je vervolgens ook afvragen op basis waarvan jaarbudgetten voor beheer en onderhoud worden vastgesteld; deze budgetten zijn vaak kostengedreven, zonder beschouwingen op de baten. Ook it-portfoliomanagement blijkt zich in de praktijk voornamelijk op de budgetten en prioritering van projecten te richten en geen actieve rol te hebben bij het beheer en onderhoud van de ict-middelen (bijvoorbeeld applicaties) vanuit een bedrijfskundig perspectief.
Sinds de zomer geef ik colleges over informatie-economie bij een Hogeschool aan studenten die reeds in de praktijk als ict'er aan de slag zijn. Zij bekleden functies als teamleider, applicatiemanager en zelfs hoofd automatisering. Het gaat dan vaak over portfoliomanagement en business cases, investeringen, kosten en baten. Steeds valt mij weer op dat deze ict'ers prima op de hoogte zijn van de techniek maar weinig kaas hebben gegeten van de financieel/economische aspecten die toch onlosmakelijk aan hun werk zijn verbonden.
Je kan natuurlijk stellen dat het om studenten gaat of dat deze ict'ers primair met die techniek bezig (zouden moeten) zijn, maar je zou toch ook verwachten dat zij in hun werk regelmatig worden geconfronteerd met kosten enerzijds, en de baten anderzijds; ze zijn immers – al dan niet direct – betrokken bij beslissingen over investeringen.
Het grappige (…) is dat deze ict'ers vaak wel een rol hebben bij het initiëren van projecten en in dat kader wel over kosten en baten nadenken. Dat wordt vervolgens niet gedaan bij het initiëren van onderhoud. Hooguit wordt getoetst of het onderhoud in het budget past. Aan het feit dat onderhoud ook zou moeten bijdragen aan het verhogen (of in elk geval bestendigen) van de baten wordt meestal volledig voorbijgegaan. Je kan je dus afvragen op basis waarvan jaarbudgetten voor beheer en onderhoud wordt vastgesteld en het onderhoud wordt geprioriteerd. Blijkbaar dus alleen op basis van kosten!
Nu spuug ik wel op het vestje van mijn studenten, maar uit hun verhalen (en mijn eigen ervaringen) blijkt ook dat de primair verantwoordelijken voor de ict eenzelfde insteek kiezen: de kosten worden wel gewogen maar de baten van regulier beheer en onderhoud, en vooral de baten van de ict voor de business, worden niet expliciet gemaakt.
Wat mij tot slot opvalt is dat de baten in business cases ‘onder water' blijven: ze worden veelal in kwalitatieve termen benoemd (bijvoorbeeld: ‘efficiency' en ‘concurrentiepositie').
Welke conclusies kan je hier uit trekken?
– De kennis van de financieel/economische aspecten, kosten én baten, van de ict is laag bij ict'ers in het algemeen en de verantwoordelijken voor de ict in het bijzonder.
– Er is veel aandacht voor en geschreven over de kosten van de ict (ook de ‘verborgen kosten'), maar op het vlak van baten weten we er nog nauwelijks weg mee: baten zijn veel lastiger en worden nog vaak in kwalitatieve termen beschreven.
– Tegenwoordig is iedereen wel gefocust op business cases bij de initiëring van projecten. Business cases voor onderhoud worden zelden of nooit opgesteld terwijl ook hier sprake is van de afweging of een investering wel zal renderen, in casu of onderhoud de gewenste bijdragen (baten) aan het bedrijfsproces biedt. Het lijkt erop dat er uitsluitend op onderhoud wordt gestuurd vanuit de ruimte die het budget geeft.
Ook uit de topics over business cases blijkt dat portfoliomanagement zich vooral richt op het initiëren van projecten en niet – vanuit een bedrijfskundig perspectief – richt op het beheren van het portfolio aan ict-middelen. Wanneer worden bijvoorbeeld business cases geëvalueerd en wanneer maken we een inventarisatie van de ‘bedrijfswaarde' van onze ict om vanuit die inzichten (bijvoorbeeld) applicaties te verbouwen, te elimineren en eventueel te vervangen?
Bij het beheer van productiemiddelen (denk aan kapitaalintensieve machines) is het normaal om te denken vanuit het perspectief van ‘de technische levensduur' en ‘de financieel/economische levensduur' van die middelen. Onderhoud wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om de technische levensduur te verlengen door preventief onderhoud en upgrades. Bij de financieel/economische levensduur wordt de afweging gemaakt tussen de initiële investering, de kosten van onderhoud, de afschrijving en de bijdragen van dat productiemiddel aan het bedrijfsresultaat. Normale bedrijfseconomische principes voor productiemiddelen, maar niet voor de ict.
Misschien zouden we eens een poging moeten doen om deze principes ook in de ict te introduceren en portfoliomanagement van groter belang te maken dan in het kader van het nemen van investeringsbeslissingen en de prioritering van nieuwbouwprojecten. Dan kunnen we ook eindelijk aantonen wat de waarde van de ict is voor de bedrijfsprocessen en het bedrijfsresultaat. Bovendien kun je topmanagement overtuigen dat het snijden in de kosten van de ict niet altijd verstandig is!
Het valt u op dat deze IT professionals (toch ?) (die daarnaast ook een studie volgen) slechte kennis hebben van financieel/economische aspecten: Dat is neem ik aan de reden waarom zij dan ook deze studie volgen (in samenhang met hun carrierepad).
Wat mij verder opvalt is dat u concludeert dat deze mensen prima op de hoogte zijn van de techniek, terwijl ik als techneut (en met mij al mijn collega’s) juist vinden dat dit – meestal – zo’n groot tekort is van mensen met zo’n functie.
Vraag: Kosten van onderhoud lijken mij toch makkelijk in kaart te brengen: kwestie van optellen van FTE’s en upgrade projecten optellen, of bekijk ik het te simpel ?
Ik herken de behoefte om portfolio management ook toe te passen op de IT-assets van een organisatie, zoals applicaties en infrastructuur. Portfolio management voor projecten (PPM) is inmiddels binnen de IT sector al vele jaren een hot topic. Je ziet dat steeds meer organisaties beginnen met de eerste stappen van het portfolio management proces: het identificeren van wat ze in aan applicaties in huis hebben. Vanuit die basis worden de vervolgstappen gezet, zoals evalueren en prioriteren. Insteek is de levenscyclus van een applicatie te managen. Maar vergeet niet dat portfolio management aan de business kant leidend is: welk portfolio aan producten en diensten biedt een organisatie aan? De keuzes voor de processen, applicaties en projecten zijn een rechtstreeks gevolg daarvan. Diverse leveranciers van geavanceerde portfolio management systemen lopen ver op hun klanten vooruit: hun tools zijn niet alleen geschikt om portfolio’s van projecten, maar bijvoorbeeld ook van applicaties te managen. De processen en techniek is beschikbaar, nu nog de prioriteit bij de afdeling IT.