UWV werkt aan bezuinigingsoperatie ICT

Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) wil in de periode 2010-2013 structureel 96 miljoen euro bezuinigen op de totale ict-uitgaven. Thijs Vervaat, chief information officer, treft hiervoor diverse, onderling samenhangende maatregelen: het terugdringen van hardware- en beheerkosten, het verkleinen van het applicatielandschap en het inkrimpen van het personeelsbestand.

In 2009 gaf het UWV 494 miljoen euro uit aan ict. Daarvan werd zo'n 350 miljoen besteed aan ict-exploitatiekosten en circa 140 miljoen euro aan projecten voor wet- en regelgeving, effectiviteit bedrijfsvoering, vernieuwing en ict-renovatie. 'Ook een organisatie als het UWV ontkomt niet aan een bezuinigingsronde', stelt cio Vervaat. 'Ten opzichte van 2009 willen we het budget in drie jaar terugbrengen tot zo'n 400 miljoen euro, inclusief projecten.' Hij wijst er op dat het Gartner het besparingspotentieel heeft vastgesteld. Het UWV wil dat zijn ict-huishouding marktconform opereert.

Daarnaast is de bezuinigingsoperatie onderdeel van het streven van de mono-uitvoeringsorganisatie om elk jaar efficiënter en klantvriendelijker te opereren. Vervaat: 'Vergeet niet dat ons huidige ict-kostenniveau een noodzakelijk gevolg is van het in 2002 samenvoegen van de zes uitvoeringsinstanties waardoor een complex en duur ict-landschap is ontstaan. Dit moet worden gesaneerd. Dat saneren kost tijd, omdat de continuïteit van onze bedrijfsvoering en het doorvoeren van wet- en regelgeving altijd prioriteit heeft.'

Verse hardware

Vervaat denkt flink op de kosten te kunnen besparen door het ict-landschap te moderniseren en het gebruik beter onder controle te houden. Zo heeft UWV de combinatie Scholten Awater en HP uitgekozen voor de grootschalige vernieuwing van de werkplekhardware (zo'n 23.000 werkplekken). Volgens Vervaat leidt het huidige verouderde machinepark tot een verhoging van het aantal storingen en de onderhoudskosten. Nieuwe apparatuur vergt minder onderhoud en zorgt bovendien voor een fors lagere energierekening, omdat de spullen zuiniger zijn. Verder is UWV de laatste jaren flink gekrompen. Dat betekent dat er een stuk minder nieuwe werkplekken worden aangeschaft, dan nu nog aanwezig. Ook dit leidt tot lagere kosten, aldus de UWV-cio. Dezelfde gedachte zit achter de deze maand uit te schrijven aanbesteding voor het aanschaffen van nieuwe printers, kopieerapparaten en faxen.

Applicaties opschonen

Een andere bezuinigingspost is het opschonen van het applicatielandschap. In 2008 kondigde het UWV al aan om 468 applicaties buiten gebruik te stellen. Uiteindelijk zal de uitvoeringsinstantie eind 2010 484 applicaties buiten werking hebben gesteld en zijn er 178 applicaties gemigreerd naar het IBM-rekencentrum in Brussel. De laatste systemen van de fusieonderdelen (zoals GAK/ASZ) waaruit het UWV is voortgekomen, worden nog dit jaar van Getronics naar IBM overgezet.

Naar aanleiding van het terugdringen van het aantal applicaties heeft UWV het lopende rekencentrumcontract met IBM opengebroken en onder gunstiger voorwaarden verlengd tot 2017. Het UWV verwacht minder computercapaciteit nodig te hebben en heeft een flexibel contract afgesloten, waarmee het kan inspelen op schommelingen in de vraag naar rekencapaciteit. Dat scheelt volgens Vervaat aanzienlijk in de kosten.

Beheerkosten omlaag

Vervaat denkt de ict-exploitatiekosten fors terug te kunnen dringen. Hij wil bijvoorbeeld ook het aantal beheerpartners terugbrengen tot één partij. Daarvoor start het UWV in oktober een nieuwe aanbesteding voor de infrastructuur en het beheer van de kantoorautomatisering en het netwerk. De cio denkt dat de heraanbesteding en de consolidatie van leveranciers leidt tot een vergemakkelijking van de aansturing van de partners en tot verdere kostenbesparingen.

Inhuur eruit

Op personeelsvlak, ten slotte, wil Vervaat de kosten ook terugdringen. Onder politieke druk is het UWV al een tijdje bezig om het aantal inhuurkrachten te verminderen. Die werden met name ingezet bij projecten en advisering. De cio verwacht sowieso een minder groot projectenvolume de komende jaren. Daarnaast heeft hij de nieuwe ict-organisatie vanaf begin 2010 strakker georganiseerd. Die bestaat uit een centrale laag met een cio-staf en twee afdelingen (ICT Services en Business Services), en daaronder een informatiemanagementlaag in tien bedrijfsonderdelen. 'Er bestonden nog wat dubbelingen in functies. Die zijn eruit gehaald. Daarnaast hebben we aantal processen efficiënter ingericht. Al deze maatregelen leiden er toe dat we terug kunnen naar zo een 1200 tot 1300 medewerkers in plaats van de huidige 1500.' Gedwongen ontslagen sluit hij zo goed als uit. De krimp van het personeelsbestand wil Vervaat met name bereiken door de inhuurkrachten te vervangen door eigen personeel, met opleidingen daar waar nodig.

Eind 2013 wil de cio van het UWV door de efficiencymaatregelen op ict-gebied de benodigde structurele besparing van 96 miljoen euro hebben gerealiseerd.