SLTN uit Almere trekt zich terug uit de grote tender van het ministerie van Defensie voor servers en opslagsystemen. De automatiseerder vindt de eisen die Defensie aan inschrijvende partijen stelt, veel te hoog. Met name de gestelde omzeteis bij referenties in combinatie met de multivendor-voorwaarde is veel te scherp, geforceerd en concurrentiebelemmerend, vindt SLTN.
Defensie zoekt naar drie partijen om raamovereenkomsten te sluiten voor het leveren van server- en opslagsystemen, het onderhoud daarop en het onderhoud op de huidige geïnstalleerde computers. De totale geraamde waarde over vier jaar is 50 miljoen euro. Ivent, de ict-organisatie binnen Defensie die de tender coördineert, hanteert in de aanbesteding een 'multileveranciersstrategie', waarbij de exploitatie van de ict-infrastructuur op basis van apparatuur van meerdere fabrikanten plaatsvindt.
'In eerste instantie wilden we meedoen aan deze tender', vertelt Eugène Tuijnman, directeur van SLTN. 'Totdat bleek aan wat voor strenge eisen een inschrijvende partij moet voldoen als het gaat om die multivendor-strategie.' Tuijnman doelt hierbij op de eis dat een inschrijver drie referenties van vergelijkbare opdrachten in de periode 2007-2009 moet opgeven. De financiële omvang van de drie orders moet respectievelijk minimaal 30, 17 en 12 miljoen euro bedragen. En de referenties moeten multivendor zijn, wat betekent dat een leverancier meerdere merken computerapparatuur heeft afgeleverd.
Belachelijk
Tuijman noemt die gecombineerde eis belachelijk. 'Wij bedienen grote klanten, maar die hanteren een standaardisatiebeleid waarin ze kiezen voor een standaard server- of storagepark van één fabrikant.' Het frustreert hem dat SLTN wel multivendor is – het is van oudsher een IBM-huis, maar levert sinds een aantal jaren ook spullen van andere fabrikanten – en grote klanten bedient met orders die overeenkomen met de gevraagde referenties, maar vanwege de combinatie-eis niet mee kan doen aan de aanbesteding. 'Natuurlijk kunnen we bij zo'n grote klant, die bijvoorbeeld IBM-spullen heeft staan, even snel een HP-computer neerzettten. Maar dat zou een vreemde gang van zaken zijn.'
De directeur van SLTN vindt de aanbesteding die Defensie heeft opgesteld te complex ('een boekwerk') en geforceerd. De keuze voor een multileveranciersstrategie vindt hij logisch, maar niet in combinatie met de hoge omzeteisen. 'Zo creëert Defensie veel te hoge drempels, waardoor slechts een beperkt aantal aanbieders kunnen meedoen aan deze tender. Ik krijg de indruk dat dit bewust beleid is van het ministerie. Kennelijk hebben ze al een partij op het oog. Zo'n aanpak is eerder concurrentiebelemmerend dan concurrentieverhogend. Dat lijkt mij niet de bedoeling van een aanbestedingstraject.'
Aansluiten op markt
Hij vraagt zich af waarom Defensie niet een ander eisenpakket heeft opgesteld dat meer aansluit bij de situatie op de Nederlandse leveranciersmarkt. Bijvoorbeeld met de eis dat een inschrijvende partij moet kunnen aantonen dat bijvoorbeeld minimaal 15 of 25 procent van zijn omzet multivendor is. 'Met zo'n realistische opzet bied je veel meer partijen een kans om mee te dingen naar de opdracht.' Samenwerking met andere partijen in een coalitie om toch die omzetdrempels te halen, is ook geen optie, merkte Tuijnman. 'Die minimumeisen gelden voor alle deelnemers afzonderlijk. Daar schiet je dus niets mee op.'
Niet objectief
Een ander punt uit het aanbestedingsdocument dat bij hem de wenkbrauwen deed fronsen, was het beoordelingsmodel voor de biedingen. De economisch meest voordelige inschrijving wint, maar prijs speelt als wegingsfactor een weinig zwaarwegende rol. 'Er kunnen vooral veel punten worden behaald aan de hand van subjectieve criteria. Dat is toch geen onafhankelijke selectiemethode? Met economisch meest voordelig heeft dit ook weinig te maken.'
Tuijnman noemt de opzet van de aanbesteding voor servers en storage 'voer voor advocaten'. De SLTN-directeur overweegt bezwaar te maken tegen de opzet van de tender.
Dit is kenmerkend voor aanbestedingen van IVENT. Ook bij de laatste aanbesteding voor de inhuur van ICT-personeel lagen de omzet- en referentie eisen zo hoog dat slechts een zeer beperkt aantal partijen zich kunnen kwalificeren. Dit zal leiden tot een beperkte concurrentie en onnodig hoge tarieven, waar de belastingbetaler voor op mag draaien.
Iedereen weet inmiddels toch dat aanbestedingen ooit bedoeld waren om concurrentie te bevorderen, maar tegenwoordig juist gebruikt worden voor protectionisme. Je schrijft de tender toe naar wat/wie je wilt hebben als aanbieder. Gelegaliseerde onderhandse gunning. Wanneer gaat het huidigde aanbestedingsmodel in Europa op schop?
Iemand in de tweede kamer die Eimert eens de mantel uitveegt hierover?
Uiteraard is dit belachelijk, het is zo wie zo al te gek voor woorden dat een externe de tender moet uitschrijven en deze dan lekker heel groot maakt want dat zijn uurtjes, niet in belang defensie maar in belang van Intent voor omzet.
De overheid wil bezuinigen, ze hebben zometeen weer een contract van 50 milj maar een oplossing is het nog niet.
Welk project bij de overheid slaagt?
Intent bedenkt een contract en mensen van defensie moeten dat gaan bewaken. Daarvoor hebben ze de competenties niet en dat in combinatie met een opgeklopte tender kunnen we nu al het succes bepalen.
Het word een 50 milj. contract en kost nogeens 50 milj aan niet voorziene kosten. Dat is de enige standaard binnen de overheid.
De automatisserder bij de overheid moet niet alleen op type-, maar ook op lees cursus. Het is Ivent (geen externe partij) en er is geen afnameplicht voor die 50 mio. Eisen tender zijn onlangs aangescherpt, dit maakt de gevestigde orde (lees HP) erg zenuwachtig. Via stroman bij SLTN nu bezwaar gemaakt zodat zij hun lucratieve blades nog een tijdje kunnen blijven leveren.
Iedereen weet dat EU aanbestedingen geldverslindende processen zijn. Schieten hun doel altijd voorbij. Maar alle leveranciers (of bijna allemaal) blijven er aan mee doen en er verandert dus niets. Dit is ook weer een schoolvoorbeeld van een tender met volstrekt onrealistische eisen en wensen. Hou toch ’s op met die traditionele klant-leverancier relatie en denk in partnerships met constructieve opzet. Insider: dit soort tenders is juist op het lijf van clubs als HP geschreven, die hebben de resources dit te beantwoorden. Dhr. Tuijnman is geen stroman.
Als je inschrijft op een project tbv Defensie en je komt er daarna achter dat het voor jouw bedrijf niet haalbaar is, is het niet netjes om vervolgens de publiciteit te gaan zoeken om uit te gaan huilen. Als het vervolgens dan door de directeur van het betrokken bedrijf belachelijk genoemd wordt blijkt dat zij defensie als een “gewoon” bedrijf kwalificeren.Dat is het dus niet! Defensie wordt bekostigd uit belastinggeld en als Ivent dan ook aanbestedingen onderzoekt is de prijs zeker van belang. De politiek eist, zeker van defensie, bezuinigingen. Als dat dan ook mede door offertes bedongen kan worden gaan we klagen?? Jammer dat dit zo veel gebeurd. Je ziet aan de reacties: Het gaat over een project en men krijgt zelfs reacties over inhuur van extern ict-personeel… Jammer.
@Nico, ik ken niet de details van deze tender en wil er ook niks van zeggen, maar Peter zit dicht bij de normale gang van zaken. Dat weet ik uit ervaring van zowel offertemanager als projectleider van tenders. Ik wil de trucs niet publiceren, want dan worden ze nog meer ingezet.
Bij veel tenders worden niet relevante eisen gesteld omdat men al een voorselectie van leveranciers heeft gemaakt. Sommige leveranciers wil men uitsluiten en anderen juist meer kansen bieden. (Een overheid mag nu eenmaal niet zeggen dat de cultuur van de leverancier hen niet aanstaat en dat ze verwachten dat de samenwerking niet goed zal verlopen.)
Niet zelden heeft men al een leverancier op het oog, maar wil men de schijn wekken dat de aanbesteding open is (ook om de prijs te drukken). Bovendien willen met name (semi)overheden zich erg indekken en stelt men overdreven eisen aan referenties en het dragen van de regierol. Hierdoor krijgen nieuwelingen op de markt het extra moeilijk.
Ook krijgen leveranciers die al bij de klant rondlopen vaak inside information, die hen op voorsprong zet. De klant staart zich blind en heeft vooral aandacht voor de dagelijkse problemen, terwijl de leverancier al een oplossing op het oog heeft.
Niet zelden zijn er na de gunning al snel problemen tussen overheid en leverancier. De klant had te weinig aandacht voor de eisen en wensen en was vanaf het beging van de tender te veel gefocused op bepaalde leveranciers.
Je vraagt je wel eens af waarom projectleiders, projectmanager en CIO’s bij de (semi)overheid nog zo goed betaald worden als ze zoveel verantwoordelijkheid willen afkopen en bij de leverancier willen neerleggen.
@Nico, je aanname dat een tender zorgt voor de beste condities is niet terecht. Er wordt vooral gekeken naar eenmalige kosten en zelden naar operationele en terugkerende kosten. De laagste prijs is zelden de beste deal. Kosten van uitbreidingen, beheer, exploitatie zijn vele malen belangrijker dan initiële investeringen.
Volgens mij beperkt het bezwaar zich tot de hoogte van de gevraagde omzet en referenties. Hieromtrent zijn in de jurisprudentie op dit vlak heldere richtlijnen gegeven die door defensie niet worden geschonden.