De gemeente Hellendoorn is verbaasd en teleurgesteld over het geringe aantal inschrijvers op de aanbesteding voor ultra thin clients. Alleen Dataman had zich ingeschreven. Omdat die aan alle eisen voldeed, won die partij de tender. Hellendoorn is een onderzoek gestart naar de reden van het gebrek aan animo voor deze opdracht.
De Overijsselse gemeente schreef eind mei 2010 een aanbesteding uit voor de levering van 275 ultra thin clients met een optionele nalevering van nog eens maximaal 50 stuks. 'Naar aanleiding van de aankondiging hebben 23 partijen de aanbestedingsdocumenten aangevraagd. Het programma van eisen was bewust zo opgesteld om een zo breed mogelijke oplossing mogelijk te maken met de intentie een zo groot mogelijk aantal aanbiedingen te ontvangen,' zegt Ben Hooge Venterink, inkoopcoördinator van de gemeente Hellendoorn.
Geen afstel
Uiteindelijk schreef alleen de Utrechtse dienstverlener Dataman zich in op de aanbesteding. Dit, tot verbazing en teleurstelling van de gemeente. 'Wij hadden zeker op meer inschrijvingen gerekend. Inmiddels zijn wij een eigen onderzoek gestart om te achterhalen waarom wij maar één inschrijving hebben ontvangen', meldt Hooge Venterink. Dat Dataman de enige partij was die een bieding uitbracht, vormde geen aanleiding om de aanbesteding voortijdig af te breken. De inkoopcoördinator wijst er op dat de gemeente Hellendoorn in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid zich heeft gecommitteerd aan 'goed opdrachtgeverschap'. Daaronder valt in zijn ogen ook het correct afhandelen van aanbestedings- en inkoopprocedures. 'Het aanbod van Dataman was rechtsgeldig, voldeed aan de gestelde eisen qua techniek en dienstverlening en past uit financieel oogpunt binnen de beschikbare middelen. Met andere woorden, er bestond geen enkele reden om de aanbieding af te wijzen of niet tot gunning over te gaan.'
Bovendien, stelt Hooge Venderink, zou het afbreken van de procedure tot vertraging van het project hebben geleid en het opnieuw in de markt zetten extra geld kosten.
Waarde
Met de order aan Dataman is een bedrag gemoeid van ruim 330.000 euro. Volgens de inkoopcoördinator is dit een geschatte contractwaarde, bedoeld als indicatie voor kandidaat-inschrijvers, maar houdt de gemeente altijd een lagere waarde aan. De order betreft niet alleen de levering van de thin clients, maar ook de levering van de bijbehorende servers en software en de installatie en het onderhoud van de apparatuur en de software.
ik ben benieuwd of in de nota van inlichtingen alle vragen van inschrijvers annoniem aan alle inschrijvers zijn gestuurd. Zie je alleen je eigen vragen terug! Dat doet al vermoeden dat je alleen bent…
Ook bij Hellendoorn zien we de behoefte aan dialoog, verbetering en innovatie. Aanbestedende overheden hebben twee soorten gunningcriteria ter beschikking: laagste prijs en economisch voordeligste inschrijving. Bij de eerste is er een uitgewerkt ontwerp en een bestek. De concurrentie vindt dan alleen plaats op prijs: de partij die de laagste prijs biedt, mag het werk uitvoeren. Bij de tweede soort, de economisch voordeligste inschrijving, mogen de aannemers zich, behalve op prijs, ook onderscheiden op andere aspecten, zoals: uitvoeringsduur, garanties, onderhoudskosten, energieverbruik, risicoverdeling, duurzaamheid, beschikbaarheid, et cetera.
Bij dit laatste type aanbestedingen – ook wel ‘innovatieve aanbestedingen’ genoemd – hebben de aannemers dus de mogelijkheid zich te onderscheiden op kwaliteit en innovatie. Bij de laagste prijs hebben zij dat maar in beperkte mate: voor zover innovatie kan bijdragen aan een lagere prijs gaat die vlieger op. Maar – zeker in tijden van economische tegenspoed – wordt het laagste-prijs-criterium een prijzenslag waarbij complete winstmarges worden weggegeven, met kortingen eroverheen, en dat allemaal om het zieltogende bedrijf aan de praat te houden.
Aannemers die hun werken voor een te lage prijs moeten uitvoeren hebben niet de grootste prikkel om daarbij maximale kwaliteit te bieden. Verder zullen zij eerder geneigd zijn om de gaten in het bestek te vinden teneinde meerwerkclaims bij de opdrachtgever neer te leggen, als zij op zo’n werk al niet failliet gaan.
Aannemers en opdrachtgevers lopen bij de laagste prijs dan ook eerder het risico om aan tegengestelde belangen ten onder te gaan dan bij innovatieve aanbestedingen. Advocaten gespecialiseerd in bouwgeschillen spinnen daar garen bij, maar de aannemers en hun opdrachtgevers vechten een oorlog uit met alleen verliezers. Soms zien we dan ook dat overheden proberen aanbestedingen te vermijden.
In 2006 bleek nog slechts 6,8% van de aangekondigde projecten ‘innovatief’ te zijn aanbesteed, in 2007 was dat al 8,8% en in 2008 was dit al verder opgelopen tot 22,9% van alle aanbestedingen volgens het criterium economisch meest voordelig.
Het bewustzijn dat blind kiezen voor de laagste prijs vaak duurkoop is dringt steeds verder door bij Europese beslissers, dit ondanks het achterhoede gevecht van Neelie Kroes, die overduidelijk aanhanger is van het Angelsaksische model.
Opdrachtgever en aannemer zijn niet per definitie vijanden. Immers als geld weglekt naar andere partijen dan de opdrachtgever of de aannemer, dan is er zeker geen sprake van rechtmatig besteden van dit geld
Als er niet meer dan de genoemde 325 UTC’s in het contract zaten, dan lijkt de prijs per UTC mij toch wel erg hoog. Meer dan 1000 euro voor een apparaatje wat een sterk uitgeklede PC moet zijn.
Of het artikel is onvolledig, of de prijzen zijn absurd hoog.
laatste alinea artikel:
“…De order betreft niet alleen de levering van de thin clients, maar ook de levering van de bijbehorende servers en software en de installatie en het onderhoud van de apparatuur en de software.
“
@mm:
Dacht ik eerst ook, hoge prijs, maar er zitten ook servers bij, plus software, plus installatie plus onderhoud (voor hoe lang, blijkt niet uit het artikel). Het zou best eens een scherp aanbod kunnen zijn.
Misschien dat de aanbieders zich niet konden vinden in de inhoud. Thin clients is nou niet echt een slimme kostenefficiente oplossing voor een kleine gemeente als Hellendoorn.
En wanneer gaan de gemeentes nou eens gezamenlijk inkopen? Moet je eens zien hoeveel inkoopvoordeel je kan behalen met 430 gemeentes. En kom nou niet met een lulverhaal over dat elke gemeente anders is, want dat is niet zo (of hoort iig niet zo te zijn).
Het leveren van hardware gaat tegen de meest economische gunstige voorwaarden. De aansprakelijkheids bepalingen van steeds meer aanbestedingen betreft alle schade en die van derden.
Indien dit zou gebeuren gaat je volledige bedrijf het putje in. Die mogelijke 20.000 euro winst staat in geen verhouding. Leveranciers als HP,IBM accepteren deze voorwaarden niet dus het risico is niet in de keten af te dekken. Een verzekering voor alle schade is er niet.
Klaarblijkelijk is er slechts een bedrijf in Nederland die dit risico wel aandurft en zijn bedrijf met werknemers in de waagschaal legt.
Zie hier de inkoopbepalingen van Hellendoorn.
Artikel 11 Aansprakelijkheid (verwijtbaar gedrag)
1. De leverancier is aansprakelijk voor alle schade die door de opdrachtgever of door derden wordt geleden als een gevolg van een gebrek in zijn product waardoor het niet de veiligheid biedt die men gerechtigd is te verwachten.
2. De leverancier is aansprakelijk voor alle schade die door de opdrachtgever of door derden wordt geleden als gevolg van handelen of nalaten van hemzelf, van zijn per-soneel of van diegenen die door hem bij de uitvoering van de overeenkomst zijn be-trokken.
3. De leverancier vrijwaart de opdrachtgever voor aanspraken van derden op vergoedin-gen van schade op grond van aansprakelijkheid als bedoeld in de vorige twee leden en zal op eerste verzoek van de opdrachtgever een schikking treffen met de derden, dan wel zich in rechte, in plaats van of gezamenlijk met de opdrachtgever verweren tegen aanspraken als hiervoor bedoeld.
Verbaast mij niets, een eerdere offerte aanvraag van de klant voor storage is op miraculeuse wijze ook gewonnen door Dataman. Echter niet voordat de klant tussentijds en na drie aanbiedingsronden de vraag dusdanig had aangepast zodat deze beter paste bij de aanbieding van Dataman. Wij hebben in iedergeval onze twijfels gehad bij de objectiviteit van deze gemeente. En zullen ook niet snel meer meedoen aan een offerteaanvrag van Hellendoorn
Voor de meeste IT leveranciers zijn aanbestedingen niet interessant om te beantwoorden.
Voor een minimale marge een maximaal risico lopen. Daarbij sturen de meeste aanbesteders naar een voorkeur partij. (wij bieden ook alleen maar aan als we weten dat we gaan winnen). Niet zo raar dat de rest verdeeld wordt onder een hand vol partijen.
Meest economische voorwaarden is trouwens een lachterje en korte termijn gericht.